项目采购管理

第十二章项目采购管理2012年11月01日主讲内容项目采购管理概述项目采购和采购工作的实施项目采购和采购工作计划的制定项目合同管理第一节项目采购管理概述项目采购管理（projectprocurementmanagement），是指在整个项目过程中从外部寻求和采购各种项目所需资源（商品和劳务）的管理过程，也称做“项目获得管理”。1．降低固定成本2．可以促使组织将重点放在核心业务上3．技能和技术的获取4．获得经营的灵活性5．通过合同提高责任性项目采购的作用第一节项目采购管理概述一、项目采购管理的关键角色和资源来源（一）项目采购管理的关键角色及关系项目业主/客户承包商/项目团队（项目组织）分包商/专家资源供应商（实线箭线表示“委托—代理”关系及其方向和项目资金流向，虚线箭线表示项目采购中的责任关系）第一节项目采购管理概述（二）项目所需资源的来源一个项目所需资源的主要来源包括如下几个方面：1．项目业主/顾客2．外部劳务市场3．分包商和咨询专家4．物料和设备供应商二、项目采购中的合同按照支付方式的不同，项目采购合同一般可以分为以下几种类型：第一节项目采购管理概述1、项目的固定总价合同这类合同中，买主和分包商或供应商对他们严格定义的产品严格设定一个双方认同的总体价格，这个价格是固定不变的，除非经双方协商同意后方可改变。这种合同买方承担的风险很小。2．成本补偿合同指向卖方支付直接和间接实际成本。直接成本是项目直接发生的成本，而且可以通过经济有效的方式对成本进行追溯。第一节项目采购管理概述间接成本通常用直接成本的百分比计算。成本补偿合同通常包括用以对满足或超过项目既定目标进行激励之类的成本项，例如利润百分比与激励费。买方在成本补偿合同中承担了比固定总价合同更大的风险。按照买方承担风险的大小，从低到高可分为：成本加激励费、成本加固定费、成本加成本百分比。第一节项目采购管理概述3．单位价格合同要求买方向卖方按照预定的单价支付价款的合同，合同总价是完成该项工作所需工作量的函数。这种类型的合同常含有数量折扣。第一节项目采购管理概述三、项目采购管理的构成项目采购管理的构成计划安排项目采购和采购工作向供应商和承包商询价选择承包商和供应商项目合同管理计划安排项目合同订立项目合同管理第一节项目采购管理概述四、项目采购的基本方法（一）“制造或购买”决策分析技术基本原理：如果买主能够以较低成本生产出所需的某种资源，那么他就不应该从外部采购；如果项目组织自己提供给项目的货物或产品成本高于外部采购的成本，他就应该从外部供应商或分包商处采购这些货物或劳务。（二）项目采购的要素管理方法采购什么，何时采购，如何采购，采购多少，向谁采购，以何种价格采购。第一节项目采购管理概述（三）项目采购合同谈判中的方法1.项目采购合同谈判的阶段划分（1）初步洽谈阶段（2）实质性谈判阶段（3）签约阶段2.项目采购合同谈判的基本内容（1）合同的标的（2）质量和数量（3）价格和支付方法第一节项目采购管理概述（4）合同履行的时间、地点和方式（5）产品的验收与支付（6）违约责任（7）其他事项（四）项目采购合同谈判的方法1、努力将谈判地点放在自己组织所在地2、尽量让卖房（供应商）在谈判中多发言3、谈判发言必须充分准备不能杂乱无章第一节项目采购管理概述4、在谈判发生争执时发言不要激动5、项目采购合同谈判中双方要相互顾全体面6、项目采购合同谈判一定要避免过早摊牌7、要满足项目采购合同谈判对手感情上的需求第二节项目采购和采购工作计划的制订一、制定项目采购和采购作业计划所需信息制订项目采购和采购工作计划所需的各类信息主要包括如下几个方面：各种项目信息项目的组织环境因素组织过程资产已有的项目文件项目章程项目集成计划项目范围计划和项目工作分解机构与活动清单其他方面的项目文件第二节项目采购和采购工作计划的制订二、项目采购工作计划的编制过程和成果(一）项目采购计划的编制过程对各种相关信息进行加工处理“制造或购买”的决策分析项目采购要素的计划安排项目采购合同类型的选择项目采购计划文件的编制第二节项目采购和采购工作计划的制订（二）项目采购计划编制的成果项目采购和采购工作计划编制工作的成果是形成了一系列的项目采购计划书和项目采购管理所需的指导文件。这方面的主要文件包括下述几个方面：1．项目采购管理计划⑴项目采购工作的总体安排⑵项目采购具体作业的要求⑶项目采购使用的合同类型第二节项目采购和采购工作计划的制订（4）项目采购的定价方法（5）项目采购工作中的责任（6）项目采购文件的标准化（7）供应商和承包商的管理规定（8）项目采购工作与其他工作的协调2、项目采购工作计划书项目采购工作计划书是指根据项目采购和采购工作计划与各种项目资源的需求信息而制订出的关于项目采购工作的具体作业计划安排。包括各项具体工作的任务、日程、方法、责任等内容。第二节项目采购和采购工作计划的制订3.项目所需资源的制造或购买决策根据前面所介绍的制造或购买的决策方法，正式对项目所需的各种资源与劳务作出制造或购买的决策，并制订专门的决策文件。4.