第七章 档案与档案工作

第七章档案与档案工作一、档案的定义•法律定义：《中华人民共和国档案法》第二条：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”•学术定义：国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1—92《档案工作基本术语》的表述：“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。”•简单说，档案是“原始的历史记录。”是再现历史真实面貌的原始文献。因为档案继承了原始记录性，所以就具有历史再现性，因此档案才具有凭证价值。从档案的来源看，档案是由文件有条件地转化而来的。注意，这里的“文件”是广义的文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。也可以说，档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，从文件到档案是一个批判继承的过程。文件与档案从内容和形式来说，两者完全相同，但从时效性来讲，档案是已经办理完毕的文件；再从价值评判看，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华。二、档案的整理与编目•1、档案整理——概念和要求•档案整理就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化，条理化的过程。其基本要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。基本方法如下：•A、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合就是将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目就是将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。•B、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。各类档案的整理归档时间不尽相同。文书档案整理归档时间一般在第二年的上半年，会计档案由会计人员自己收集、整理，隔年向档案室移交；科技档案在活动结束后一个月内归档；特种载体档案应在形成后及时归档。•2、文书材料的整理•文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。•一）以案卷为单位整理•以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。1）分类•按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。（2）分类别：将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目分开。（3）分问题：将文书材料按其内容所反映的问题分开。（4）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限，将文书材料按不同的保管期限分开。保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期，长期的保管期限为16—50年，短期为15年以内。保管期限为永久的主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，主要包括：本单位处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结；综合统计年度报表；有关本单位领导人的任免，市级以上的表彰、奖励；重大活动形成的文件材料；涉及单位所属的土地、房产和重要资产等方面的文件材料。2）组合•组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。其基本方法是：（1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。（2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。（3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。（4）简报、刊物可按名称数期一卷或一期一卷。（5）其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。3）编目•A、卷内文书材料排列•卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。•排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。•B、编页号•卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。•C、编卷内文件目录•卷内文件目录的式样如图所示：•顺序号文号责任者题名日期页号备注填写方法是：•顺序号：卷内文书材料依其排列先后填写序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。•文号：填写卷内文书材料上标注的发文字号。•责任者：填写卷内文书材料的形成单位或个人。如果责任者全称太长，可采用通用简称。•题名：即文件标题，一般照实抄录。卷内文书材料没有题名或题名不完整，不能反映文书材料内容的，应自拟或重新拟写题名，外加“〔〕”号。•日期：填写形成文书材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。没有日期的文书材料应考证清楚后填写。•页号：填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号。•备注：对卷内文书材料作必要说明。D、编制卷内备考表•卷内备考表如图：本卷情况说明立卷人检查人立卷时间•填写方法是：•本卷情况说明：填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。•立卷人：完成立卷后，由责任立卷者签名。检查人：由案卷质量审核者签名。•立卷时间：填写立卷完成时间。E、装订装订一般采用三孔一线方法，装订之前要把文件上的金属物取掉。•F、拟写案卷题名和填写案卷封面•案卷题名应准确概括本卷文书材料的责任者、主要内容和文种。文字应力求简练、明确，既不能简单罗列，也不要过于笼统。•大多数案卷题名的结构为：责任者——主要内容——文种。其中：责任者即卷内文书材料的形成单位或个人。卷内文书材料的责任者不多，应全部标出；责任者较多，可以概括地将同一系统、同一性质或同一地区的责任者标明，或者只标明主要责任者；责任者全称较长，可用通用的简称。主要内容是案卷题名的核心部分。标示主要内容时，要准确、简明。文种即卷内文书材料的名称。卷内文书材料文种不多，应全部标出；若文种较多，标示几种主要的文种即可。G、案卷排列、编号和编制案卷目录•一般按照年度顺序排列，同一年度的重要的排前面，即永久→长期→短期。顺序排好后就是编制案卷号。案卷号为档号的一部分，用阿拉伯数字表示。这里介绍一下档号的组成，档号一般由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号是相对档案馆来说，是档案馆为各单位所编序号。目录号指不同类别档案的数字代号。案卷号则指该卷档案在该目录下的序号。它的作用是固定排列顺序，便于检索。一个目录号下只允许一个流水号（案卷号），即不允许有重复的案卷号出现。•三、档案的作用•凭证作用：档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。•参考作用：档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实地记录和反映了人类的实践活动，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。四、档案的保管1、必要的硬件保障•为了档案的完整和安全，工作的方便，一般应实行“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。确实无条件建立综合档案室，要有专用档案柜存放，钥匙由档案员保管，不得将档案散放在个人手上或公开场所（如会议室、办公室）。•综合档案室要由专人管理，库房四周无危及库房安全的隐患，避开易燃易爆物品，避免将档案库房设在底楼或顶楼，库房内应做到无杂物堆放，安装有防盗门、窗或其它一些防盗设施，安装有防光窗帘，配备有灭火器，档案箱柜内放置防虫、防霉的药品。2、完善的软件建设•建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等制度。建立相应的工作资料。3、按规定做好分类编号工作。4、按规定做好编目工作。目录的基本项目包括：顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计的机上操作。5、按照档案顺序号，依次排列上架。•6、要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。•7、要严格做好鉴定和销毁工作。根据归档范围和保管期限表，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并经主管领导批准。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字。•8、认真做好统计工作。建立档案的收进、移出、利用、销毁等统计台帐，及时报送统计报表。•9、及时做好档案的补充工作。归档的文件材料如有遗漏，应及时补充归档，档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷，排在对应年度案卷目录的最末位。五、档案的开发和利用•服务是档案工作的主题，是档案工作的出发点和着眼点，是贯穿档案工作各个环节的核心，是检验档案管理水平的标准。因此档案管理的目的就是为了满足各项工作的需要，为了更好地提供利用档案。提供利用不但指被动的查、借阅工作，也要主动为领导、为同事、为当前的某些工作提供有价值的档案。只有做好了提供利用工作，档案的价值才体现得出来，档案工作的重要性也才体现得出来，同时也是对档案工作重要性的一种宣传，能提高大家的档案意识。提供利用时，要认真做好查、借阅的登记工作，并对一些产生明显利用效果的档案利用事例及时进行登记。六、档案工作档案工作，从狭义上讲就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。档案工作是伴随着档案的产生和发展而同时产生和发展起来的，经历了数千年漫长的历史。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总的概念，严格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又有密切关系的工作。档案事业管理：包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。档案资源管理：是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理。档案实体管理：对档案的实体进行收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等。档案信息管理：对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化存储、上网、提供信息查阅和咨询服务。档案资源管理工作由各机关、各单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定，分工负责。一）档案管理工作的性质档案管理是一项专业性、服务性、机要性的工作。•1．专业性。档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范；•2．服务性。档案和档案工作来源于各项社