合同和信息管理方案

第六章合同和信息管理方案合同管理是工程建设管理的重要内容之一，是控制工程投资、进度、质量的基本依据，是保证工程建设质量，加强科学管理、依法管理的重要环节。通过在合同的订立和履行工程中所进行的组织、计划、指挥、监督和协调等工作促使项目内部各部门、各环节互相衔接，密切配合，进而使人、财物各个要素得到合理组织和利用，提高工程管理水平，实现项目工程投资、进度、质量、环保等目标取得良好的社会和经济效益。第一节合同管理的范围、内容及方法一、合同管理的范围包括：1、审批工程分包，完成对分包商的业绩、资质及分包内容的审查。2、按照业主的授权，通过规定的程序，发布工程变更指令，并对工程变更进行评估，提出变更方案意见，报业主批准。3、根据合同要求，合理、公正、科学、独立地处理有关工程延期和费用索赔事件，并满足监理工作程序要求。4、定期向业主上报各有关合同的执行情况，包括从投资控制、进度控制、质量控制的角度分析合同执行中可能出现的风险和问题。尽量减少业主被索赔。5、按有关规定程序建立合同文档管理制度，并通过监理记录和监理报告，按统一规定，对合同履行情况进行统计分析，为实现项目的总目标服务。6、施工期间，公正、独立地监督施工合同有关双方有效执行施工合同。二、合同管理的内容包括：监理工程师应及时向有关的单位索取合同副本，详细了解并掌握合同内容，明确各方的责、权、利。对合同进行跟踪管理，随时检查合同有关的执行情况，及时、准确地向有关部门反映合同执行过程中的信息。合同管理主要进行工程变更、工程延误、费用索赔、违约赔偿、争端与仲裁等方面的工作。检查质量、投资、进度是否按合同的要求执行。1、质量方面的合同管理：检查工程所采用的材料、设备、机械、半成品、构件是否满足合同规定及有关质量标准的要求，施工中严格按照合同规定的规范、规程监督核验施工单位的质量，验收隐蔽工程与分部工程。2、进度方面的合同管理：督促施工单位提出进度计划并审批。认真审核设计变更与技术洽商，防止因此导致工期延误与投资增加。收集进度情况，进行施工实际进度与计划进度的比较、分析，提出提前工期的合理化建议。准确及时向业主提供进度信息，定期召开落实工期会议，进行动态管理。3、投资方面的合同管理：严格审核月进度报表，工程变更签证，对业主方委托参与的材料、设备的订货，购置设备与工程有关合同签订时，应维护双方的权益。依据有关法规公正地磋商，依据有关合同协议，审核重要材料与设备订货供应情况，核定其性能是否满足规范与设计的要求。4、工程变更方面的合同管理：如变更来自业主或承包人，则变更程序如下：（1）、填写变更申请报告。工程变更申请报告写好后交监理工程师，其内容有：1）变更工程的名称、部位；2）变更的原因和依据；3）施工安排；4）变更引起的费用估价。（2）、审查变更申请报告。总监理工程师组织对变更的有关事项进行调查、分析，同时通过业主函商设计单位，得到其答复后提出审查意见并报业主。（3）、转发工程变更通知。业主确认后，发出工程变更通知交监理工程师，由总监签发。4、工程延期方面的合同管理因非承包人责任引起的工程延期，监理工程师按以下程序审查：（1）、收集资料。总监理工程师在收到承包人工程延期申请后，立即组织监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；（2）、审查延期申请。监理工程师在审查承包人提出的书面报告后，尽快提出书面报告报总监审查，其内容有：1）受理承包人申请日期；2）工程延期的有关记录；3）工程延期的理由与依据；4）经协商后的延期测算方法与延期时间。总监签发后，报业主审批。6、费用索赔承包人提交资料后，监理工程师按以下程序处理：（1）、收集资料。总监在收到承包人工程索赔申请后，立即组织监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；（2）、审查索赔申请。监理工程师在审查承包人提出的书面报告后，尽快提出书面报告报总监审查，其内容有：1）承包人申请日期；2）索赔事件的详细资料；3）索赔的理由与依据；4）索赔金额。