行政事务管理办法

行政事务管理办法（试行）第一章总则第一条为加强公司行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指行政事务包括公文处理、用印管理、招待费管理、办公物品管理、档案管理、图书管理、报刊借阅管理、保密制度、考勤制度、技术部弹性管理等。第二章工作制度第三条领导层办公会议制度领导层办公会议总经理、副总经理和总工程师参加，总经理召集和主持，其他部门根据需要列席会议。领导层办公会议原则上每周召开一次，必要时由总经理决定随时召开。领导层办公会议内容：（一）研究上级部门有关部署、指示及工作安排。（二）听取各分管领导一段时间内的工作汇报。（三）研究处理一段时间内发生的重要问题。（四）研究部署下一时期的工作安排及资金计划。（五）对公司重要问题作出决策。领导层办公会议的会务工作由分管行政的副总负责，并作好会议准备和会议记录工作。领导层办公会议作出的决策各分管领导应抓紧落实，待下次办公会议进行汇报。第四条公司办公会议公司办公会议由总经理、总工和部门主要负责人组成，必要时部门副职参加。公司办公会议原则上每月召开一次，必要时总经理决定随时召开。公司办公会议内容：（一）传达贯彻上级工作指示。（二）部署一段时间工作，检查落实总经理办公会议决定。（三）各部门负责人汇报一段时间的工作情况和下一步工作计划及资金计划，报请批准。（四）对该月的考核工作进行汇报，宣布考核分数，落实考核意见。办公室负责会议准备工作，并作好会议记录、纪要，负责督办落实。第五条部门会议各部门会议原则上半月召开一次，必要时有分管领导参加。各部门会议内容主要是总结本部门一段时间内的工作情况，作出下阶段工作安排。各部门要及时传达公司办公会议精神，安排落实。对部门考核情况进行通报，找出问题，及时解决。第六条请示报告制度按照个人服从组织、下级服从上级的原则，对需请示、报告的事项，要逐级请示、报告，杜绝超越权限、自行其是的现象。坚持谁交办向谁请示、报告的原则，避免多方请示、重复请示，提高工作效率。请示报告的内容：（一）工作中遇到的较大的事情或不能解决的问题。（二）重要工程计划安排及进展情况。（三）对施工中存在的较大问题，如地方协调、资金安排等。（四）对工程机械的较大程度维修。（五）工作中出现的较大失误或事故。（六）个人生活需要组织帮助解决的问题。（七）领导交办的工作事宜。请示报告制度要抓住重点、简明扼要、实事求是。第七条卫生管理制度每周五下午为机关卫生扫除日，各部门根据卫生区域划分情况进行卫生大扫除，有关领导及办公室进行检查。每天工作日按卫生区域划分进行卫生扫除。不按规定进行卫生扫除的，根据有关规定给予扣分扣款。第三章公文处理办法第八条本《办法》适用于公司机关、公司属各部门及工程项目部的公文处理工作。第九条公司办公室是公文处理的管理机构，主管公司机关并负责指导、检查和监督全公司的公文处理工作。第十条公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，采取行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。第十一条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由办公室统一传递、用印、立卷、归档和销毁。第十二条公文处理是机关工作的重要组成部分。各科室要把《公文处理办法》作为一门必修课，认真学习掌握。文秘工作人员要热爱本职工作，树立为领导、为机关、为各部门服务的思想，努力提高公文处理工作效率和质量，行文要少而精，注重效用。凡经办和经手文件人员，都有责任保守机密，保护文件不受损失。在调动工作和出差前，必须将所经手的文件交接清楚，特别是对未办结的文件，必须交给其他有关人员继续办结，不得积压和延误。第十三条公文处理工作必须严格执行有关保密的规定，准确确定文件的密级，确保机密安全。第十四条公文种类主要有：（一）命令（令）适用于依照有关法律发布的地方性交通行政法规规章；采取重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员。（二）议案适用于各级人民政府按照法律程序向人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（三）决定、决议适用于对重要事项或重大行动做出安排。（四）指示适用于对下级机关部署工作，阐明工作活动的指导原则。（五）布告、公告、通告“布告”适用于应当普遍遵守或周知的事项。“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。“通告”适用于在一定范围内应当遵守或周知的事项。（六）通知适用于发布行政法规规章、转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周告或共同执行的事项。（七）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议。（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准的事项。（十）批复适用于答复下级机关请求指示、批准的事项。（十一）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准的事项。（十二）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。我公司实用公文种类包括指示、决议、通告、通报、报告、通知、通告、请示、批复、函、会议纪要。第十五条公文格式执行GB/9704《国家行政机关公文格式》。第十六条各级部门应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。公司在职权范围内，可对所属各部门发布命令，下达指示，批复请示事项，通知有关事项，指导业务，布置工作。其中的重要行文，应抄报局、大通公司或其他有关部门。对无业务领导关系的单位，不得直接发指示性文件。对上级请示、报告工作；对平级和不相隶属的单位行文联系工作，商洽问题。第十七条各级部门在本部门职权范围内，可以互相行文，亦可与同级各部门联合行文。第十八条公司属各部门不能以公司的名义向上级机关行文。第十九条向上级机关请示事项的公文，应当一文一事，一文只主送一个上级机关，不得多头主送；向下级指示工作的公文，如需要两个以上部门共同办理的，应确定一个主办部门，以防互相推诿，延时误事。