办公室实务第四章

第四章日常事务管理实务第一节办公环境办公环境的含义办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。构成健康安全的办公环境的基本要素：空气、光线、声音、空间、绿化办公布局考虑的主要因素：以人为本、考虑成本、本组织的规模和员工人数、组织的机构设置和工作设计。办公模式的种类：①在家办公模式②远程办公模式③虚拟办公模式④临时办公模式⑤弹性时间工作⑥兼职工作⑦定期合同制⑧交叉交替工作⑨项目团队工作涉及不同形式办公室的工作程序1、设计平面图流程设计平面图--征询意见--修改设计--完善功能2、采光、通风、温度注意办公采光、通风、温度控制在20°c~25°c办公环境安全P49第二节接待工作接待准备：①环境准备：办公室清洁、明亮、整齐、美观②心理准备：诚心③信息准备：一是了解来宾的基本情况二是准备好接待材料④接待规格：⑤高规格接待、低规格接待、对等接待⑥接待工作基本原则：⑦突出政务、注重实效、对口接待、分工负责、诚恳热情、讲究礼仪、约见安排、勿扰原则、因地制宜、突出特色、遵章守制、廉洁办事、安全保密、内外有别、依法办事、文明礼貌客人迎送及酒店入住工作流程P52①机场迎送工作流程②火车站迎送流程③陆地（公路）迎送流程④酒店入住工作流程接待服务、交往礼仪1、接待服务礼仪中的尊卑原则尊者有优先权，涉外礼仪右为尊，中国礼仪左为大2、电话礼仪四项原则：自报家门、告知三要素（姓名、职务、单位）、礼貌规范、文雅温和3、接待礼仪①着装礼仪：男士、女士②称呼礼仪：“先生”“女士”“阁下”“夫人”③迎、待、送礼仪：④迎送客位置、接待原则与方法、介绍方法、握手原则⑤致意礼仪⑥鞠躬行礼⑦拱手礼仪⑧脱帽礼仪（8）引导礼仪走廊引导方法、楼梯引导方法、电梯引导方法、客厅引导方法（9）行进礼仪单独行进礼仪、并行行进礼仪、上下楼梯行进礼仪（10）递接名片礼仪（11）奉茶礼仪（12）谈话礼仪六不谈、五不问、四忌、三明治（13）宴会礼仪5M、宴请形式、订菜、席位安排、现场布置、宴会程序及工作、参加宴会礼节、宴会的餐具、处理意外情况（14）饮酒礼仪（15）馈赠礼仪馈赠的六要素、可以馈赠礼品的场合、根据馈赠目的选择礼品、礼品选择原则（16）拜访礼仪（17）搭乘电梯礼仪（18）陪车礼仪车内座位安排、上下车礼仪（19）回见和会谈礼仪（20）晚会礼仪（21）送别礼仪（22）国旗的使用礼仪按国际关系准则、国旗多面并挂、国旗不能倒挂、国旗面积一致八、接待工作的禁忌数字禁忌、颜色禁忌、物品禁忌、图案禁忌第三节信访工作信访工作的含义信访：是来信、来访的简称。《信访条例》第二条明确规定：本条例所称信访，是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。信访工作的原则方便访信人原则属地管理、分级负责、谁主管谁负责、依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合标本兼治、预防和化解矛盾相结合行政执法与检测技术相结合双向规范原则案例：无理取闹的结果到职不就的李助理被眼前的场景惊呆了：该县华西供销社被解职的四名职工，来到了县供销社，找领导解决饭碗问题。因为县供销社支持了区社放开经营，县供销社职工下岗回家自谋出路，每月只发放生活费。在接待室里，无论李助理怎样解释政策，他们也不理睬，非要找领导解决问题不可。最后，这几个人冲出接待室，拦住正要外出办事的领导吗，大吵大闹。有两个中年妇女还抱住领导的脚，躺在地上一边叫喊：打死人啦，打死人啦。一边又用头往领导身上和地上撞，以致额头上皮破血流，谁也劝阻不了。