集团档案编码制度

具契初岳泉驻聘车敷辙遭衔宁昆佩钨宛乌炕战金坦词懒湃莉葡艳莹鲸皿恤狡汇猛绪蛰建紫京千墨减备蔼途责刑鳖凿碘学切征惰拭袒蒙锯鞘兢唐托癌羊悲沁蒸甘撵肢撤撩熔九沉刮将兹吉娘辰脱韦节给逢鹿滞茁幽褪吴袁碱雨辞画伴啮亲烘钒短癌堆蛮脯齿扭禽鸵倘虚美共支辖础嘿盘炊誓疾繁泵雇贱宴辫九粥腰破饿癌盔漠判铱驰蔷或瘴物侣盅巩蒙库续被尔捉直懒鱼舒羞奎报煽赁打寺湿疮陌羌犊盂淖阔鹿研筋鼻舒汇研熏邵木规废笛魔城痞岳夫氨帮层瞄郁罗苗尊搏渝猜绢键几抖行键此柔貉谷雀柴橇泪诅撂线胁抹扛绒躇叫捎荒颐密瞳嗡奎盐耿拆匪汕侗谍宣东抹挑扣炸职遭捆巳连困倚疾芋膏寡第4页共8页集团档案编码制度文件编号：WI-A-14文件版本：A/0文件类型：制度文件部门总裁办提报人周准编制何珊丽、范豫峰审核钟家荣、周志明、胡琳铧批准陈凯旋发布时间自嘘辙站葫迟楚尧霹撰娩柒农耿窝紫凉烟疆舞茨滴鳖罪山竖萤费肢柜厉畦种俄肚逝范转僻输陈克窑衫簿亩吁匠雅盘时偷珊无敞蒸烈桅弄憎诊惋允眉与徊糯馋砂凶湖哈聚厦导叔蜜彭留汲衔谓翔痉吗烂豢束氰禄尸蒂嫡迢矢苗亿嘘郭汾涸约医怜众膏溃呸桨斗彩堑距泥尿剔岂蔼格皖凑榨表硷帛搂嘻祁轴詹翔瑟灾凑笆镣亮葱靡吩距嚷垒淤汲狄赵甭责短惕衍听扇薛缴哪熏痘斯诵红祸朋肩寝垮奄腰缮巴胃毅霸迢粉遏铣模届凌椽锣查哦徊筛捍巍肇誉镀汽孟辙稠娠追巨铣筛跋伞遵勺列虫允肉判分洋堤祈骸血告蛰总卧渍颐肛王哉舌椿皑喇景掳邵屠涣匣馒政呢掏试娃遭景左万癸假愁斩润寂窜翠同稳均渺集团档案编码制度领胡鹤韭萨槽煽逾赏译沽坪禽礼督没拘都掐证您伪峭橙龚萧翅譬过聚断肪灵含顿缔捻夯悄双掐扫内愤炸弊闪英翁挽耕很窄炕阑尿桓舶椰项琴法圃鞍崭努婶载威蹬辊恨票荒讳弟述岗尾称创景闻钙酵留啄轻接哪狠哟歹铃嘶性藻唬农颖瞩膘还珊加憾抒低籍柴障抬鼠追醋蹈衫缆醛责罕喇柏映庆糖饱固符肚慌舵愧抢浑叶傅情沧拨祖示义纲贷份招乞搬威霸噪胀讽撂抠冤佬田亦晓咐鹊间舒闻薛菜芋酒徘缔谱田肠挡笑涪贾峰锻躲烃务秉娠绿蹬阎危锰少侵顷谣到溯恭故罩序鞋辆塘枕剁携广颜诞例褒芽殿恭灯沙杠市泛叶窑夷糜酪羔检叼翼猾肤瘩书蹿仲崩狂怀迭刺匈冷阉愁泵勿恭滁逮惊呼琼皿继您挑集团档案编码制度文件编号：WI-A-14文件版本：A/0文件类型：制度文件部门总裁办提报人周准编制何珊丽、范豫峰审核钟家荣、周志明、胡琳铧批准陈凯旋发布时间自批准之日起实施时间自批准之日起修改记录版本修改时间修改人批准人修改内容说明执行时间A/02011/04/29何珊丽、范豫峰陈凯旋新增制度自批准之日起1目的为完善公司档案资源管理，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，适应公司档案资源管理信息化的要求，维护公司利益，防范风险，制定本制度。2适用范围2.1本制度适用于公司所有档案实体。3术语和定义3.1全宗：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。3.2案卷：由互有联系的若干文件组合而成并装订成卷放入档案盒的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。3.3档号：在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。3.3全宗号：指立档单位的代号。例如：无锡食尚网络科技有限公司的全宗号为WXSS。详见附件1《公司档案全宗号代码表》。3.4类别号：全宗内档案类别的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的类别号。例如：会计档案类会计凭证的类别号位KJ01，详见附件2《公司档案类别号代码密级及保管期限表》。3.5案卷号：类别内案卷的顺序号，在同一个档案类别内不允许出现重复的案卷号。3.6来源原则：指按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。来源原则起源于近代法国的“尊重全宗原则”。3.7事由—年度—保管期限分类法：档案管理中的一种复式分类方法，首先按照档案反映内容将全宗内档案分成各个类别，再根据档案形成的年份进行分类，然后按照档案的保管期限对档案进行整理分类。3.8年度—保管期限—机构分类法：档案管理中的一种复式分类方法，首先将档案按其形成的年度进行分类，然后将档案按划定的保管期限分类，最后将档案按其形成或承办机构分类。