VTSJWI017《设计合同管理指导书》

北京万通地产股份有限公司项目管理手册设计管理指导书设计合同管理指导书编号：VT/SJ/WI017版号：A0文件页码：第1页共6页设计合同管理指导书编辑马宁日期2007-11-28审核于琛、杨毅清日期2007-11-28批准许立日期2007-11-28修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人北京万通地产股份有限公司项目管理手册设计管理指导书设计合同管理指导书编号：VT/SJ/WI017版号：A0文件页码：第2页共6页为加强北京万通地产项目设计合同的管理，规范工作流程，维护公司权益，特制定此指导书。1术语和定义1.1设计合同的管理范围：对建筑设计、景观设计、室内设计、及各专项设计合同及协议的谈判、签约、支付全过程进行管理。2职责2.1总部设计中心2.1.1.牵头组织设计合同或协议的谈判。2.1.2.负责起草拟定设计合同文本。2.1.3.负责合同审批流转跟进。2.1.4.协调组织设计公司与项目公司签订合同。2.1.5.按合同规定的相应条款审核确认设计公司每阶段的设计成果，并申请支付该阶段设计费。2.2总部成本管理中心2.2.1审核设计合同并提出意见。2.3总部法律部2.3.1配合设计中心进行合同谈判2.3.2审核设计合同并提出意见。2.4项目公司2.4.1审核设计合同并提出意见。2.4.2签署设计合同2.4.3接到设计经理设计费付费申请后，及时组织审批和支付。3工作程序3.1合同管理原则：北京万通地产股份有限公司项目管理手册设计管理指导书设计合同管理指导书编号：VT/SJ/WI017版号：A0文件页码：第3页共6页3.1.1合法性原则：设计合同管理的全过程必须符合有关法律法规、行业规定，公司权益在被侵犯的情况下，能够依法受到保护。3.1.2合同书原则：所有设计工作都必须以签订合同书的方式明确双方的权利、义务和经济责任。3.1.3事前签订原则：合同应尽量在设计工作开始前签定。3.1.4利益明晰原则：合同应有明确的、可以界定清楚的合同价款、付款方式及结算办法，如果合同价款可能调整，应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定）。3.2合同文本标准化管理3.2.1标准示范合同：公司应在设计管理中尽量应用标准示范合同。3.2.2文本内容尽量采用FIDIC条款或JCT合同体系，分协议条款、通用条款、专用条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，专用条款则由合约双方补充加入在通用条款中未尽事宜的约定条款。3.2.3所有的设计合同都应尽量使用标准示范合同；如政府部门有强制性规定，可按政府标准合同执行，但须通过专用条款充分表达与标准示范合同之间的差异有效执行条款。3.2.4公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。3.2.5合同的条款：应包括但不限于以下内容：1）设计任务的内容和范围。2）设计进度要求。3）设计成果的提交要求。包括文件的形式、数量、语言种类等。4）合同价款及付费方式。5）双方权利及义务。6）违约责任。7）不可抗力。8）合同的变更、转让和终止。9）法律规定和争议解决办法。10）其他必要补充条款。3.3合同谈判、订立的管理设计合同谈判应本着维护公司利益，减少法律风险的原则。3.3.1合同谈判人3.3.1.1设计中心设计经理牵头组织合同谈判和拟定，并负责技术条款部分谈判。3.3.1.2法律部（或项目法律专员）参与，并负责法律条款部分谈判。3.3.2合同谈判、拟定要点3.3.2.1必须详细明确地规定出设计任务的内容和范围，避免双方由于北京万通地产股份有限公司项目管理手册设计管理指导书设计合同管理指导书编号：VT/SJ/WI017版号：A0文件页码：第4页共6页对内容描述理解不同而出现歧异，特别是对境外设计公司。3.3.2.2设计进度一定要符合公司已批准的项目总进度计划和项目设计进度计划的要求。3.3.2.3合同价款应根据同行业收费标准，力争较低的合理价位。付款时间和比例应以公司现行财务制度为依据，进行合理可行的约定。3.3.2.4各设计阶段成果深度和标准应有明确详细规定。包括文件的形式、数量、语言种类等。3.3.2.5如有公开招标程序，应明确责任方及相关时间和费用。3.3.2.6特别对境外公司，应明确税务负担问题。3.3.2.7应将设计任务书作为附件之一。3.4合同审批流程：3.4.1设计经理正确填写《合同审批表》中“合同内容概要及经办部门意见”，并附《设计单位甄选过程说明》，按如下设计合同审批流程进行合同审批。3.4.2法律部针对不同的合同内容圈定哪些部门参与合同的审核。设计合同审批流程设计经理起草合同设计总监审核签字项目公司总经理审核签字法律部审核签字并圈定参与审核部门参与审核部门审核签字主管副总审核签字财务总监审核签字总经理批示签字律部签署终审意见项目公司盖章签署合同并编号存档设计中心存档3.4.2.1项目公司由总经理审核签字，如有必要可咨询项目公司内部相关部门。如在前期项目公司尚未成立，则由事业部总经理审核签字。