FIPOLY-DG-503经济合同档案管理规定

东莞市保物业服务有限公司东莞分公司经济合同档案管理规定文件现行版号/改次：A/0首版生效日期：2009年09月08日本版生效日期：2009年09月08日发放编号：（盖受控章处）文件编号：FI/POLY-DG-503总页数：7（含本页）编制：李艳编制日期：2009年9月1日审核：李冰玉审核日期：2009年9月4日批准：张豪海批准日期：2009年9月8日文件修改记录修改状态日期修改章节修改内容修改人审核人批准人公司内部文件未经批准不得复印第1页共7页生效日期：2009年09月08日制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-503制度标题经济合同档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第2页共7页生效日期：2009年09月08日1.0目的和依据为进一步加强经济合同文档的管理工作，提高经济合同的管理水平，避免和减少因经济合同管理不当而造成的风险和损失以及逐步实现公司经济合同管理工作的规范化，制度化，科学化，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司实际情况，特制定本规定。2.0适用范围本规定适用于总公司，分公司及各服务中心与各法人单位，其他经济组织，自然人或相互之间签订的所有收款经济合同和付款经济合同的档案管理等。3.0经济合同管理原则经济合同管理必须遵循依法办事，预防为主，实现经济合同纸质管理和软件管理的同步，并由财务管理中心/服务中心负责人指定专人进行经济合同的保管和归档，以确保经济合同档案的完整，完全和有效利用。4.0保守商业秘密负责经济合同档案管理工作的人员必须保守公司的商业秘密。5.0公司及各服务中心的经济合同档案管理人员职责5.1必须认真学习经济合同档案管理规定，贯彻执行《中华人民共和国经济合同法》和有关条例，依法保护本公司的合法权益。5.2审查经济合同，防止不完善或不合法的经济合同出现。5.3做好经济合同的统计，归档，保管工作6.0经济合同档案的管理规定6.1公司经济合同分类及编码规则6.1.1公司经济合同分为两大类：收款经济合同和付款经济合同A、经济合同分类级次：按三级分类如收款类-顾问类-省份。B、类别编码规则：用13位字母及数字表示（字母表示的为取类别前两个字的首字母）.如：SKGW2009GD001。其中①前两位数字表示一级类别；②第三位及第四位数表示二级类别；③第五位至八位表示经济合同签订年份；④第九位及第十位表示第三级类别；⑤第十一位及第十三位数字表示制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-503制度标题经济合同档案管理规定版号/A/0改次本年度经济合同签订的排序。6.1.2收款经济合同分为：顾问类，全委类，前期管理类，常规管理类，公共设施租用类及其他类等六类。其中顾问类及前期管理类按省份名称来进行分类，全委类按签订经济合同对象来分类，常规管理类按收费类型分类，公用设施租用类按租用用途分类。具体分类及编码规则如下:广东省（GD）顾问类GW江苏省（JS）福建省（FJ）等公司内部文件未经批准不得复印第3页共7页生效日期：2009年09月08日全委类QW开发商类（KF）业委会类（YW）广东省（GD）前期管理类QQ江苏省（JS）福建省（FJ）等收款经济合同供电类（GD）供水类（GS）常规管理类CG空调使用类（KT）管理费类（GL）仓库租赁类（CK）广告媒体宣传类（GG）房屋场地租用类网络信息类（WL）FD场地出租类（CD）房屋租赁类(FZ)其他类（QT）制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-503制度标题经济合同档案管理规定版号/A/0改次6.1.3付款经济合同分为：环境管理类，工程管理类，行政办公类，等三大类。具体分类按使用对象分类其中：日常清洁类（QJ）消杀类（XS）园林绿化类（YL）环境管理类HJ垃圾清运类（LJ）化粪池清洗类（HF）外墙清洗类（WQ）其他类（QT）电梯类（DT）消防类（XF）空调类（KT）水池清洗类（SC）公司内部文件未经批准不得复印第4页共7页生效日期：2009年09月08日水电类（SD）付款经济合同工程管理类GC智能化类（ZN）公共设施维修类（GW）标识类（BS）其他类（QT）软件服务类（RJ）招聘培训类（ZP）服装类（FZ）审计认证类（SR）行政办公类XZ财产保险类（CB）法律顾问类（FG）办公物资类（BW）媒体宣传类（MX）其他类(QT)制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-503制度标题经济合同档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第5页共7页生效日期：2009年09月08日6.2经济合同纸质及软件管理规定6.2.1经济合同档案管理人员接收的经济合同应检查经济合同的评审记录、经济合同页数、经济合同签章是否齐全。6.2.2经济合同档案管理人员将审核无误的经济合同的重要部分用粗号彩笔进行标明（如：双方公司名称，经济合同金额，收款/付款方式，经济合同起止日期等）。6.2.3经济合同档案管理员将已经归类，编号，审查无误的经济合同进行扫描并用PDF软件进行编辑保存。纸质新增经济合同进行软件的处理流程如下：A、经济合同管理软件有三个模块：业务工作，基础资料，系统管理（经济合同档案管理员主要是操作业务工作模块和基础资料模块）。