赢在职场经典实用课件：如何成为九段秘书高手

九段秘书2目录一、工作困境二、概念三、事例四、人力资源经理（HR）3工作困境1、人员更换频繁，育人成本高。2、工作事务繁杂，执行效果差。完成任务≠结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没有结果。3、管理要求增高，应无为而治。员工的脑子中都有这样一个思想，你安排我做这件事（任务），我就做了这件事（任务），我只对任务负责，而不去对为什么有这样一个任务，做这件事（任务）要的结果是什么？4、自我价值要求，应按质取酬。为什么辛苦工作老总还不满意？买西红柿的故事。4概念1、什么是九段秘书？本质上讲就是提高执行力的思路。5事例（会议组织）2、一段秘书发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。6事例（会议组织）3、二段秘书抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。7事例（会议组织）4、三段秘书重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。8事例（会议组织）5、四段秘书勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。9事例（会议组织）6、五段秘书细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。10事例（会议组织）7、六段秘书做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。11事例（会议组织）8、七段秘书重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。12事例（会议组织）9、八段秘书定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。13事例（会议组织）10、九段秘书做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。14事例（会议组织）11、手册要点（1）、标准流程说明。（2）、标准会议议程。（3）、标准会议通知。（4）、标准会议需知。（5）、标准欢迎欢迎辞、节目单、桌号牌、责任状、会议纪要等。（6）、标准会议预算清单。（7）、标准实物检查清单。（8）、标准追踪流程。（9）、标准报帐样本。（所有资料齐全、注意事项、会议费用结算清单等）（10）、专人负责事项。15事例（湘西中心支公司会议组织“九段秘书”工作手册）段位项目工作标准备注一段发通知用电子邮件、黑板发通知。准备相关会议用品电脑、投影、笔、笔记本、黑板、黑板笔、黑板刷、水果、卫生、座号牌、欢迎辞、节目单、附件一事项等、二段抓落实在一段基础上，打电话与参会人确认，保证每人都通知到。三段重检查在二段的基础上，在会前30分钟提醒参会人参加会议。对于临时不能参加人员，立即向主持人汇报，由主持人确定拟缺席人应参加会议。四段勤准备在三段的基础上，会前测试会议设备，并在会议室门上留条：此会议室什么时间有什么会议安排。落实视频、声音等五段细准备在四段的基础上，了解会议性质、议题，向与会者提供相关资料。资料提前摆放或固定地点自由取用。六段做记录在五段的基础上，做好详细会议记录（在取得主持人许可的情况下做一个录音、录像）。记录本分为公司会议记录本、总经理会议记录本、经理会议记录本、综合会议记录本。七段理记录在六段的基础上，整理好会议记录交主持人，按主持人要求发各人员。样本:湘西2008年12月21日经理会议纪要八段定责任将会议中确定的工作，一对一地落实到相关责任人，经责任人确认后，形成书面备忘录，交主持人与当事人，并追踪完成情况报主持人。利用公司论坛做好责任人确认和追踪。九段流程化将会议组织工作流程化，让每一位新手用九段秘书工作手册就能完成各类会议。附件1：16测试17HR九段九段HR：“做流程、做传承”。一段HR：“发信息，等消息”。二段HR:“紧跟踪，做分析”。四段HR：“做标准，严考核”。三段HR：“凭经验，做判断”。五段HR：“做交底、给推荐”。六段HR：“做培训、做监督”。七段HR：“做文化、做推动”。八段HR：“做战略、做梯队”。18一段HR经理做的事情是“发信息，等消息”。把招聘信息发出去，然后等待应聘的简历或消息，发布的渠道也许是网站、也许是人才市场，也许是猎头公司，反正是发出去了，把发出去当成结果，那么，这样的HR经理一个月你给多少钱？1000元差不多了。所以，发出信息不是结果，有效简历或消息的回复才是结果。一段HR：“发信息，等消息”。