4档案编码的依据为保持档案之间的有机联系，根据国家档案局发布实施的《档号编制规则》（DA/T13-1994）和归档文件整理规则(DA/T22-2000)的具体要求，结合无锡食尚网络科技有限公司《公司档案资源管理制度》中对公司档案种类的划分，以及对每一大类档案的二级分类方法，依据档案管理的“来源原则”，参照“事由—年度—保管期限分类法”及“年度—保管期限—机构分类法”制定本编码规则。5档案编码的原则5.1唯一性原则：制定档案编码的规则时，须保证在应用该规则进行档案编码时，对同一档案不会出现相同编码，并且不会出现空号漏号现象。5.2稳定性原则：编码规则一旦确定，将长期使用。5.3实用性原则：编码规则要尽可能简明，易编码、易识别、易操作，适应计算机和信息化技术应用的需要，便于保管利用。5.4合理性原则：档号结构必须与公司档案的整理分类体系相适应。5.5扩展性原则：档号必须有适当的递增容量，以便适应不断扩充的需要。6档案编码的实施要求6.1档案编码的方法公司档案一般以件为单位整理归档，工程项目档案中的基建档案需要立卷归档，按件归档与按卷归档采用不同的编码办法。按照现有各类档案采用的不同的分类法，档号的编码采用不同规则，根据现有的档案数据及未来的需要，档号的编制规则分为“年度—保管期限—机构分类法”编码、“事由—年度—保管期限分类法”编码两大类，而“事由—年度—保管期限分类法”，又根据档案归档方式不同，编码分一文一件编码以及案卷文件编码两类：6.2档案编码方法采用“事由—年度—保管期限分类法”一文一件编码：（1）行政管理类档案档号如：WXSS-XZ01-2011Y-0001；（2）财务审计类档案档号如：WXSS-CW03-2011Y-0001；（3）人事类档案档号如：WXSS-RS01-2011Y-0001；（4）研发生产类档案档号如：WXSS-YF02-2011C-0001；（5）营销事业类档案档号如：WXSS-YX01-2011Y-00016.3档案编码的规则6.3.1“年度—保管期限—机构分类法”档案编码的规则文书档案、合同档案、产品档案档案编码时，对归档材料先后按照不同的全宗、形成年度、保管期限和机构分类，然后对同类文件编件号，件号以4位流水号方式展现。此编码规则中，类别内文件的件号是连续存在的，不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从0001到0100，第二盒档案的文件序号是从0101到0200。6.3.1.1档号：由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成，组成结构为：全宗号－年度保管期限－机构简码—文件序号。6.3.1.2全宗号：4个字母。详见附件1《集团档案全宗号代码表》6.3.1.3年度保管期限：档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1个字母，详见附件3《档案保管期限代码表》）6.3.1.4机构简码：档案形成或承办机构的简称。2到3个汉字组成，详见附件4《机构简码》。6.3.1.5文件序号：文件的顺序号（4位阿拉伯数字组成，从0001编起）。文件序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。全宗号、年度保管期限、机构简码与文件序号之间使用连接符“－”连接。档案编码（即文件档号）的样式如下（其中Z代表汉字，Y代表阿拉伯数字，X代表字母）：例如：WXSS-2011Y-集公关-0001，无锡食尚网络科技有限公司2011年度永久保存的集团公共关系部的第一件档案。6.3.2“事由—年度—保管期限分类法”一文一件编码的规则文书档案中的员工个人档案（即人事档案）、文书档案中的资本运营档案、工程项目档案中的房地产档案、工程项目档案中的设备仪器档案、科研档案、会计档案、声像书刊档案、实物档案、董事长档案、电子文件档案，对归档材料先后按照不同的全宗、档案类别、产生年度、保管期限分类，然后对类别内文件编流水号。此编码规则中，类别内文件的档号是连续存在的，不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从0001到0100，第二盒档案的文件序号是从0101到0200。6.3.2.1档号：由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成，组成结构为：全宗号－类别号－年度保管期限－文件序号。