外贸业务流程

外贸业务流程广州颖美工艺品制造厂2014年10月25日订业务团队陈敏Leo王秋红Cindy李林芳Amy（总经理）（外贸业务员）（外贸业务员）曹玲Jenny谭丽谭英兰（外贸业务员（国内业务员）（业务经理）主流程一、收集客户和市场信息二、进行业务和产品的推广，回复询盘报价三、促成客户意向合作及下单四、形成合同协议五、形成生产或样板单，内部签署六、下发生产，跟进生产进度七、生产完成，收款八、出货九、售后跟踪十、相关单据参考一收集客户和市场信息收集是通过各种方式获取所需要的信息，可整理成表格以方便后面跟踪，可利用以下方式1）B2B平台：阿里巴巴（）和环球市场（）（这两个是我司现有）、另外还有中国制造，环球视野等等；后台有专业的行业分析2）网站：谷歌搜索，百度知道3）展会：香港展，广交会（Cantonfair），深圳展等二、进行业务和产品的推广，回复询盘报价开发信之一开发信基本要点常用的英文字体：1)Arial(使用最多的)2)Verdana3)Calibri4)Timesnewroman5)Tahoma6)PMingLiU台湾香港字体颜色不要超过三色，一般都是黑色或者蓝色,事实上，有人研究过，蓝色最能引起西方人的注意。对客户来说，比较有吸引力的内容，可以加粗和变色来突出处理。比如有的公司可以提供免费样品，FREESAMPLES就完全可以重点突出了。对于文字大小，通常是12磅就好了，但是如果你了解过看信的人，是近视，或者年纪比较大，可以适当把字调整到13-14磅，免得对方看起来很吃力。文字行距大概在18磅左右，不要太紧凑，也不要太松散。字体和颜色，大小问题解决了将收集到的信息对客户进行写开发信二、进行业务和产品的推广，回复询盘报价将收集到的信息对客户进行写开发信开发信之二其实外贸开发信的主体内容，不需要那么复杂，要把握“四不四少”原则。即：1)不长篇大论的介绍公司或工厂2)不炫耀英文水平3)不插入超连接或图片4)不说毫无意义的废话5)少说从那里得到客人联系方式6)少用第一人称7)少用书面语8)少用中国式英语外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”。你要做的，就是简单明了的告诉看邮件的人你是谁?你是做什么的,优势产品是什么?你想要做什么?Hi,I'mMr.Catfrom...二、进行业务和产品的推广，回复询盘报价我厂专业生产金属和皮具钥匙扣(MetalandLeatherkeychain)、奖牌(Medal)、开瓶器(Bottleopener)、挂包钩(Bagholder)、化妆镜(CosmeticMirror)、徽章(Badge)、开信刀(LetterOpener)、钱夹(Moneyclip)、饰品(Pendant)，手机壳(Phoecase)等一般来说，有锌合金材料成分的钥匙扣海关编码可用7907009000或者830810000业务市场：全球各国，迪拜，法国，德国，英国，美国，墨西哥，加拿大等都有客户在写开发信和回客人询盘的，适当对我司的业务进行阐述，让客人第一时间了解你是谁，做什么，有何市场第一次给客人发邮件和回邮件，不必急于报价，一定要先了解客人的情况，熟读邮件内容再回业务和产品的推广三、促成客户意向合作及下单(1)1）报价产品∆产品名字（Name）：钥匙扣？开瓶器？.....∆大小（Size）:一般来说这里的尺寸指除掉圈和链子的尺寸∆重量（Weight）：单个产品的净重Netweigh∆材质（Material）:锌合金zincalloy？皮leather？∆表面处理（Coating）：电镀亮镍shinynickel？喷漆spraypaint？∆logo处理（Logo）：印刷print？激光laser？凹字debossed？凸字embossed？填油colorfill？∆包装（Packing）：胶袋polybag？盒子Giftbox？(光胶盒paperboxwithvelvettrayinside)客人有明确的产品需要我们需要根据产品报价，报价需要有产品，数量，单价，是否收取打样费，明细如下：三、促成客户意向合作及下单(2)客人有明确的产品需要我们需要根据产品报价，报价需要有产品，数量，单价，是否收取打样费，明细如下：2）出货条款Deliveryterm和单价Unitprice：→工厂出货条款（EXW）：工厂交完货就算是生产完成单价=只需要算产品的工厂价，不含其他的任何费用！→含运费条款（EX-）：工厂需要把货送到客户指定地方单价=产品的工厂价+平摊到单价的运费→含税条款：需要开发票需要在产品净单价上加收10个点做税金，可开增值税普通发票和增值税专用发票，增值税专用发票可抵扣17个点只含税单价=产品的工厂价*110%含运费含税单价=（产品的工厂价+平摊到单价的运费）*110%三、促成客户意向合作及下单(2)客人有明确的产品需要我们需要根据产品报价，报价需要有产品，数量，单价，是否收取打样费，明细如下：2）出货条款Deliveryterm和单价Unitprice：→FOB条款：离岸价，买方负责派船接运货物，卖方应在合同规定的装运港和规定的期限内将货物装上买方指定的船只，并及时通知买方。货物在装运港被装上指定船时，风险即由卖方转移至买方。即在单价上加拖车费，报关费，文件费，等一些处理费，一般FOB广州需要加收$350/票单数量单价：工厂价+平摊的费用多数量单价：先报工厂，FOB费用另加报价也可以先报工厂价，单票货款达5000美金可免收处理费，少于5000美金即加收$350→CIF条款：CIF通常是指FOB+运费+保险费，即成本、保险费加运费是指在装运港被装上承运人船舶时即完成交货。