手把手教你如何做好PPT

如何做好PPT？用PPT进行演讲是沟通，如同聊天一样，语速不适太快，用语言表述时，眼睛不要只看屏幕和电脑，和主要听众要心领“神”会。通过这样的交流，你可以调节节奏，确定哪些听众感兴趣的内容可以多停留一些，哪些可以直接跳过。谁听？--确定观众谁讲？--讲话的人，也很重要讲啥？--确立目标，设计内容咋讲？--细节决定成败排练中发现问题。---认真对待每一件事任何时候都要关注结果。---结果最重要PPT只是信息时代的一种时髦工具。如何应用它，完全取决于我们自己。1.MagicSeven原则（7士2＝5～9）。每张幻灯片传达5个概念效果最好。7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新组织。2、KISS(KeepItSimpleandStupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。3、10/20/30法则。演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30号(30point)。个人觉得这些有指导意义，但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。4、能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来，人家会觉得很省事。5、别写那么多字，没人看，除非你打算照着念。要想办法让人知道你的PPT还有多少，或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要，对自己好也对观众好。6、不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的，朴素一点比花哨的更受欢迎。7、多用口语，放在一些类似tips的地方，效果往往加倍。8、字体大小建议：大标题44点粗体；标题一32点粗体；标题二28点粗体；标题三24粗体9、PPT的灵魂----“逻辑！”12字真言：“能用图，不用表；能用表，不用字”10、不能图片太多、太鲜艳，ppt目的是让别人看到文字，而不是图片，求花哨容易分散观看者的注意力。11、尽量选择深色背景配浅色字体，或者浅色背景配深色字体，对比强一些，因为如果用颜色相近的背景和字体，会看不清楚。12、不要把全屏都铺满文字，演示是提纲挈领式的，显示内容越精炼越好。13、为文字内容设定动画，一步一步显示，有利于讲演。由此,根据我的经验,我认为做PPT的流程应该是:1、最开始什么都不要想,不要去查资料,也不要接触电脑,而是用笔在纸上写出提纲,当然,能简单的划出逻辑结构图最好了.越细越好.2、打开PPT,不要用任何模板,将你的提纲按一个标题一页整出来.(过去我就总是追求完美,首先搞摸板,花掉半个多小时,做的过程中不满意又修改,做完后又修改,甚至最后完全推翻----伤神费力耗时!!)3、有了整篇结构性的PPT(底版/内容都是空白的,只是每页有一个标题而已),就可以开始去查资料了,将适合标题表达的内容写出来或从网上拷贝进来,稍微修整一下文字,每页的内容做成带项目编号的要点.当然在查阅资料的过程中,可能会发现新的资料,非常有用,却不在你的提纲范围中,则可以进行调整,在合适的位置增加新的页面.4、看看PPT中的内容哪些是可以做成图的,如其中中带有数字、流程、因果关系、障碍、趋势、时间、并列、顺序等等内容的，全都考虑用图画的方式来表现。如果有时候内容过多或实在是用图无法表现的时候，就用“表格”来表现。实在实在是不行了，才用文字说明。所以，最好的表现顺序是：图--表--字。这个过程中图是否漂亮不要在意，“糙”点没关系，关键是你用的图是否准确。5、选用合适的母版，根据你的PPT呈现出的情绪选用不同的色彩搭配，如果觉得office自带的母版不合适，自己在母版视图中进行调整，自己加背景图、Logo、装饰图等。