《陕西省电力公司物资采购合同管理标准》等四项管理标准

Q/GDW26陕西省电力公司企业标准Q/GDW26210001-2012物资采购合同管理2012-02-07发布2012-05-01实施陕西省电力公司发布Q/GDW26210001—2012I目次前言................................................................................II1范围..............................................................................12规范性引用文件....................................................................13术语和定义........................................................................14职责..............................................................................24.1省公司........................................................................24.2市公司........................................................................45管理活动的内容与方法..............................................................45.1本标准依据的流程..............................................................45.2合同签约管理..................................................................45.3合同履约管理..................................................................66检查与考核........................................................................8附录A（规范性附录）流程图.........................................................10Q/GDW26210001—2012II前言本标准是为规范陕西省电力公司物资采购合同管理而制定的。本标准的附录A为规范性附录。本标准由陕西省电力公司物资部提出并解释。本标准由陕西省电力公司管理标准分委会归口。本标准起草部门：物资部本标准主要起草人：刘晓辉本标准审核人：孙天力本标准批准人：李欣本标准首次发布。Q/GDW26210001—20121物资采购合同管理1范围本标准规定了陕西省电力公司物资采购合同管理的职责、管理活动的内容与方法、检查与考核、报告与记录等要求。本标准适用于陕西省电力公司本部/西安建设公司/西安运行公司/省信通分公司/市供电公司/县供电公司/直属单位，其他单位参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。无。3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1框架协议对一定期限内多个项目的同类物资实行招标采购，与中标人就所供产品的价格、数量、供货范围、协议有效期、供货期限、付款方式、售后服务、违约责任等内容签订的协议。在协议有效期内，根据具体项目与中标人签订供货合同，明确供货数量、交货时间、交货地点等细节。3.2统一合同条款协议书省公司物资部根据国网公司发布的统一合同文本，结合陕西省电力公司的具体实际，编制了《陕西省电力公司物资采购统一合同文本协议书》，协议书约定了合同通用条款、专用条款、通用附件格式等相关内容，在供应商首次前来签订合同时一次性签订完成，作为订单采购合同的附件。3.3订单采购合同物流服务中心根据中标结果与供应商签订的具体采购合同，此合同仅包含总则、货物明细一览表和工作联系单等附件，所有合同条款均按照统一合同条款协议书执行。3.4一般变更申请一般变更是指供应商信息、物资项目信息、交货时间、交货地点等合同要素的变更需求，以及由于项目实施方案调整引起的物资需求数量小幅变化的变更需求（小于合同标的数量的15%）。3.5重大变更申请Q/GDW26210001—20122指由于项目实施方案调整引起的物资需求数量发生较大幅度变化（大于合同标的数量的15%）、物资规格参数发生变化、合同单价发生变化或在合同履约过程中付款比例发生变化以及合同条款内容发生变化等实质性变更。国家电网公司同业对标考核范畴内物资合同的变更需求，统一视为重大变更。3.6保函登记根据合同相关条款要求，对供应商提交的银行保函进行审核，并办理保函登记、交接手续。3.7发票验审根据合同相关条款要求和合同履约进度，对供应商提交的物资发票及相关单据进行验审，并对验审通过的物资发票与供应商办理交接手续。3.8退保根据合同相关条款要求和合同履约进度，对供应商履约期间提供的银行保函办理保函退还申请手续，并申请通过的将银行保函（原件）退还供应商。3.9延保指合同相关条款要求、合同履约进度和银行出具的延期保函函件，对供应商履约期间提供的尚不具备退保条件的银行保函办理保函延期申请手续。3.10会签会签是在合同审核过程中，需要物流服务中心承办部门、财务部门、律师以及中心领导对合同内容进行核对并经负责人签字认可的一种书面形式。