项目采购要求说明文件在这些文件中应该充分详细地描述项目各种资源采购的要求细节，以便让供应商或承包商确认自己是否能够提供这些货物和劳务。第二节项目采购和采购工作计划的制订5、项目采购具体工作的文献常用的有项目招标书、询价书、谈判书、初步意向书等6、项目采购的评价标准文件需要使用这些评价标准文件对项目采购工作和供应商和承包商的报价书、报价信或投标书等评定等级或打分。7、各种项目计划的更新包括对于项目集成计划、专项计划、项目管理计划等的更新第三节项目采购和采购工作计划的实施一、项目所需货物的采购计划实施项目所需各类货物的采购计划实施工作与一般货物采购工作基本是相同的，只有很少数的情况下项目所需货物的采购会采用招标投标的方式进行。(一）项目货物采购工作的流程图询价报价正式发盘还盘承诺项目货物采购工作的流程示意图第三节项目采购和采购工作计划的实施(二）项目货物采购的主要工作通常，项目货物的采购计划实施工作主要包括下面几项内容：1.开展项目采购的询价工作2.获得报价的工作3.供应商初步评审4.还盘并讨价还价5.承诺和签约第三节项目采购和采购工作计划的实施二、项目所需劳务的采购计划实施项目所需劳务的采购多数是实行招标的办法进行，项目招投标是一种特殊的劳务买卖方式，主要使用在工程项目劳务的采购方面。招标方和投标方所买卖的商品或劳务统称为标的（一）项目劳务采购中的招投标方式按照我国的规定最常用的招投标方式有下面两种：1、公开招标2、邀请招标3、发放招标文件和召开标前会议4、开标和评标阶段的工作2、发布招标公告或邀请和开展资格审查5、决标与签约1、组织招标班子和准备招标文件第三节项目采购和采购工作计划的实施（二）项目所需劳务采购中的招投标程序按照国家标准和国际惯例，项目所需劳务采购的招投标过程可分为若干个阶段，主要如下：组织招标班子接收招标文件开标收回招标文件，退还招标保证金未中标的单位询标决标评标履行合同申请公证组织评标委员会编制招标文件发布招标公告投资资格审查发放招标文件/收取保证金组织现场调查和文件答疑与中标者谈判签订合同项目招投标程序示意图第三节项目采购和采购工作计划的实施三、项目采购计划实施工作的结果项目业主开展货物采购或承发包招标等项目采购和采购工作计划实施工作的主要结果包括三个方面的内容：第一、选出了满意的供应商或承包商；第二、获得了项目所需的货物或劳务劳务采购合同；第三、获得了所需的货物或劳务。其中，项目采购合同是关键，它全面规定了供应商或承包商提供特定的货物和项目业主付款等内容。第四节项目合同管理一、项目合同管理的信息和内容（一）项目合同管理的信息项目业主在合同实施管理与控制方面的信息主要有：项目合同管理的信息项目采购合同信息项目合同履约信息项目合同变更请求信息供应商或承包商工作进展信息项目业主的支付记录第四节项目合同管理（二）项目采购合同管理的内容项目合同管理的内容项目采购合同实施的监督与管理项目付款支付系统的管理项目合同纠纷的管理项目卖方绩效评价与报告项目合同档案的管理项目合同的变更控制第四节项目合同管理二、项目合同的终结管理项目采购合同终结管理活动包括货物或劳务的检查与验收、项目采购合同及其管理的终止等。项目采购合同终结管理的主要任务包括如下几个方面：(一）整理项目合同的文件整理与项目采购合同和项目承发包合同有关的所有文件。(二）开展项目采购合同的审计由专家或专业审计部门对项目采购工作的全面审查。第四节项目合同管理(三）办理项目采购合同的终止业主向供应商提交项目合同已经完成的正式书面通知。三、项目终结的集成管理（一）项目或项目终结工作的主要内容1、项目管理的终结工作2、项目采购合同的终结工作3、组织过程资产等的更新第四节项目合同管理（二）项目或项目阶段终结工作的依据项目或项目终结工作的主要依据包括如下四个方面：1、项目采购合同文件2、项目计划文件3、项目情况和成果4、其他方面的依据第四节项目合同管理（三）项目或项目阶段终结工作的方法1、项目管理终结的方法确定和分配所有参与项目或项目阶段管理终结工作的项目团队成员其他项目相关利益主体的任务、角色和责任的方法，制定项目采购合同终结和项目产出物移交程序的方法等2、项目采购合同终止的方法包括为项目采购合同终结提供如何处理合同条款与条件的方法，办理项目采购合同终结的法律手续的方法，正式验收与移交项目采购合同规定的最终成果的方法等第四节项目合同管理3、组织过程资产更新的方法项目或项目阶段终结中的组织资产更新工作的主要方法是总结“吃堑”和“长智”的两种方法，前者包括编制项目或项目阶段正式验收文件和项目档案（档案就是经整理后的已办理完毕的文件）的方法以及编制项目采购合同终结文件的方法。后者包括编制项目的历史信息的方法和更新现有组织过程资产的方法。本章思考题1、你是如何理解项目采购管理和项目获得管理的？2、你认为项目采购管理与一般运营企业的采购管理有什么区别？3、项目采购管理有哪些主要作用，为什么会有这些作用？4、项目采购管理有哪些主要的工作内容和做法？5、你认为项目采购管理中哪项管理工作是最重要的？本章结束