总监签发后，报业主审批。7、承包人违约当承包人违约损害了业主的利益，监理工程师按以下程序处理：（1）、通知承包人。总监应立即发出书面通知，要求承包人防止事态扩大，采取补救措施；（2）、收集资料。监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；（3）、提出违约处理报告。在经过详细调查与分析有关资料后，监理工程师提出处理报告并报总监审查，总监签字后，报业主审批。监理工程师对合同双方的争议进行调查取证，按合同规定处理。如有任何一方对监理的决定有不同意见，要求仲裁时，监理负责向仲裁机构提供公正客观的证据，并在仲裁后执行裁决结果。三、合同管理方法：合同管理方法主要包括合同分析、合同文档管理和建立合同管理制度三个方面。1、合同分析合同分析的目的是对比分析监理委托合同、施工承包合同，清晰地确定项目监理的服务范围、监理目标，划定监理单位与业主的权利义务界限，划定业主与承包商的权利义务界限，并进行各自范围内的风险责任分析，以便在工程实施过程中进行各方面的控制和处理合同纠纷、索赔等问题。合同分析包括下列几点内容：（1）、分析各个主要的合同事件中，监理、施工承包商及业主方之间的权利义务及责任，各主要合同事件之间的网络关系，建立有关监理工程流程。（2）、熟悉项目监理部监理服务内容，并比较与通常的监理服务内容上的异同之处。针对合同专用条款中的细节问题，找出本工程监理难点和重点，并建立相应的监理工作制度。（3）、分析监理的工期控制目标，将工期目标用图（网络图或横道图）表示出来，并对总工期控制目标进行风险分析和项目分解，找出关键线路和避免风险措施。（4）、分析监理的质量控制目标和所执行的规范标准、试验规程、验收程序，并围绕质量控制目标，制订一系列的合同管理措施。（5）、分析监理的投资控制目标。根据监理投资目标进行阶段性分解和风险分析，并对项目实施中出现的重点和难点，制订有关监理措施。（6）、参与处理业主与承包商的合同纠纷问题，包括对于仲裁、咨询、诉讼事宜，为业主提供有关支持性的证据。2、建立合同管理程序和制度（1）、以合同为依据，本着实事求是的精神，合情合理地处理合同执行过程的各种争议。（2）、合同管理坚持程序化，如工程变更、延期、索赔、计量支付等都按固定格式和报表填写。合同价款的增减要有根据，工程变更引起的增减、延期等按照《合同变更管理试行办法》执行。（3）、承包方应按月或季报送完成工程量结算报表，经监理严格核实、签证后，作为结算工程款的依据报送业主，业主据此签证才可向承包方支付工程款。（4）、协助业主严格审查特殊工程与特种工程的分包单位，作好其分包控制工作。（5）、立合同数据档案，把合同条款分门别类合理编号，采用计算机检索管理。（6）、监理工程师根据掌握的文件资料和实际情况，按照合同的有关条款，考虑综合因素，完成有关工作之后对变更费用作出评估，并报业主审批。（7）、严格控制工程分包与转让，要求承包商必须执行《工程分包报审程序》，按规定审批工程分包并办理有关手续。（8）、监理工程师根据合同有关规定，督促承包商进行保险并进行检查，掌握工程保险的原始资料及有关证据，协助业主处理好工程保险有关事务。3、合同文档管理合同文档管理的目的，就是要使监理工程师能迅速地掌握合同及其变化情况，做到快速便捷的查询，对合同执行过程进行动态管理，并为后期的有关合同纠纷积累原始记录。合同文档管理的做法：（1）、建立科学的文档编码系统和文档管理制度，按文件的来源和类别分类，以便于操作和查询。（2）、合同资料的快速收集与处理。通过建立监理记录和监理报告制度，以及资料采集制度，对施工过程文件，完成原始记录的积累和保存。第二节合同管理的措施由于在工程实施过程中会遇到很多不可预见因素，从而出现工程变更、工程延期、费用索赔，甚至引起合同纠纷。因此合同管理的监控实际上是一个动态过程，必须实行合同跟踪管理，主要合同纠纷监控措施有以下几个方面：一、合同纠纷及分包的监控措施1、建立合同跟踪管理的工作程序及工作制度。