4职责4.1省公司4.1.1物资部（招投标管理中心）4.1.1.1制定物资采购合同管理工作制度和流程，组织公司专业主管部门和物流服务中心开展物资合同变签订、变更、结算和违约责任追究等合同管理工作，对有关工作进行指导、监督、检查。4.1.1.2组织制定技术协议和商务合同标准格式文本，负责签约前的合同报审和合同相对方资信、资质审查。4.1.1.3按照国网公司和省公司采购结果，组织物资合同的起草、谈判和统一签订工作。4.1.1.4接收物流服务中心报送的物资合同一般变更备案材料，审批物流服务中心报送的物资合同重大变更方案。负责合同变更管理，下达合同变更通知书。4.1.1.5根据合同约定条款和供应商履约保函，负责填制预付款通知单，汇总编制月度预付款计划，负责物资合同的结算管理，组织办理统一付款。4.1.1.6会同公司法律部门，负责合同争议、纠纷和解除处理；协调处理合同管理工作中出现的重大问题，落实物资工作中发现问题及供应商的考核处理。4.1.1.7组织有关单位，落实合同管理信息的统计、分析及报送。定期向国网公司物资部和公司领导上报合同签订及履约情况。Q/GDW26210001—201234.1.2物流服务中心4.1.2.1接收招投标相关资料，依据招标（采购）结果，组织实施本部管理的330kV及以上工程物资及本部其它物资的合同签订业务，具体负责签约协调、合同谈判、文本填制、信息汇总、集中送审等工作；在合同签订完成后3日内在ERP系统中创建本部管理的330kV及以上工程物资及本部其它物资合同采购订单。根据物资部授权，对各物流服务分中心创建的采购订单实施审核。4.1.2.2配合物资部组织协调物流服务分中心负责合同的统一签订工作，负责提供签约相关资料，解答签约相关问题，收集各物流服务分中心的签约信息和合同文本，向物资部汇总反馈签约情况；4.1.2.3负责合同变更前期调查，配合办理合同变更手续。配合物资部和法律部门进行物资采购合同违约证据收集、索赔等工作；受理物资合同变更申请，处理物资合同一般变更，拟订物资合同重大变更处理方案，报送物资部审批。4.1.2.4依据经批准的物资合同变更处理方案，协调供应商和项目单位落实合同变更工作。4.1.2.5依据物资采购合同及已办结相关物资验收手续，编制资金需求计划，办理合同进度款申请手续；4.1.2.6处理应急调拨物资和公司集中处置废旧物资结算的相关工作。4.1.3需求部门4.1.3.1负责实施物资合同技术协议谈判和签订。4.1.3.2提交合同变更申请。4.1.3.3根据项目需要确认交货期、交货地点，配合物流服务中心（分中心）开展货物验收和移交工作。4.1.3.4负责合同物资移交后的暂存、保管和再次转运工作。4.1.4财务资产部4.1.4.1审核合同预付款、到货款、运行款和质保金付款申请，办理资金拨付。4.1.4.2统一付款结算以省公司名义签订的物资合同。4.1.4.3负责根据物资采购资金计划，筹措物资资金。4.1.4.4办理物资采购合同违约赔偿金的支付和收取。4.1.5经济法律部4.1.5.1负责合同管理的法律法规的宣传、贯彻；负责合同范本商务部分的修订，对公司系统合同签订的规范性进行审查。负责审定物资采购合同文本；4.1.5.2对合同签订工作提供法律咨询，指导处理合同签订过程中发生的法律纠纷。4.1.5.3会同物资部审查重大合同变更、违约处理、合同解除事项；4.1.5.4协调处理物资合同纠纷、诉讼及索赔等事宜。4.1.6项目管理部门4.1.6.1按照管理范围负责组织相关项目物资合同技术协议的谈判和签订；4.1.6.2负责项目物资合同变更审查；4.1.6.3协调处理合同履约中出现的技术问题；Q/GDW26210001—201244.1.6.4收集反馈设备（材料）安装、运行资料，配合开展违约调查处理。4.2市公司4.2.1物流服务分中心4.2.1.1按照物资部安排，组织本单位人员参加合同集中签订会议，负责本单位管理项目物资合同的谈判和文本填制，收集合同送物流服务中心审核。4.2.1.2接收合同信息，跟踪本单位需求物资合同签订、合同变更、物资结算等工作情况。配合物流服务中心实施合同分发，负责本单位管理项目物资合同在信息管理系统中创建采购订单，编制报送合同签约报告和报表。4.2.1.3负责合同履行过程管理，跟踪项目进度，实施催交催运、配送仓储、移交验收、现场服务等工作，协调处理履约问题，编制报送合同履约情况报表。4.2.1.4负责收集整理合同履约、结算等相关资料，建立本单位管理项目物资合同档案和台帐。4.2.1.5负责合同变更前期调查，配合办理合同变更手续。配合物资部和法律部门开展争议和纠纷处理，开展违约证据收集和索赔工作。4.2.1.6提供项目物资结算清单给各项目主管部门。5管理活动的内容与方法5.1本标准依据的流程5.2合同签约管理5.2.1直接应用中标结果签订采购合同管理5.2.1.1物流服务中心收到物资部下达的“中标通知书”及采购清单后，以采购或中标批次为单位，对书面采购或中标通知清单及金额与系统数据进行核对。核对无误的，办理采购任务接收。核对有误的，一个工作日内返回至公司物资部处理。5.2.1.2物资部下达合同集中签约通知，组织召开合同签订会议，物流服务中心配合物资部实施合同签订工作。5.2.1.3物流服务中心合同承办人员对核对无误的中标结果在ERP系统中起草订单采购合同，供应商核对无误后，由法人代表或法人代表授权代表签字盖章提交物流服务中心审核。本部管理的330kV及以上工程物资及本部其它物资的合同文本由物流服务中心负责填制。地市供电公司（电厂）管理的工程物资和其它物资合同文本由物流服务分中心负责合同填制。物资合同技术协议由物资需求部门（项目单位）根据招标文件拟订，项目管理部门负责技术协议的审查并签字确认。物流服务中心负责审核物资合同的完整性和准确性，并在商务合同上签字认可。物资部负责合同条款审查，物资部负责人根据授权代表公司最终签署合同。物流服务中心会同和经法部派驻物流服务中心律师对合同进行审核后，负责人签字并加盖合同专用章，确认合同生效。5.2.1.4物流服务中心收到中标通知书及采购清单，