B、业务资料包括：收款经济合同、付款经济合同；基础资料包括：经济合同基础资料、客户管理、供应商管理，系统管理包括：经济合同权限范围C、新增经济合同应按照收款经济合同和付款经济合同来编辑，如：收款经济合同和付款经济合同举例说明：①在软件中新增客户名称，选择基础资料---客户管理模块---类别名称----新增---填写信息---保存。②增加经济合同信息，选择业务工作---收款经济合同管理---选择类别---新增（注：经济合同编号是接到经济合同后手工所编经济合同号码、经济合同名称、经济合同金额、经济合同简要说明、签定日期、经济合同期限、客户名称及经济合同电子档路径等相关资料）。--上传已经编辑的经济合同内容----核实录入内容正确性---保存。D、新增付款经济合同操作方法同收款经济合同基本一致。6.2.4经济合同档案管理员还要在经济合同软件中填写经济合同收款/付款明细，跟宗经济合同执行情况，如果执行完毕要在经济合同管理软件中将经济合同的状态进行终止，并通知相关人员，同时也要在纸质经济合同上注明终止字样。6.2.5按照合同软件中的类别对纸质经济合同进行归档，同时对类别中的纸质经济合同按序号排列。6.2.6经双方盖章确认的经济合同交到经济合同档案管理员处一般不得再进行经济合同内容的更改，如有特殊情况确实需要更改必须经分管领导或按相关审批权限批复同意。制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-503制度标题经济合同档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第6页共7页生效日期：2009年09月08日6.3已经归档的纸质经济合同进行借阅时应注意以下事项：6.3.1借阅经济合同的人员要填写《财务档案查阅/复印登记表》,按要求填写齐全。6.3.2经济合同档案管理员将经济合同文件复印给借阅人6.3.3一般情况下经济合同原件不得借出，如有特殊情况，可以向相关领导申请。6.4对于已经终止并且保管期满的经济合同，进行销毁时应按以下工作流程：6.4.1经济合同档案管理员填写销毁经济合同申请书6.4.2经领导批准后方可进行销毁，6.4.3销毁时必须有监销人员在场6.4.4经济合同档案管理员编制销毁清册6.4.5将销毁情况向领导说明6.5经济合同档案的保管。当年经济合同档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务助理保管三年，期满之后原则上应由财务助理编制《档案保管(移交)清册》移交本单位的财务专员保管。”根据上述规定，经济合同档案的保管要求主要有：①经济合同档案的移交手续。财务助理在将会计档案移交本单位财务专员时，应按下列程序进行：A．开列清册，填写《档案保管(移交)清册》；B．在账簿使用日期栏填写移交日期；C．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。②经济合同档案的保管要求。A．经济合同档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；B．经济合同档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；C．经济合同档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；D经济合同档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。③经济合同档案的借阅。A．经济合同档案是为本单位提供利用和查询，一律不得对外借出，但有特殊需要并且不会损害公司制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-503制度标题经济合同档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第7页共7页生效日期：2009年09月08日利益为前提的情况下，需由集团财务管理中心负责人批准，必要时须经集团总经理批准。B．借出的经济合同档案，经济合同档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。④经济合同档案的保管期限为10年。6.6经济合同档案的销毁规定A.保管期满无异常情况的经济合同档案，需要销毁时：a)由分公司财务专员提出销毁意见经分公司总经理同意，报公司财务管理部共同鉴定；b)经严格审查后，由分公司财务专员编造销毁清册；c)经批准后，由财务管理中心监销，并在销毁清册上签名及加盖公章；B.保管期满但未结清的债权债务经济合同及其他未了事项的经济合同，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。C、销毁档案前，应按财务档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案员、财务管理中心、审计部共同派员监销；档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报财务管理中心，一份归入档案备查。6.7财务档案移交经济合同档案移交需填写《财务档案移交清册审批表》7.0相关文件和记录7.1记录表单\ERPOLY-FI-501-01档案查阅复印登记表.doc7.2记录表单\ERPOLY-FI-501-02档案保管(移交)清册.doc7.3记录表单\ERPOLY-FI-501-03档案销毁清册.doc