ch04 输入与编辑数据

计算机基础与实训教材系列《中文版Excel2003电子表格实用教程》第四章输入与编辑数据:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::学习目标在使用Excel2003创建表格时，不仅要掌握它的基本操作，而且还要掌握输入与编辑数据的方法。本章将详细介绍在Excel2003中输入数据的方法，同时还介绍使用Excel2003自带功能来提高输入效率的方法，帮助用户快速、准确地输入表格数据。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::本章重点在表格中输入数据检查数据的有效性删除、更改、复制与移动数据自动填充数据查找与替换数据检查拼写错误:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.1输入数据在工作表的单元格中输入数据是创建电子表格的开始。输入方法为：首先选定单元格，然后再直接或通过编辑栏向其中输入数据。在Excel2003中，在单元格中可以输入的数据包括文本、数值与日期等。输入文本输入数值输入日期与时间输入符号检查数据的有效性:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.1.1输入文本在Excel2003中的文本通常是指字符或者任何数字和字符的组合。输入到单元格内的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值，则Excel2003一律将其视为文本。在Excel2003中输入文本时，首先双击单元格，会显示单元格中的插入点，然后可以在插入点处输入数据即可。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.1.2输入数值在Excel工作表中，数值型数据是最常见、最重要的数据类型。而且，Excel2003强大的数据处理功能、数据库功能以及在企业财务、数学运算等方面的应用几乎都离不开数值型数据。在单元格中输入数值的方法与输入文本数据相同。默认情况下，Excel将其沿单元格右对齐。在单元格中输入数值时，不必输入人民币符号、美元符号或者其他符号，可以预先进行设置，以使Excel能够自动添加相应的符号。在菜单栏中选择【格式】|【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框，然后打开【数字】选项卡，在其中就可以设置输入数值的格式。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.1.3输入日期与时间在Excel2003中，当在单元格中输入系统可识别的时间和日期数据时，单元格的格式就会自动转换为相应的【时间】或者【日期】格式，而不需要去设定该单元格为【时间】格式或者【日期】格式。在【单元格格式】对话框的【数字】选项卡中，可以详细设置【时间】与【日期】格式。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.1.4输入符号除了可以在工作表的单元格中插入数字、文本、日期等内容以外，还可以在单元格中插入符号。实际上，符号也是文本的一种，不同的是，它们中的大部分都不能直接使用键盘输入。在Excel2003中，在菜单栏中选择【插入】|【符号】命令，可以打开【符号】对话框，在其中即可选择要插入的符号。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.1.5输入数据在Excel2003中，可以使用一种称为【数据有效性】的特性来控制单元格可接受数据的类型。使用这种特性就可以有效地减少和避免输入数据的错误。例如限定为特定的类型，一定的取值范围，甚至特定的字符及输入的字符数。指定单元格的数据有效性规则时，先选中要制定规则的单元格，然后选择【数据】|【有效性】命令，打开【数据有效性】对话框，在其中进行设置。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.2删除和更改数据如果在单元格中输入数据时发生了错误，或者要改变单元格中的数据时，则需要对数据进行编辑，用户可以方便地删除单元格中的内容，用全新的数据替换原数据，或者对数据进行一些小的变动。删除单元格中的数据更改单元格中的数据:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.2.1删除单元格中的数据移动或复制单元格或区域数据的方法基本相同，选中单元格数据后，选择【编辑】｜【剪切】或【复制】命令，然后单击要粘贴数据的位置，选择【编辑】｜【粘贴】命令，即可将单元格数据移动或复制至新位置，复制来的数据会在粘贴数据下面显示【粘贴选项】按钮，单击该按钮，将会打开【粘贴选项】快捷菜单。在该菜单中，确定如何将信息粘贴到文档中，而移动的数据下面将不显示【粘贴选项】按钮。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.2.2更改单元格中的数据在Excel中，还可以使用鼠标拖动法来移动或复制单元格内容。要移动单元格内容，应首先单击要移动的单元格或选定单元格区域，然后将光标移至单元格区域边缘，等光标变为常规状态后，拖动光标到指定位置并释放鼠标即可。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.3移动和复制数据在Excel中，不但可以复制整个单元格而且还可以复制单元格中的指定内容。例如，可以复制公式的计算结果而不复制公式，或者只复制公式。也可通过单击粘贴区域右下角的【粘贴选项】来变换单元格中要粘贴的部分。