会议服务与管理

一筹备期间服务二会议期间服务三其他服务四会议结束的服务掌握：会议筹备期间服务的主要内容；会议接待应具备的基本素质与礼仪，会议信息通报的概念与方式理解：会议的基本概念与会议主题特征；会议附设展览会与商业性展览会的区别。学习目标21.会议的基本概念2.确定会议主题的重要意义3.会议主题的特征5.会议主题的目标任务一会议筹备期间的服务4.如何确定会议的主题一、会议主题的确定（一）会议定义项目二任务一一、会议主题的确定会议是一种目的性很强的社交活动，它是在特定的时间地点，围绕某一特定主题和议题展开讨论，最终与会者达成共识，并遵循一定的规则而展开的活动。4补充：达成共识点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领补充：《罗伯特议事规则（美国国会开会规则）》同时只能有一个议题：一旦一个提议被提出来以后，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。意见相左的双方应轮流得到发言权：辩论的时候有人请求发言，主席应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上一位发言人相反，那么他有优先权（比如有若干人同时要求发言）。主席必须请反方表决：必须进行正、反两方分别的表决，缺一不可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求，就认为没有必要再请反对方表决。反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或讥讽的语言。辩论必须围绕当前待决议题：如果发言人的言论显得与议题无关，而且其他与会成员已表现出了对此的反感（如嘘声）资料来源：=jyaIE3wamDIMZpjgTMAW5OdZrsfe6DCiNmKANCfVtCgQ-pzV8v3XlFecKqUURnRlcy4F2a1Y75EansVWsNnEJp3onzMJWnrLg8OdabsGRvpnNSRFrYTClGsAhTH7vRnAASSS2J8wFd14JwyrOd44nGkeMRNkfgkMSOD0Ib_i9gC6会议的核心讨论的主要内容会议商议或解决的问题项目二任务一一、会议主题的确定（二）确定会议主题的重要意义（三）会议主题的特征•创意；反映走向趋势；前瞻性、概括性、时代性（四）如何确立会议主题•专家意见；行业调查（五）会议主题的目标•商议并解决问题（主持人）项目二任务一一、会议主题的确定会议主题会议议题会议议题会议议题会议议题大会主席学术委员会组织委员会秘书长/司库秘书处/PCO学术组会务组公宣组接待组财务组筹资组附展组交通组旅游组安保组项目二任务一二、会议筹备机构的组织形式（一）会议筹备机构的组织架构（国际学术会议为例）会议申办最高组织形式；定计划、编预算、筹资、汇报检查监督指导专业活动：主题；内容；日程等汇报：工作进度文件制作筹备专业具体活动：内容；日程；论文集；参观等发布公告及收集反馈；会场及设备准备；与会人员资料准备；注册项目二任务一三、会议筹备期间服务的主要内容（一）会议筹备阶段1成立策划工作小组•会议主办机构/主办+承办，经验+专业知识2策划会议工作方案•会议名称、宗旨、主题、与会人员范围、规模层次、时间、地点、日程、宣传推广计划经费预算、工作进程01成立会议筹备工作组03预算；筹资；财务管理05收集与会名单，发放材料02场所日期，考察现场，策划布置04会议相关材料06订饭店；考察，价格洽谈，签约项目二任务一三、会议筹备期间服务的主要内容（二）会前准备阶段07召开筹备会议，督促09重要与会人员接待安排11网页设计08邀嘉宾、主持人、特约报告人10统计与会人数、购置礼品，礼仪12检查、验收、确认酒店预定等项目二任务一三、会议筹备期间服务的主要内容（二）会前准备阶段（一）礼品的选择1.高档型2.特产型3.实用型（二）选择礼品的禁忌（三）注重包装（四）礼品的发放项目二任务一四、会议礼品的准备与发放一注册服务二三嘉宾、特约报告人服务接待礼仪现场服务四食宿服务五项目二任务二会议期间的服务项目二任务二会议期间的服务一、会议注册服务（一）注册台的搭建地点：一般大堂搭建：标准展位、特装展位引导标志醒目（二）注册材料的准备胸卡、通讯录、会议资料等（三）注册时间安排1000人以内会前安排1天1000人以上2天或更多时间项目二任务二会议期间的服务一、会议注册服务（四）注册人员安排熟悉会议及注册工作的相关事宜热情、乐于助人了解会议日程及相关场所位置财务人员，缴费与发票联络与协调人员（五）注册服务的主要内容发放资料、纪念品；收集整理与会人员信息；安排房间；费用及发票；咨询服务；向秘书处通报信息；与相关部门联络或沟通（一）对会议嘉宾服务提升会议的影响力一对一专人接待服务安保及管理服务（二）对特约报告人的服务国外，提前6个月邀请；国内，提前3个月邀请劳务费满意度，会议成功的重要因素项目二任务二会议期间的服务二、对会议嘉宾和特约报告人的服务项目二任务二会议期间的服务三、会议接待礼仪（一）会议接待人员应具备的基本素质1.热忱的服务态度2.要具备良好的服务能力3.要有敬业精神4.具有正确使用自己服务权力的能力（二）会议接待礼仪的基本规范（三）做好会议服务的细节项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务（二）参加者的位置（三）会议现场布置1.会场整体布置2.主席台的布置3.宾客姓名标签的摆放4.投影、扩音设备的安装与调试5.会场花饰的布置（四）会议现场引导咨询服务（五）会议现场秩序维持服务项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务项目二任务二会议期间的服务五、会议现场服务（一）住宿安排1.会议代表的住宿安排2.VIP客户的住宿安排3.特殊人士的住宿安排4.要求与会者预付押金5.与会者住房表的制作