公司规范合同管理

公司规范合同管理要点朱家祥管理咨询师中国注册会计师高级会计师审计师一、什么业务要求签订合同公司金额较大、履行时间较长的经济业务，应签订经济合同。对于业务金额较小、及时结算的一次性采购或接受劳务、服务的业务，可以不签订书面合同，但应当取得能反映我方拥有产权、质量和后续服务追索权等权利的书面凭证。对于业务金额较小、及时结算的一次性销售或提供劳务、服务的业务，可以不签订书面合同，但应当取得能反映我公司产权已经转移、质量和服务已经履行的书面凭证。二、签订合同前经办人的尽职调查合同风险控制，重点在合同签订前控制（扁鹊答魏王）1、签订经济合同前，合同承办人必须严格审查对方当事人的主体资格：对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、法人授权委托和单位地址、全称、开户银行、账号等真实性，对对方经营范围、资信状况进行认真审查，并将上述资料形成规范调查表报合同管理员存档。对方当事人缺乏履约能力的，不得签约。对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。二、签订合同前经办人的尽职调查2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。代理人职务资格证明及个人身份证；被代理人签发的授权委托书；代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。3、签订合同前，必须认真审查对方当事人的履约能力。对方当事人在合同中负有提供专业性较强的劳务、工程项目或限制经营项目等义务时，应当要求对方当事人提供由政府法定机构颁发的经营许可证或资质等级证书等证明。4、签订合同前，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。二、签订合同前经办人的尽职调查5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。名片；厂家介绍、产品介绍等资料；各类广告、宣传资料；各类电话、手机等通讯工具号码；对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。三、合同的形式合同法第10条规定：“当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。”1.口头形式：–当面交谈、电话联系–优点和缺点2.书面形式：–指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等各种可以有形地表现合同内容的形式–优点和缺点–一般书面形式和特殊书面形式3.其他形式–主要指推定形式（通过行为进行意思表示）。公司规定经销合同采取书面合同形式。四、合同的主要条款一般合同主要条款包括：1、当事人的名称或者姓名和住所；2、合同标的，是否属于双方营业执照上标明的营业范围；3、标的物数量4、质量要求，质量检验标准，质量保证期；5、价款或酬金，除写明数额外，还应明确支付地点、计算标准、支付方式等；6、履行的期限、地点和方式；7、违约责任；数额较大的经济合同，应要求对方当事人提供保证、质押、定金、抵押、留置等担保；8、争议解决方式，诉讼地点原则上在公司机构所在地；9、根据合同的性质，其他需要具备的条款。五、合同的签订管理1、合同承办人签约前必须对对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同可行性进行审查，并收集整理相关资料，以备合同评审机构进行评审。2、公司内各单位的业务部门不得以本部门的名义或擅自以其他单位、部门的名义对外签订合同。严禁其他公司或个人所办各类企业以本公司及下属单位的名义对外签订合同。3、公司对外签订合同，应由公司法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。4、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。5、所有经销合同，必须按照合同评审程序，由经办业务员提报审批表，销售经理、财务经理、总经理审批。六、部门负责人评审合同注意哪些要点1、根据公司客户信用档案，评审对方信用等级及所对应的信用额度、信用期限、信用折扣；2、审查对方是否受到公司给予信用等级的降级处理，是否被列入恶意拖欠公司款物的客户黑名单；3、审查对方是否与公司存在业务争议或纠纷；4、抽查一部分合同经办人提交的资料，审查资料是否属实，是否存在模糊不清，伪造作假等现象等。5、业务是否属于本部门正常范围内业务，是否列入部门工作计划，是否超出本部门职责范围；6、合同价格、运输、结算等主要条款是否齐备，是否符合本部门规定；7、是否提供三家以上比价资料（物料采购合同）等。七、财务部门负责人合同评审项目1、价款酬金是否符合公司规定；2、结算方式是否有利于公司利益或影响公司资金总体调度；3、费用支出是否控制在预算范围内；4、对方当事人提供保证、质押、定金、抵押、留置等担保措施是否可行等。八、市场部门负责人合同评审项目1、合同条款是否符合市场运作或监管规定；2、市场费用投入是否超出公司规定范围；3、市场投入活动或方案是否符合品牌推广要求，是否合理等。九、合同履行中的资料收集1、谈判记录、批准文件；2、对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；3、对方当事人履约能力证明资料复印件；4、对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；5、我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；6、对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；7、双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；8、登记、见证、鉴证、公证等文书资料；9、合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；10、标的验收记录；11、交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。