通过建立工地例会和工程变更、费用索赔、计量支付等合同管理程序，保证合同顺利执行，降低合同纠纷的发生机率。2、对合同实施情况进行跟踪检查。项目监理部通过日常巡视和工地例会，将实际情况和合同资料进行对比分析，找出其中的偏离及其原因，并采取相应措施，使合同管理始终处于受控状态。针对合同执行过程中出现的重大事件，及时报告业主，并进行协调，通过监理月报，定期将当月合同执行情况及风险分析和预控措施上报业主。3、加强对分包合同的管理，严禁再次分包。4、合同变更管理。对工程变更等各种直接构成合同内容变更的信息按各自的工作程序进行处理，并对变更所带来的影响作进一步评估，并报业主批准。5、由于在工程变更、工程延期、费用索赔方面易引起合同纠纷，我们将严格按规定的工作程序办事，以降低合同纠纷的发生机率。二、设计变更、洽商管理设计变更、洽商无论由谁提出和批准，均须按设计变更、洽商的基本程序进行处理；设计变更和洽商记录必须经监理工程师签认后，承包商方可执行；设计变更和洽商记录填写内容必须表达准确、图示规范，并及时反映在施工图纸上；其内容应符合有关规范、规程和技术标准；设计变更、洽商的费用由承包商填写《设计变更、洽商费用报审表》报送监理工程师，由监理工程师审核后，总监理工程师签认；设计变更、洽商的工程完成并经监理工程师验收合格后，应按正常的支付程序办理变更工程款的支付手续。三、工程暂停及复工的管理1、在下列情况发生时，总监理工程师可以签发《工程部分暂停指令》，签发《工程部分暂停指令》前应征求业主的意见。2、应业主的要求，工程需要暂停施工时；3、由于工程质量问题，必须进行停工处理时；4、为避免安全隐患发生、造成工程质量事故、财产损失或危及人身安全时；5、发生必须暂停施工的紧急事件时。6、在工程暂停经处理后达到要求，可以继续施工。如工程暂停是非承包商原因时，监理工程师应在暂停原因消失，具备复工条件时，及时签发《复工报审表》报送监理工程师审批，由总监理工程师签发审批意见；7、承包商在接到同意复工指令后，继续施工。8、签发工程暂停指令后，监理工程师应协同有关单位按合同约定，处理好因工程暂停所引发的各种问题。四、工程延期的管理监理工程师应受理合同规定的下列原因造成的工程延期非承包商的责任使工程不能按原定时间开工；工程量变化和设计变更；非承包商原因停水、停电造成停工累计超过施工合同有关条款规定的时间；发生不可抗力事件；业主同意工期延长的其它情况。监理工程师只在下列情况下，受理承包商提出的工期延期申请工程延期事件发生后，承包商在合同约定期限内提交了工程延期报告；承包商按合同约定提交了有关工程延期事件的详细资料和证明材料；工程延期发生后，承包商在合同约定的期限内提交了《工程延期申请表》。在工程延期事件发生后，监理工程师应作好以下工作向业主转发承包商提交的工程延期申请报告；对工程延期事件应及时收集资料，并作好详细记录；对工程延期事件进行分析、研究，对减少损失提出建议；五、费用索赔的管理索赔管理的主要任务对导致索赔的原因有充分的预测和防范；通过有力的合同管理防止干扰事件的发生；对已发生的干扰事件及时采取措施，以降低其影响和减少损失；参与索赔的处理过程，审核索赔报告，反驳承包商不合理的索赔要求或索赔中不合理的部分，使索赔得到圆满解决。监理工程师将受理合同中规定的下列原因引起的费用索赔因下列特殊风险，使工程、材料或承包商的其它财产遭到破坏或损失所引起的更换和恢复所发生的费用。如：战争、敌对行动、入侵行动等、任何核放射性污染造成的危害。有经验的承包商无法预见的不利自然条件（山洪爆发、地震等）造成施工费用的增加。非承包商原因引起的费用索赔延迟提交设计图纸；未按合同规定和经批准的施工进度计划及时提供施工场地而引起承包费用的增加；提供的红线控制桩和放线资料不准确；由于国家法律的更改而引起的费用增加；为特殊运输加固现有道路、桥梁而引起的费用增加；因监理工程师的命令，全部或部分工程暂停施工所采取妥善保护而导致额外的费用支出；凡合同未明确规定要进行检验的材料、设备