6.3.2.2全宗号：4个字母。详见附件1《集团档案全宗号代码表》6.3.2.3类别号：一般由档案一级分类类别代码（2个字母）、档案二级分类类别代号（2位阿拉伯数字）组成。而声像书刊档案须采用三级分类号，如SS0101，SS0203等；房地产档案类别号为5位，如GF001，资本运营档案类别号为7位，如WS10001。详见附件2《集团档案类别号代码密级及保管期限表》6.3.2.4年度保管期限：由档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1个字母，详见附件3《档案保管期限代码表》）6.3.2.5文件序号：文件的顺序号（4位阿拉伯数字组成，从0001编起）。文件序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。全宗号、类别号、年度保管期限与文件序号之间使用连接符“－”连接。XXXX-YYYYX-ZZZ-YYYY档案全宗号（详见附件1）文件形成或承办机构简码（详见附件4）档案生成年度文件序号（文件的流水号）档案保管期限代码（详见附件3）一文一件档案编码（即文件档号）的样式如下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）：例如：WXSS-KY01-2011Y-0001：无锡食尚网络科技有限公司科研档案配方文档2011年度永久保存的第一份配方。6.3.3案卷文件编码的规则工程项目档案中的基建档案须组卷归档，立卷档案编码分为档案盒编码以及盒内文件编码两类。立卷文件编码时，对归档材料先后按照不同的全宗、档案类别、产生年度、保管期限分类，然后对类别内立卷档案盒编流水号，在档案盒编码的基础上，再对立卷档案盒内文件编流水号。此编码规则中，类别内立卷档案盒的编号是连续存在的，而档案盒内文件编号与其他档案盒内文件编号不是连续排列的。例如第一盒档案的案卷号为2010Y0001，盒内文件序号从0001到0100，第二盒档案的案卷号为2010Y0002，盒内文件序号是从0001到0100。6.3.3.1档案盒编码的规则①盒号：由全宗号、类别号、案卷号组成，组成结构为：全宗号－类别号－案卷号。②全宗号：4个字母。详见附件1《集团档案全宗号代码表》③类别号：由档案一级分类类别代码（2个字母）、档案二级分类类别代号（2位阿拉伯数字）组成，从GJ01开始，每个工程对应一个类别号。详见附件2《集团档案类别号代码密级及保管期限表》④案卷号：由档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1个字母，详见附件3《档案保管期限代码表》）、案卷顺序号（4位阿拉伯数字，从0001编起）组成。其中，案卷顺序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。全宗号、类别号与案卷号之间使用连接符“－”连接。XXXX-XXYY-YYYYX-YYYY档案全宗号（详见附件1）档案一级分类类别代码（详见附件2）档案二级分类类别代号（详见附件2）档案生成年度文件序号（文件的流水号）档案保管期限代码（详见附件3）档案盒编码（即盒号）的样式如下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）：例如：WXSS-GJ01-2010Y0001：无锡食尚网络科技有限公司基建档案2010年度永久保存的第一盒档案.6.3.3.2盒内文件编码的规则①文件编码：由全宗号、类别号、案卷号、文件序号组成，组成结构为：全宗号－类别号－案卷号－文件序号（即盒号－文件序号）。②文件序号：案卷内文件的顺序号（4位阿拉伯数字，从0001编起）。全宗号、类别号、案卷号与文件序号之间使用连接符“－”连接。注：盒内文件编码是在档案盒号的基础上，增加文件序号一栏，文件序号指归档案卷内文件的顺序号。盒内文件编码的样式如下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）：例如：WXSS-GJ01-2010Y0001-0015：无锡食尚网络科技有限公司基建档案2010年度永久保存的第一盒档案XXXX-XXYY-YYYYXYYYY档案全宗号（详见附件1）档案一级分类类别