其实关于母版颜色的选择，这么多年，我也一直没有研究透彻，据说不同的颜色会给人带来不同的感情冲击，专业的书讲的都是些狗屁理论，不就是情绪吗？我就按自己的情绪来定了。当然，如果是有公司自己的标准模版，就不用费这些工夫了，直接用之。6、在母版视图中调整标题、文字的大小和自体，以及合适的位置。7、根据母版的色调，将图进行美化，调整颜色、阴影、立体、线条，美化表格、突出文字等。注意在此过程中，把握整个PPT的颜色不要超过3个色系！否则你的PPT就显得特别乱而且“土”！8、美化页面，看看哪里应该放个装饰图，图片可以从网上找，建议用GOOGLE的图片搜索（用英文最好），装饰图的使用原则是“符合当页主题，大小、颜色不能喧宾夺主！”9、最后在放映状态下，自己通读一遍，哪里不合适或不满意就调整一下，修改错别字！10、你以为这就完了吗？？没有！注意错别字！（上一步你已改过了，但不够！你自己做自己查的正确率并不高），你知道吃饭的时候，饭里有只苍蝇是什么感觉吗？就是看PPT时看到错别字时的感觉！而且读者一般是老板或客户，会非常怀疑的专业精神和工作态度，前面99%的工作已经做的非常不错了，但你的给读者印象却可能毁于这1%的失误上！因此，将PPT给你的同事或者朋友检查一下，如果文件很重要，建议给2-3个同事检查。密技真言：尽量用1种字体，最好不要超过3种PPT的灵魂----“逻辑！”PPT的恶心----“错别字等于苍蝇”3色原则：“不要超过3种色系”6字解码：“大化小，小化图”----提纲时，用逻辑树尽量将大问题分解成小问题，小问题用图表现。只要掌握如上原则，PPT肯定不会很“糙”或“土”，而且具有专业精神！幻灯片是PPT中比较重要的元素，关于它的技巧也相当多，笔者在此作了一些搜罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多，因此分为上、中、下三部分陆续刊登。这里刊登的是第三部分。1.与你的听众建立联系2.引导并始终保持他们的注意力3.促进理解和记忆换句话说，你需要（1）与你的听众以及他们的目标和兴趣点建立联系；（2）你要吸引并且一直保持听众的注意力和兴趣，让他们了解什么是重要的信息，而什么不是的；同时（3）你应该设法让他们更容易理解、效法和记住你的材料。书中的八条原理正是围绕如何实现这三点来展开的。如果需要更详尽的细节，具体应用，生动的例子，那一定要看原书，但基本上这些原理可以这样归类：目标1：与你的听众建立联系。这个目标源于心理学的关联性原理（TheprincipleofRelevance）和适当知识原理（TheprincipleofAppropriateKnowledge）。不要包含过多或过少的信息量，要针对你的具体听众，筛选信息，同时要用恰当的语言来表达。目标2：引导并始终保持他们的注意力。这个目标源于心理学的突出性、可辨性和知觉组织原理（TheprinciplesofSalience,Discriminability,andPerceptualOrganization）。注意力被不同的领域所牵引，所以使用杠杆作用的设计原理（如对比度、突出放大显示特别的地方）。或者，像RobinWilliams说的，“拒绝平庸！”另外也要记住，人们会自然而然的将看起来相似的元素默认的归为同类。目标3：促进理解和记忆。这个目标源于相容原理（TheprincipleofCompatibility）和信息变化原理（TheprincipleofInformativeChanges），以及限量原理（TheprincipleofCapacityLimitations）。消息在与意思一致的情况下，更容易被人记住。例如，“红色”一词如果被用绿色字体显示，则违背了这一原理；同样的道理，如果一张关于大阪市流浪猫数量的图表却辅以一张人与活蹦乱跳的狗玩耍的背景图片，也是不妥的。另外要提醒的是，人们期待你的演讲有变化，例如突然插进一段笑话、一个故事，幻灯片上的视觉变化或加入一段动画，等等。当然这些东西必须是有意义的，否则就变成了干扰，反而破坏了效果。