十、合同档案管理要求1、合同原件留存在财务部门，经办部门留复印件。2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。3、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。4、公司及所属各单位的合同都应对合同进行统一编号。5、销售助理负责建立和保存合同管理台帐。十、合同档案管理要求6、规范合同体系要求以下条款以补充协议或附件形式签署：6.1、产品的价格体系及费用投入的约定；6.2、市场秩序管理办法，经销商需要配合我司的业务要求等；6.3、合同期间的销售要求及具体分解，付款的最低限度、保证金管理、达成目标奖励条款等；6.4、关于订单传递、确认、发货相关内容的要求，物流系统的跟踪和争议的处理等；6.5、双方合作业务沟通流程、规范、廉政等相关条款的约定等；6.6、各经营单位认为其他需要以附件形式要求的内容。十一、公司规范简介及合同条款规范公司规范合同特点：条款规范、照顾全面、合规节税、规避风险当事人的名称或者姓名和住所填写要求：甲方：山东新宝真商贸有限公司（以下简称甲方）乙方：（以下简称乙方）乙方的名称必须按照营业执照的全称填写，不得出现简称或者错别字、不完整。十一、公司规范简介及合同条款规范合同标的：1、即合同双方要达到的目的。如借款合同中的货币，购销合同中的某种产品等等。2、是否属于双方营业执照上标明的营业范围。3、标的是合同中的中心内容，没有标的，合同就不存在。标的一定要明确，否则容易产生纠纷。合作模式：甲方授权乙方为1产品的2经销商，甲方授权乙方的经销区域为：3，并出具该区域的书面经营管理授权书。乙方以自己独立名义在合同约定范围内进行销售活动。1、水井坊典藏（井台、礼盒）系列等明确的表述；2、总（特约、独家）等等；3、明确表示的区域（或者除什么地方之外）。十一、公司规范简介及合同条款规范合同标的：经营产品的表格填写：1、选择几种无关紧要的产品填写（主合同应付职能部门检查的）；2、产品名称一定要完整、准确；3、规格不要出现错误；4、单价应该明确是瓶价还是箱价；5、容易出现歧义的在备注栏内注释清楚；十一、公司规范简介及合同条款规范价款或酬金：1、是标的的价值反映。价款是支付对方产品的代价；报酬指支付对方劳务或智力成果的代价。这些代价用货币数量表示。计算时，国家有价格的应当遵守；议价的，由当事人协商议定。2、支付方式应明确，除写明数额外，还应明确支付地点、计算标准、支付方式如要在合同中写明是现金支付还是转帐结算等。十一、公司规范简介及合同条款规范标的物数量和质量：是标的的外在表现。1、数量是衡量标的，确定双方权利义务的大小尺度，要具体、准确。2、质量指标的特征，包括产品的品种、型号规格、质量指标、质量检验标准，质量保证期；等。质量也是衡量标的的尺度，也须具体、明确。十一、公司规范简介及合同条款规范履行的期限、地点和方式：是标的运动的时间、空间及其运动方式的具体化。期限指完成合同规定任务的时间；地点指双方当事人完成承担义务的地点；方式指当事人以什么方式履行义务，如交货方法、结算方式等。合作期限：自2009年4月1日起至2010年3月31日止。按照公司的财务年度进行签署，新客户解释清楚，征得他们的理解和支持；多年有效的合同截止日期应是某一财务年度的结束。十一、公司规范简介及合同条款规范违约责任：1、数额较大的经济合同，应要求对方当事人提供保证金、定金等担保；是标的的法律责任。承担违约责任一般以违约金和赔偿金方式体现，签订合同时应明确具体。2、由于公司外埠采取先付款，后发货的管理模式，合同保证金可少一些。3、国窖合同参考。要克服求人心态。十一、公司规范简介及合同条款规范争议解决方式：1、诉讼地点原则上在公司机构所在地。2、介绍管辖权胜诉案例。深圳、青岛等。十二、审计各单位合同管理出现错误销售合同的主要条款是销售合同的重心，它决定了合同签订双方的义务和权利，决定了销售合同是否有效和是否合法，是当事人履行合同的主要依据。这是一份合同的重中之重，营销员在签订合同的过程中，一定要对合同所具备的主要条款逐一审明，详尽规定，使之清楚、明确。十二、审计各单位合同管理出现错误1、合同主体名称书写不符合规范要求甲方（章）：乙方（签章）：法人代表：法人代表：委托代理：委托代理：乙方的名称与公章一定要一致，否则合同时无效的。2、合同条款手写修改，不符合规范要求直接在合同条款上，手写修改，在修改处没有签名或盖章确认。要严格禁止。十二、审计各单位合同管理出现错误3、合同附件条款与主条款违规写在一个合同里。合同附件多属于市场投入条款，不得与主条款写在一起。水井坊厂家甚至不给书面政策条款，仅仅口头通知，值得我们借鉴。4、市场投入方式不明确，导致以货补支持的，改为现款支持，使得公司遭受损失。关于销售目标、价格体系的内容，按照公司的销售政策指导进行详细填写。关于市场投入等，因为水井坊没有市场投入，其他产品如果有投入，必须标明投入的比例，以什么形式兑现，不得有任何模棱两可的表示，否则引起争议，给公司造成利益、信誉等方面的损失。（出现问题最多的地方）十二、审计各单位合同管理出现错误5、其他错误：合同主体与开发票对象不符；销售额的“万元”和“元”搞混；销售指标不填写，或者分解指标与总指标对不上；经办人在合同上不签名，直接让经理签名；对我们公司的基础资料不清楚，凭感觉写；合同文本审核校对不严，出现错别字或者表达不明确的地方。个体经营者没有提供身份证等资料。十二、审计各单位合同管理出现错误5、其他问题：合同没有加盖骑缝章，前页合同条款可修改。合同没有经过评审签字，就盖章生效。不是法人签字，签字人没有授权书。盖章位置不准确。管理方面：很多企业没有培训合同管理知识，或者没有具有可操作性的制度；缺乏可控的、有效的合同签订授权制度；签约权力混乱。合同一签了之，没有跟踪督促履行。发现死店，不及时反馈，导致律师没有