中国南方电网公司档案管理制度

附件2：中国南方电网有限责任公司档案管理制度1总则1.1为规范南方电网公司（以下简称公司）档案管理，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。1.2本制度适用于公司系统各单位，公司下属单位可结合实际，制定本单位的档案管理制度。1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案，各部门负责本部门资料的归档和管理工作，人事部负责人事档案的管理工作。1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。各部门及有关人员按照其岗位职责，负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整-1-理，填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责，任何人不得拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。2文件材料的归档2.1归档范围凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：2.1.1发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。2.1.2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料，包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等，以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。2.1.3各类统计报表、统计资料，生产经营简报、月(周)报。2.1.4公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。2.1.5合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。2.1.6调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。-2-2.1.7科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料。2.1.8基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、改建、扩建等材料。2.1.9会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等。2.1.10上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等。2.1.11上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等。2.1.12公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等。2.1.13依靠传播媒体展现的、有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。2.1.14电力营销过程中形成的具有保存价值的各种资料和记录。2.2归档文件材料来源2.2.1公司内部形成的文件材料。-3-2.2.2公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料。2.2.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。2.2.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料。2.2.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料2.2.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料。2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。2.3归档文件材料载体归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。2.4归档时间2.4.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。2.4.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。-4-2.4.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。2.4.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。2.4.6审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集整理，在工作结束后的次年6月前向档案室移交归档。2.4.7合同(招投标)文件在合同办理完毕后三个月内向档案室移交归档。2.4.8磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。2.4.9电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。2.4.10下列文件材料应随时归档2.4.10.1变更、修改、补充的文件材料。2.4.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。2.4.10.3公司产权变动过程中形成的文件材料。2.4.10.4其他临时活动中形成的文件材料。2.5归档要求2.5.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。-5-2.5.2归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。2.5.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。2.5.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。2.5.5归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。2.5.6归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。2.5.7公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。2.5.8各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。2.5.9交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。3归档文件的分类和定义-6-公司档案分为：A文书档案、B生产运行档案、C会计档案、D工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合同档案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化项目档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。3.1文书档案文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。3.2生产运行档案生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保存价值的历史记录。3.3会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。3.4工程建设项目档案工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录。3.5审计档案审计档案是指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。3.6照片档案照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为-7-主的有保存价值的历史记录。3.7合同档案合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程纪录。3.8科研档案科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历史记录。3.9荣誉、实物档案荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。3.10传媒电子档案传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠传播媒体展现的、具有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的历史记录。3.11信息化项目档案信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的具有保存价值的资料和文件。3.12营销客户档案营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值-8-的历史记录。3.13招投标档案招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的历史记录。4归档文件整理公司各种类档案根据公司分类表进行分类,按照公司档案基础业务作业指导书进行整理。4.1文书档案的整理文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类规定进行分类，再按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000的相关规定，以件为单位进行规范整理。4.2生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集，保证齐全完整准确后向档案室移交。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定进行整理。4.3合同、招投标档案的整理合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后-9-移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的,按照科技档案进行整理。单独归档的按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000相关规定，以件为单位进行整理。4.4会计档案的整理会计档案由财务部门按照财政部《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）的规定整理，保管一年后，连同会计档案移交清册一并向档案室移交。4.5照片档案的整理照片档案由各形成的职能部门（包括新闻中心）汇总后向档案室移交，照片档案参照《照片档案管理规范》的相关规定进行整理。4.6荣誉、实物档案的整理荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保管。4.7审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集汇总，在工作结束后的次年6月前向档案室移交，审计(纪检)档案按《归档文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理办法》的相关规定整理。4.8传媒电子档案由形成部门或个人汇总后统一向档案室移交，按照分类不同分别编号进行整理。4.9营销客户档案由形成的单位收集、整理、保管。-10-5档案的保管及利用5.1公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所，档案库房应符合有关规定，达到“八防”要求和温湿度标准，并有专门人员管理，定期检查。5.2档案库房建立统一的台账，做到账物相符。档案人员应熟悉库藏档案情况，根据利用者需要，通过各种手段积极开发档案信息资源，开展如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研等各种信息服务工作。5.3凡本公司的职工，均可在档案室或公司网络上查阅与本部门业务有关的档案信息资料。5.4查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经部门领导批准，专人负责查阅。会计档案需经财务部门领导批准由财务人员查阅。5.5公司各种类档案原则上只能在档案室查阅使用，不得外借，如确因工作需要，需经部门领导批准。借出的档案不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道、填字，涂改、损坏档案。5.6外单位人员查阅档案，一律凭单位介绍信，经部门领导批准方可查阅。5.7利用档案的人员要填写《档案利用效果登记表》，主动-11-提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。5.8档案管理纳入办公自动化系统，利用信息化系统和各种现代化手段，做好档案信息资源的开发利用工作，努力实现档案信息资源的共享，为公司各项工作提供高效与便捷的服务。6档案的鉴定和销毁6.1根据国家有关部门的规定，公司的各类档案可分为永久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。6.2文件材料一经立卷归档后，未经批准和办理正式手续，任何人不得擅自销毁。6.3对到期档案的鉴定工作，应在公司分管档案负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，对档案进行鉴定，提出鉴定意见。6.4经鉴定需要销毁的档案必须填写《销毁档案清册》，由公司领导审查批准后到指定场所由两人以上进行监销签字。销毁会计档案，公司负责人要在《会计档案销毁清册》上签署意见。7监