19二段HR经理发出信息，还要“紧跟踪，做分析”。每天搜索网上应聘的简历，注意收集来的招聘信息数量多少，质量高不高，以判断招聘渠道的有效性，如果投递简历的很少，质量不高，就应当立即采取措施，立即做出调整。同时，要主动出击，亲自到人才市场调查，与人力资源专家、同行了解人才招聘的特定渠道，直到找适合本公司、本岗位的快速渠道，最大程度地获得高质量的应聘信息；对公司重要人才的招聘，要到这些人才聚集的地方或通过与猎头公司合作，亲自去招聘,二段HR经理将高质量的应聘量作为自己的结果。所以，回复不是结果，高质量、有速度的回复才是结果。二段HR经理给多少月薪呢？3000元可以了。二段HR：“紧跟踪，做分析”。20三段HR经理“凭经验，做判断”。没有标准、没有方案、没有流程，大致有个面试提纲或领导的要求，然后就去面试应聘者，与应聘者随心所欲地聊天、谈话，然后凭借自己丰富的经验，做出是否可以推荐的结论。面试过程本身成了结果，面试的质量却无法保证，面试的方法也不可能传承。所以，面试本身不是结果，保证质量并且质量稳定才是结果。三段HR经理给多少月薪呢？5000元不少了。三段HR：“凭经验，做判断”。21四段HR经理“做标准，严考核”。根据岗位要求，与用人部门共同制定岗位应试标准、招聘方法和流程，提出资格、文化与业务考核操作方案，当有一定数据积累时，组织开发出本公司人才招聘信息化系统，做招聘的工业化。但是，这样做的结果是用人部门见到的只是一张看上去很合格的报告，而对应聘者了解并不深刻。所以，提交报告不是结果，让下一道程序的考核人了解应聘者才是结果。四段HR经理月薪8000元蛮可以的。四段HR：“做标准，严考核”。22五段HR经理“做交底、给推荐”。对于通过面试的应聘者，特别是特殊人才或重点人物，HR经理在提交面试报告之后，要向用人部门领导做面对面“招聘交底”，对《面试报告》中记载的事实与数据，做一个细致的讲解，结果是让部门领导对要参加复试的人员有一个更加深刻的了解，提高下一步招聘考核的质量。对于特别重要的应聘者，HR经理应当参加部门经理或公司领导主持的复试，并在复试后结合初试结果提出参考意见。但是，新员工入职不是结果，新员工成为公司需要的人才，通过试用期才结果。五段HR经理月薪12000元相当可以了。五段HR：“做交底、给推荐”23六段HR经理HR经理的结果不是把人送到部门就算完成了，通过开展系统性的培训，让新员工尽快地适应公司的文化、业务、工作节奏，帮助新员工能够经受住试用期的考验，努力成为正式员工；同时，要把培训当成重点的考核机制，把定期监督新员工在各部门的表现当成平时考核机制，对于试用期间不合格、不合适的员工，要建议用人部门立即采取措施，尽快解除劳动合同，以避免公司与员工最后的结果是双输。所以，员工培训与考核不是结果，通过培训与考核留下合格的员工才是结果。六段HR经理18000元不为过。六段HR：“做培训、做监督”。24七段HR经理“做文化、做推动”。七段HR经理不是将自己定位于招聘主管，陷入具体的招聘业务之中，而是要将自己定义为公司文化的主要推动者之一，协助总经理或主管领导做公司文化的建设与推动，把员工的成长放在首位，帮助员工做个人战略规划、提高职业化水平的，树立公司提倡的价值观，为团队输入强大的精神动力等。所以，留下合格的员工不是结果，让员工在公司中成长进来，为客户、为公司、为自己创造更大的价值才是结果。七段HR经理22000元的月薪当之无愧。七段HR：“做文化、做推动”。25八段HR经理“做战略、做梯队”。八段HR经理不是“救火队长”，每天被各部门经理、公司领导摧着要人；八段HR经理首先对公司战略理解透彻，并能够根据公司战略，制定出符合总经理要求的人才规划战略，并执行到底，不但要做到“要人用时有人用”，还要做到“能人走时有人顶”，为公司战略实施提供强大的人力资源的支持。所以，一个阶段的招聘成功不是结果，把招聘当成一种日常业务，做战略性人才储备，形成人才竞争机制，优化员工队伍才是结果。八段HR经理给25000元月薪理所应当吧。八段HR：“做战略、做梯队”。26九段HR经理“做流程、做传承”。九段HR经理不仅是公司执行的标兵、职业化的表率，同时也是公司的文化推动者和人才战略的实施者，本身就是战略管理者，他要考虑公司的持续性发展，所以，要做招聘工作的工业化，就是将上面做的工作标准化、流程化、工具化，做传承。不论谁来接替他的工作，公司的招聘工作依然可以高效率地运行。九段HR经理给月薪3万我们也觉得不多吧。九段HR：“做流程、做传承”。27启示从月薪1000元的经理、秘书，到月薪30000元的经理、秘书，同样的岗位，为什么报酬上的差距就那么大呢？其实，月薪是多少并不重要，重要的是我们要让团队懂得这样一个道理，结果不同，人生不同，人生是结果的积累，结果决定人生。28员工29总裁谢谢Thankyou