使用菜单命令移动或复制数据使用拖动法移动或复制数据:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.3.1使用菜单命令移动或复制数据移动或复制单元格或区域数据的方法基本相同，选中单元格数据后，选择【编辑】｜【剪切】或【复制】命令，然后单击要粘贴数据的位置，选择【编辑】｜【粘贴】命令，即可将单元格数据移动或复制至新位置，复制来的数据会在粘贴数据下面显示【粘贴选项】按钮，单击该按钮，将会打开【粘贴选项】快捷菜单。在该菜单中，确定如何将信息粘贴到文档中，而移动的数据下面将不显示【粘贴选项】按钮。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.3.2使用拖动法移动或复制数据在Excel中，还可以使用鼠标拖动法来移动或复制单元格内容。要移动单元格内容，应首先单击要移动的单元格或选定单元格区域，然后将光标移至单元格区域边缘，等光标变为常规状态后，拖动光标到指定位置并释放鼠标即可。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.4自动填充数据在制作表格时，尝尝要输入一些相同或有规律的数据。若手动依次输入这些数据，会占用很多时间。Excel2003的数据自动填充功能便是专门针对这类数据，让用户可以免去重复工作，大大提高输入效率。通过【序列】对话框填充数据通过控制柄填充数据:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.4.1通过【序列】对话框填充数据在Excel2003的菜单栏中选择【编辑】|【填充】|【序列】命令，可以打开【序列】对话框。在该对话框中，可以设置填充序列，让用户只需在表格中输入一个数据便可以达到快速输入有规律数据的目的。在对话框中还可以设置自动填充数据的类型、步长以及终止值等填充相关属性。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.4.2通过控制柄填充数据在表格中选定一个单元格或单元格区域后，在右下脚会出现一个控制柄，当光标移动至其上时会变为加号形状，拖动这个控制柄即可实现数据的快速填充。使用控制柄不仅可以填充相同数据，还可以填充有规律的数据。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.5查找与替换数据如果需要在工作表中查找一些特定的字符串，那么查看每个单元格就太麻烦了，特别是在一份较大的工作表或工作簿中。Excel2003提供的查找和替换功能可以方便地查找和替换需要的内容。查找数据替换数据:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.5.1查找数据在使用电子表格的过程中，常常需要查找某些数据。使用Excel2003的数据查找功能可以快速查找出满足条件的所有单元格，还可以设置查找数据的格式，进一步提高了编辑和处理数据的效率。在Excel2003中查找数据时，首先在菜单栏中选择【编辑】|【查找】命令，打开【查找和替换】对话框的【查找】选项卡。在【查找内容】文本框中输入要查找的数据，然后单击【查找下一个】按钮，Excel2003会自动在工作表中选定相关的单元格，若想查看下一个查找结果，则再次单击【查找下一个】按钮即可，如此类推。若用户想要显示所有的查找结果，则在【查找全部】按钮即可。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.5.2替换数据在Excel2003中，若用户要统一替换一些内容，则可以使用数据替换功能。通过“查找和替换”对话框，不仅可以查找表格中的数据，还可以将查找的数据替换为新的数据，这样可以很大得提高工作效率。在Excel2003中查找数据时，首先在菜单栏中选择【编辑】|【替换】命令，打开【查找和替换】对话框的【替换】选项卡。在【查找内容】文本框中输入要替换的数据，在【替换为】文本框中输入要替换为的数据，然后单击【查找下一个】按钮，Excel2003会自动在工作表中选定相关的单元格，若要替换该单元格的数据则单击【替换】按钮，若不要替换则单击【查找下一个】按钮，查找下个要替换的单元格。若用户单击【全部替换】按钮，则Excel2003会自动替换所有满足替换条件的单元格中的数据。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.6拼写和错误检查通过Excel中的【拼写检查】和【错误检查】命令可以将工作表中错误检查出来，以避免可能因为拼写等错误而造成的麻烦。在使用【拼写检查】和【错误检查】操作之前，如果选定了一个单元格，那么整个工作表都会进行【拼写检查】和【错误检查】工作。如果选定了一组单元格区域，那么只对该单元格区域进行拼写检查。拼写检查错误检查:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.6.1拼写检查如果检查表格中是否有拼写错误，可以在菜单栏中选择【工具】｜【拼写检查】命令来实现。Excel2003会自动对表格进行拼写检查当发现某个词语有拼写错误时，会自动打开【拼写检查】对话框。在对话框中可以选择对该拼写错误的处理方法。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::4.6.2错误检查在输入表格中的数据时，偶尔会不小心出现一些错误，此时可以通过在Excel2003菜单栏中选择【工具】｜【错误检查】命令在表格中检查出这些错误。当发现某个单元格中的数据有错误时，会自动打开【错误检查】对话框。在【错误检查】对话框