单价=FOB价+平摊到的运费+平摊的保险费三、促成客户意向合作及下单(4)客人有明确的产品需要我们需要根据产品报价，报价需要有产品，数量，单价，是否收取打样费，明细如下：其他条款：∆打样时间(Sampletime)：工厂现有款可先查库存，如有库存3天可寄样；如果要加做logo，大概7天可以；新开模10-15天∆大货时间(Productiontime)：25-35天（时间可根据客人需求增减）∆下单后是否可退打样费：一般来说一下性下单1万数量可退模费三、促成客户意向合作及下单(4)做业务是一个漫长的过程，在等待的过程中也要主动出击1）开发信报价发出去后要及时跟踪情况，可隔4天或者1个星期再给客人发邮件2）多封邮件都未见客人不回复，可及时给客人打电话，打电话之前一定要做好充分的准备，想清楚为什么给客人打电话，要讲什么；尽量问到客人的及时聊天方式（Skype，MSN，wechat等等）3）遇到客人到华，一定要抓住机会和客人会面，这样可以加深双方的印象，更容易促成订单四、形成合同协议经过再三沟通，订单确订后，要在富通天下做成做成合同并提交给上级审批，后发给客人确认，合同内容需要：1产品要描述清晰，明细2数量单价要清晰3条款要写清楚∆工厂出货条款；含运费条款；FOB条款；CIF条款∆交期∆是否有箱唛（大货合同才有）4收款方式，附上详细的银行信息合同做好后发给上级审批五、形成生产或样板单，内部签署客人确认合同后，样板单必须先收打样费才能下单，大货生产要先收30%订金，尾款按相应条款结清（见七收款）1）合同做好并审批通过后，需要在富通天下内部生产或者样板单2）业务各自核实，如有审单出误，业务要自付责任3）后给到经理或者厂长排产，最后给陈总批准六、下发生产，跟进生产进度（1）内部生产单做好，跟单的同事会下发生产单到生产样板生产有关样板的设计，要给到相应的设计师，设计完给客人确认后才能安排到生产中（平面和3D设计是不一样的，如丝印，激光，热压logo需给平面设计师，要开模雕模的给到3D设计师）样板做好的第一时间发图片给客人确认，确认后即可寄样板同时附上快递单号！所有的样板业务员必须留一份以便客人反馈和下单六、下发生产，跟进生产进度（2）大货生产生产单派发的同时业务员需要签一个样板给到跟单的同事4天或者一个星期给客人汇报一下生产进度，如不能按时出货需要提前和客人沟通包装时拍到大货照给客人，如客人需要验货，需提前1-2个星期通知厂里做好货前3-4天通知客人，并让客人告知用何种方式出货，有货代必须要问到货代的联系方式大货需要有产品的清晰，包装清晰图，外箱箱唛清晰图等七、生产完成，收款（1）生产完成后，要及时收款，除月结客户外，其他主要分以下两种情况1工厂出货或含运费条款：出货前必须先收款，收到货款之后才能发货2FOB或者CIF条款，给到客人提单副本才能收款（详细见出货），收款后发货七、生产完成，收款（2）收款方式一般有1）TT电汇是汇出行应汇款人的申请，拍发加押电报或电传（TestedCable/Telex）或者通过SWIFT给国外汇入行，指示其解付一定金额给收款人的一种汇款结算方式，即银行直接转账（我厂用得最多）2）信用证（LetterofCredit，L/C），是指开证银行应申请人的要求并按其指示向第三方开立的载有一定金额的、在一定的期限内凭符合规定的单据付款的书面保证文件。（我厂基本不用）3）另外还有Paypal邮箱收款（通过使用电子邮件来标识身份的用户之间转移资金）、西联汇款WesternUnion注意：收款必须遵循含税价的货款必须进公账；人民币进大陆银行帐户；美金进香港账户！八、出货（1）关于出货，主要讲出货条款和FOB条款1）工厂出货或含运费条款：做好装箱资料给客人，如客人有指定的物流或者走货方式，按照客人提供的方式出货即可2)FOB和CIF条款：根据装箱资料先向货代订舱、货代发进仓单后，根据进仓单做报关资料（有出口权的公司可自己做报关资料，先阶段我厂给专门的报关行帮忙做）并需安排送仓、货代收到货会发核实单并安排报关（如我司有报关员也可以自己做）；开船前货代会给提单（billoflading,BL）到我厂确定，先自己核对后给客人核对待我司付清货代处理费并收到客人的货款后可放货八、出货（2）关于放货，提单确认后可以选择放货方式：1电放（电子版提单）直接付钱并给保函到货代，货代会放电放提单，业务员加上发（Invoice）和装箱单（PackingList）签名盖章后扫描发给客户即可2正本（提单原件）付代理费后，货代会直接发提单原件，业务员制作发票和装箱资料，盖章后各做一正二副本，加上提单寄给客户另外出正本客人还有可能要出普惠制原产地证明书格式A（FormA），或者是原产地证（CERTIFICATEOFORIGIN,简称CO），产地证可以找专门的报关行做注意：这里的发票和装箱单是给客户清关用的，必须做到单证一致：所有的文件的收发人，产品描述都必须一致九、售后跟踪预计客户收货后，大概10天到半个月可跟踪一下反馈如有质量问题需耐心和客户沟通并尽最大能力帮助客户解决问题要及时和客户保持联系，以争取跟多的订单十、相关单据参考相关单证可见“单证”文档1中英文报价单各一份2中英文样板合同各一份3中英文大货合同各一份4内部打样单5内部大货生产单6报关资料一份（报关单，报关存仓单，报关发票，报关合同，报关装箱单）7电放提单和提单正本各一份8清关发票和装箱单各一份（客户清关用）9普惠制原产地证明书格式A（FormA）10原产地证CO一份11CIF保险单一份