3.4.2.2如审核部门对合同有修改意见应书面提出，设计经理应按照意见重新组织与合作方进行合同条款的修订洽谈，必要时由提出意见的部门参加洽谈，双方取得一致后进行修改。3.4.2.3与合作方商谈一致后，设计经理按照合同审批表的要求，填写意见反馈，并将修改好的最终合同按设计合同审批流程重新流转审核，各审核部门如无意见应在合同审批表上签字确认。3.4.2.4如有个别条款经谈判努力确实难以按审核部门意见进行修改，则设计经理应在意见反馈一栏中说明情况，与设计总监共同签字确认。3.5合同的签署3.5.1合同必须经过审批流程各相关部门确认同意之后方可签署。3.5.2项目公司负责办理合同签章手续。3.5.3合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。北京万通地产股份有限公司项目管理手册设计管理指导书设计合同管理指导书编号：VT/SJ/WI017版号：A0文件页码：第5页共6页3.5.4合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。3.5.5法律、法规规定合同应当办理政府部门批准、登记等手续的，项目公司应负责及时办理有关手续。3.6合同履行的管理3.6.1合同的履行：3.6.1.1合同订立之后，设计经理负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；法律专员及其他相关部门应对合同的履行给予必要的协助。3.6.1.2在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，设计经理须及时向设计总监报告，设计中心不能与对方协商解决的，应及时报法律部，由法律部决定依法采取何种措施。3.6.1.3合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应报设计总监签字；确需当场或者立即签字的，可由设计总监授权的人员直接签字。但是，来往函件或者单据涉及合同变更、转让或者终止的，按照本规范关于合同变更、转让或者解除的有关规定进行。3.6.2合同的变更和转让3.6.2.1合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者对方提出变更要求的，设计经理应及时向设计总监请示，经设计总监与相关部门协商同意变更的，方可变更；3.6.2.2合同双方应书面对变更内容进行确认，我方由项目公司签字确认。对双方当事人的权利义务进行重大变更的，应当按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或补充合同。3.6.2.3合同订立后，对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，由经办人员按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或者补充合同。3.6.2.4法律、法规规定变更、转让合同应当办理批准、登记等手续的，项目公司应当及时办理有关手续。3.6.3合同解除：3.6.3.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，按照合同规定的有关程序办理，双方可就合同解除另行签订合同或补充合同。3.6.3.2合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就，据此要求或通知或以其他方式解除合同的，经办人员应立即报部设计总北京万通地产股份有限公司项目管理手册设计管理指导书设计合同管理指导书编号：VT/SJ/WI017版号：A0文件页码：第6页共6页监并知会法律专员，以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。3.6.4合同保管3.6.4.1完整的合同资料应包括：合同正本四份、合同副本二份。3.6.4.2公司要求有四份原件，项目公司保存合同正本1份；成本管理中心、设计中心各保存副本1份；财务部保存正本1份。3.6.5合同款支付：3.6.5.1设计费支付计划3.6.5.1.1设计经理须于每年年底提交下一年度设计费资金支付计划，于上月月底提交下月的设计费资金支付计划给成本中心，编入工程款支付计划。3.6.5.1.2设计费资金支付计划依据实际设计进度和合同付款条件制定。3.6.5.2设计费支付审批3.6.5.2.1设计单位按照合同条款的规定向设计中心提出书面的付款申请，应有设计单位签章。内容包括：付款的合同依据、累积已付款总金额、已完成工作量清单。3.6.5.2.2设计经理按合同规定的相应条款和实际设计进度审核确认设计单位的支付申请，填写《设计费付款申请表》并将设计单位的付款申请书作为附件报设计总监审批。3.6.5.2.3设计总监审核通过后签字确认，将《设计费付款申请表》流转给项目公司成本部。3.6.5.2.4项目公司成本部根据设计中心的确认进行签认，并及时组织项目公司内部审批流转。3.6.5.2.5项目总经理根据设计中心的确认负责设计费的最终审批，并及时拨付设计费。如有疑问或意见应在《设计费付款申请表》中填写，及时反馈给设计经理。