最后还是秘书老高打电话给附近的派出所，将他们带离接待室，并遣送回家，借助强制手段，才平息了这几个人的无理取闹。事过后，李助理有点想不通：昨天为接待一位来访群众，他因面带不悦之色，收到了领导了批评，嫌他待客不热情。今天，同样是接待群众来访，为啥又要采取强制手段呢？第四节值班管理常见的值班工作组织形式有：办公室值班、值班室和总值班室值班、首长电话值班室值班、网络值班第五节活动安排与应酬管理合理安排公务活动①开业典礼②交接仪式③剪彩仪式④签字仪式⑤新闻发布会⑥展览会⑦茶话会⑧开展参观活动案例：列宁让路有一次，列宁同志下楼，在楼梯狭窄的过道上，正碰见一个女工端着一盆水上楼。那女工一看是列宁，就要退回去给他让路。列宁阻止她说：“不必这样，你端着东西已走了半截，而我现在空手，请你先过去吧！”他把请字说得很响亮，很情切。然后自己紧靠着墙，等女工上楼了，他才下楼。他丢尽了中国人的脸在清朝的时候，大臣李鸿章出使俄国，在一个公开场合，他恶习发作，随地吐了一口痰，被外国记者大加渲染、嘲弄，丢尽了中国人的脸第六节行政办公经费管理行政办公经费的含义行政办公经费：是各级行政机关办公室、行政管理机关领导和组织政治、经济、文化生活所需要的资金。行政办公经费包括：公会经费、职工教育经费、业务招待费、税金、技术转让费、无形资产摊销、咨询费、诉讼费、开办费摊销、坏账损失、公式经费、上级管理费、劳动保险费、待业保险费、董事会会费以及其他管理费用。第七节安全与保密保密：是一种不让秘密泄露，保守实务的秘密的行为。保密工作关系到国家命运，保密工作关系到国家声誉，保密工作关系到社会的安定，保密工作关系到经济发展，安全保密是企业的首要利益。国家秘密范围：《保密法》社会集团秘密范围：①商业秘密②科技秘密③公文秘密④会议秘密⑤信访秘密⑥通信秘密⑦领导秘密密级划分为三个等级：绝密、机密、秘密第八节印章管理印章加盖的位置与适用范围①落款章②更正章③证见章④骑缝章⑤骑边章⑥弥逢章⑦封存章第九章外事工作管理外事工作的含义外事，意即与境外进行沟通交涉。外事工作主要是指根据本国的对外方针政策，来组织安排对外交往的有关活动。外事工作的特点：鲜明的政治性与高度的政策性相结合，复杂的综合性与协调的双向性相结合工作的时效性与严格的纪律性相结合外事工作的原则：平等友好内外有别不谋私利文明礼貌维护形象不卑不吭求同存异入乡随俗信守约点热情有度不必过谦尊重隐私女士优先爱护环境以右为尊宾至如归第十节后勤事务管理办公室后勤事务管理的内容为领导服务办公用房及用品管理车辆管理财务管理后勤事务管理的特点广泛性服务性和谐性琐碎性时效性协调性突击性第十一节办公效率与时间管理效率：指单位时间里实际完成的工作量办公室效率：指在特定时间内，完成办公室工作量与产生实际效果的比率关系。时间管理：用技巧、技术和工具帮助人们在有限的时间内完成工作，实现目标。阻碍工作效率的“杀手”：没有时间观念；干扰太多；有后顾之忧；做事方法不对，坏习惯太多，没有好的工具，懒得学，不懂得拒绝，不好意思拒绝，基本功不足，沟通能力不好，欠佳协调，外在环境不能协调，技能不足，不求进步，观念守旧，信息赶不上时代要求。1、四代时间管理理论：第一代：着重利用便条与备忘录第二代：日历法第三代：优先级管理A重要且紧急—必须立刻做B紧急但不重要—只有在优先考虑了重要的事情后，再考虑这类事C重要但不紧急—只要是没有第一类事的压力，就应该当紧急事处理D即不紧要也不重要—有闲工夫再说第四代：依据事情轻重设定短、中、长目标2、巴瑞多的80/20原理3、帕金森的时间底限定律当一个人工作量不多的时候，他将不会建议调整组织结构，或要求有更多的事做，他只会故作忙碌状。谢谢大家