同时，听众在一个演讲中只能记住有限的信息量（见认知负载理论），所以一定要仔细筛选，千万不要试图不断地向人们灌输信息，那只是做无用功。背景，突出性和协调性让我们使用突出性和相容性这两个原理，来单独检验幻灯片背景的问题。Kosslyn认为，设计中最重要的元素同样也应该是最为出众的。你可以通过使用大号字体、加粗字体、颜色的选择、显著的位置以及其他的方法来使其醒目。Kosslyn同样认为，通常幻灯片的背景则不需要过于突显。也就是说，背景应该简单，其本身不需要过多的变化，以防止干扰前景的元素。Kosslyn则提醒背景图片是用来强调我们的信息而不是形成干扰的。他还告诉我们好的背景可以“帮助你有效的衬托出信息，否则就会混淆观点。背景图片不应该与所展示的信息相冲突。”1、思路幻灯片是用来说明问题的，所以在做幻灯片之前首先要理清思路：我要说的是什么？这个问题包括幻灯片的主题、重点、叙述顺序和各个部分的比重等等，是最重要的一部分，应该首先解决。我要说给谁听？考虑你所要面对的观众，对团队成员的演讲和对VC的演讲完全是两码事。考虑观众喜欢的演讲风格、幻灯片设计，观众的知识水平，对该问题的了解程度等等。我要达到什么效果？是要让大家明白自己说的问题还是故意让大家不明白（有时候忽悠是必要的）？不过，大部分时候我们的目的是前者。这就需要考虑语言的安排，幻灯片的具体设计方法等等。2、内容思路设计好了，就要考试筹划自己的内容。举个例子，加入你要面对的是几个大牌VC合伙人，你的幻灯片里面需要有那些内容呢？毫无疑问，这些内容应该是观众最关心的，最想要知道的。在这个方面，GuyKawasaki在他的幻灯片的10/20/30原则中说：一次PowerPoint陈述，应该只有10页幻灯片，持续时间不超过20分钟，字体不小于30磅。我在风险投资业的经历表明，这一原则适用于任何能达成协议的陈述：比如，募集资本、推销、建立合作关系等等。所以，在撰写一个面对VC的幻灯片时，应该把握这样几个问题：问题是什么？你的解决方案是什么？现在用户是怎么解决的？你的方案好在哪里？你的市场容量、竞争对手、团队和商业模式都是什么？你的财务规划如何？其实可以看看我翻译的一篇红杉基金对创业者的要求，里面详细地说明了幻灯片里应该包含什么内容。3、设计幻灯片的设计也是重中之重，如何能让你的幻灯片引起观众的兴趣而不是让他们昏昏欲睡，全靠幻灯片的设计。在幻灯片的设计方面要把握几个原则：幻灯片是用来帮助观众了解你说的问题的，是一种辅助的工具，而不是主题。幻灯片应该有清晰的逻辑，即幻灯片的每一页都是一个整体陈述的一部分，有其自己的作用，例如说明问题、展示图表、或者仅仅是衔接。不同场合的幻灯片应该有不同的风格，例如老师讲课用的幻灯片可以更加生动有趣一些，而商业用的幻灯片则需要保守甚至陈旧一些的风格。幻灯片需要结构化，就像我们写word文档一样（这个另文阐述），需要分好几级标题和不同的页面。图片和文字的搭配一定要合理，无论是数量、位置等等，要注意色彩搭配的协调。需要强调的文字用加粗和大写，而不是在旁边加线。不要用带圈字符，而是用色块加反白的字符。尽量用单色图片，而不是用彩图，这样可以尽量减少不协调。另外，要注意尽量少地使用幻灯片放映动画。过多的动画只会分散观众的注意力，如果一定要用，需要很好的把握这些动画，使其更好地用于辅助演讲者。例如，高亮演讲者正在讲的词是个不错的办法。1.主题主题是什么，这是至关重要的。买书的经验告诉我们。书的封面都是精心设计的，用来吸引人的注意的。所以对于PPT的主题，也同样需要时间来精心设计。不过，很可惜的是，大部分PPT的封面并没有特别设计过，常常很简陋。2.内容提纲如果是帮助别人设计PPT，在不知道内容提纲的情况下，就是巧妇难为无米之炊。如果能了解演讲人的要点，哪些地方需要详细说明，哪些地方一笔带过。需要特别强调什么数字或者重点。这样设计起来就会得心应手。3.内容讲稿如果时间允许，能拿到内容讲稿，那是再好不过了。因为讲稿本身就已经能看出详略的地方，同时也可以根据现有的文字内容，视觉化很多东西出来，增加PPT的可视性。4.目的了解演讲的目的，可以作为一个参考。5.语