“报告”中不提夹带请示事项。第二十条公文抄送，应以主要有关单位为限，严格控制抄送范围。向上级请示事项的公文，一般不应同时抄送下级；主送某一机关的公文，一般不抄送其内部隶属部门。对行文中的问题，涉及到某单位的职权，必须取得其协作时，或批复某一单位的事项而要求其他单位参照办理时，需要抄送。上级机关向双重领导的单位行文时，应当抄送其另一个上级机关。对下级机关的重要行文，应抄报直接上级机关。第二十一条无论对上对下，一般以不越级行文为原则。但下列事项可以越级行文：具有普遍性的行文（如发布法规、制度、通报等）；若逐级传递会延误时效的特殊急需事项；催办、解答、询问事项；上级交办指定直接上报的事项。越级行文时，应抄报或抄送越过的机关。第二十二条同级机关可以联合行文。联合行文由主办机关和协办机关共同签发，由主办机关编号。第二十三条行政机关和企事业单位的行文，不得对党的组织作指示、交任务。凡涉及其他机关、部门职权范围内的问题，未经协商一致或经上级机关批准、裁决的，一律不得各自向下行文。第二十四条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括：文件签收、登记、分发、拟办、批办、承办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。第二十五条公文处理基本程序（一）来文办理程序1、报送办公室的各级各类文件（含电报），其拆收、登记、送阅、转办、下发、清退、归档和保存，均由办公室统一办理；2、对需要办理的上级来文和各部门上报的请示类文件，统一由办公室填写文件处理笺，并按领导分工提出分办意见送领导阅批。领导阅批后，由办公室根据领导批示意见及涉及问题办理落实的难易程度提出限办时间，转有关部门办理，并及时催办和反馈办理结果；3、对需要几位领导阅批的文件，一位领导签后返回办公室，由办公室再转呈其他领导人阅签；4、对只需领导知晓的各级各部门的情况报告、简报、通报、工作总结类文件，由办公室按来文内容和领导分工分送有关领导阅知；5、一般情况下，公司领导不直接受理和阅批未经办公室登记处理的文件。对不经过办公室直接向公司领导个人送的请示文件、办理文件，原则上应退回原呈报单位重新办理。（二）拟发文办理程序1、凡以公司名义制发的各种文件，出具的公函、介绍信，均须通过办公室办理；2、拟发文件一般应由主管部门（科室）代拟草稿；3、由部门（科室）主办并拟写的草稿须先由拟稿人送办公室文秘人员初审，再经主办部门负责人会稿签字，后由办公室主任签审，再由拟稿人送有关领导会签、签发。一般情况下，公司领导不直接受理和阅批未经办公室审核的文件。第二十六条草拟稿要求（一）符合国家的方针、政策、法规及规定。（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字简炼，标点正确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体年、月、日。（四）必须使用国家法定计量单位。（五）根据内容和行文对象，正确使用公文的种类。送办公室审核的文稿，应附来文和必要的相关文件。（六）文件主办部门根据实际需要，确定主、抄送单位，分别标题正文和附件印数（包括办公室存档二份）。第二十七条核稿（一）核稿的重点1、是否需要行文；2、是否符合党和国家方针、政策、法令、与其它有关文件有无矛盾和脱节；3、提出的要求和措施、解决问题的办法和意见是否明确、具体、切实可行；数字是否可靠，情况是否属实；4、涉及有关部门、单位的问题是否协商一致；5、公文格式、行文名义、发送范围等是否恰当，会稿手续是否完备，附件和相关文件是否齐全，文字、语法、标点符号、章节、引文等是否准确无误。（二）核稿人对文稿可进行删节和文字加工。对文稿内进行较大修改时，应提出修改意见，与经办人研究修改。（三）属以下情况的文稿，提出意见后，退经办人重办：1、文稿内容不符合党和国家方针、政策、法律、法令或与此有关文件相矛盾的；2、篇幅冗长，问题阐述不清，逻辑混乱，文理不通的；3、内容需要进行较大修改的；4、会稿手续不完备，不符合本办法要求的；5、稿面不整洁、字迹潦草、涂改勾划较乱的。第二十八条公文签发。公司发文稿由公司领导签发。公文稿中凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会稿。会稿文稿均以会稿部门领导人签字为有效。已经领导签发的文稿，不得擅自改动。第二十九条公文拟稿、会稿、核稿、会签、签发必须使用蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、纯兰墨水等不符合存档要求的笔墨书写。第三十条缮印和盖章（一）缮印文件应按先急后平，先公文后资料的原则，妥善安排，及时完成。缮印出的文件必须符合规定的格式，字迹清楚、整洁美观、份数准确。（二）缮印人员如对文稿有疑问，应与承办人或核稿人联系，不要随意处理。（三）文件校对，由拟稿人或者承办单位指定专人负责校对，打印件须仔细校对数遍，确保准确无误。校对人应在校对过的文稿上签字。印制正式文件前须由文秘人员进行最后把关。经签发的文稿由办公室存档。（四）文件盖章由办公室统一办理，文秘人员应检查原稿是否经领导人签发，是否经过核稿，需要会签的是否已会签。联合发文和文头、签发人、署名是否标明，以上内容完备，即在备套的印件上盖章。第三十一条上级行政机关的行政公文，除绝密和注明不准翻印的以外，须经下一级机关负责人或办公室证件批准，可以翻印，但应注明翻印机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密复。第三十二条文件的封发（一）文件由主办部门分发并登记。（二）分发文件时要先检查文件的签发、盖章等是否齐全、发送单位、文件份数是否准确。需邮发的文件由办公室统一办理，信封上要写明受文单位名称、地址、邮政编码。急、密件要加盖急、密件印记。（三）发出的重要电话、电报、电传要事先起草，并留底稿。第三十三条公文立卷、归档和销毁（一）公文办完后要及时立卷、归档，个人不得保存应当归档的公文。（二）没有归档和存查价值的公文，经过签别和单位主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由办公室主任及总经理二人监销。（三）凡处理完毕或批存的文件、材料和重要简报、电报、电传、电话、会议记录等