合同评审程序DFCPQEOMS-02

1.目的为了明确顾客要求，使产品销售合同的各项要求规定的具体、明确、合理，并确定提供满足合同要求的能力，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于常规合同和特殊合同的评审与管理。3.引用文件ISO/TS16949：2002《质量管理体系汽车行业生产件和相关服务业零件组织应用ISO9001：2000的特定要求》4.术语合同评审――为确定合同草案或意向达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所进行的审查活动。采用ISO9000：2000版质量保证和质量管理相关术语以及ISO/TS16949：2002技术规范中相关的汽车行业术语和定义。5.职责5.1销售部负责对社会营销产品（除东风汽车有限公司生产计划之外）的合同组织评审。5.2生产装备部负责对东风汽车有限公司指令性生产计划组织评审。5.3财务部负责对合同按《合同法》要求、价格进行评审。6.工作流程责任部门工作内容记录6.1合同评审分类与范围，DFCP的合同分以下四类进行评审：a.口头合同：口头订单或电话订单。b.一般合同：有合同文本的合同及标书、传真。c.特殊合同：根据顾客的要求，产品需进行更改或新产品的设计和开发。d.重大合同：需设计、开发和投标的重大项目。汽车产品供需合同相关单位6.2合同评审的时机：在合同草案签订之后，正式合同文本签订之前。相关单位6.3合同评审内容：合同评审表6.3.1产品的名称、规格型号、技术及质量要求以及顾客的特殊要求是否已明确。6.3.2交货数量、日期、价格、交付方式、结算方式、争端处理应有明确的文字说明并已理解。6.3.3对合同附件，如顾客的特殊要求、有关标准、生产条件、技术能力能否满足合同要求进行评审。6.3.4必须满足顾客所有要求，同时对任何与顾客要求不一致的地方要求得到解决。6.3.5对顾客提出的质量管理体系的要求应进行评审，并满足其要求。6.3.6投标书及产品建议书。销售部6.4合同评审方法6.4.1口头合同的评审6.4.1.1口头合同由销售部填写“客户要货电话记录卡”，明确产品名称、规格、数量、价格、质量及交货期要求，由授权的销售部长签字，作为合同评审的依据。客户要货电话记录卡责任部门工作内容记录销售部6.4.2一般合同的评审销售部6.4.2.1满足以下三个条件的一般合同由销售员直接评审a.合同的产品名称、规格型号、质量要求与DFCP现生产产品没有差别（即成熟产品）；b.合同数量较小（全年要货不大于5000辆份），交货期按月进行，采取自提或铁运能到达的交付方式；c.合同的产品价格高于或等于外销合同价，结算方式为现款提货或款到发货的。销售部部长6.4.2.2满足以下三个条件的合同由销售部长直接评审a)合同的产品名称、规格型号、质量要求与DFCP现生产产品没有差别；b)合同数量较小（全年要货不大于8000辆份），交货期不是太集中，采取的交货方式或运输方式较为灵活；c)合同的产品价格低于外销合同价，结算方式属滚动付款或需要垫底资金。销售部6.4.2.3对于合同数量较大（年需要量大于8000辆份）的一般合同由销售部组织生产装备部评审。销售部6.4.2.4对于上门购货（即零售），由销售员直接进行合同评审，主要评审产品名称、规格型号、数量等。评审方式：销售员（经办人）查看产品库存数量，若库存数量能满足顾客要货数量即可直接在收发清单上签字生效。业务员6.4.2.5接到顾客的电话、传真、E-MAIL等订单时，顾客要求反馈的，由业务员视订单内容组织评审，并在顾客要求的时间内进行回复，并进行回复登记。订单回复登记表销售部6.4.2.6合同评审后认为DFCP能满足顾客的要求时，与顾客正式签订销售合同，并保存评审记录和合同文本。6.4.3特殊合同、重大合同评审方法销售部6.4.3.1特殊合同、重大合同由责任单位组织各相关单位/部门以会议的形式进行评审，对顾客的特殊要求在评审过程中进行讨论，商定措施，并填写“合同评审记录”，由主管副总经理审批后作为签订正式合同的依据，确保在期限内达到顾客的期望。销售部技术开发部6.4.3.2对拟设计和开发的项目，由销售部会同技术开发部通过市场营销调研，提出设计和开发项目的初步设想，由技术开发部形成“立项可行性分析报告”，包括：顾客意见、竞争对手的质量研究、项目小组综合经验、顾客业务计划、DFCP的营销策略、初步设想的产品设计和开发目标及过程指标、产品可靠性研究、顾客的输入信息（包括合同、项目建议书、提供样件及图纸、用手处置要求、特殊要求等）。立项可行性分析报告技术开发部或销售部6.4.3.3组织进行立项可行性分析报告的编制工作，立项可行性分析报告的编制应符合“产品质量先期策划控制程序要求。销售部6.4.3.4为内部顾客代表，对合同的实施进行监督，以确保顾客要求的实现。销售部6.4.3.5对于顾客有特殊要求的特殊合同，应反馈顾客的特殊要求到相关部门，以明确顾客的要求及实现该要求需完成的任务。责任部门工作内容记录生产装备部6.4.4东风汽车有限公司指令性生产计划的评审技术开发部6.4.5将东风汽车有限公司产品工艺路线（分工表）下达给生产装备部。生产装备部6.4.6每月接到东风汽车有限公司生产部下达的月份汽车生产计划（预告）后，由生产装备部每月第一个有效工作日与东风汽车有限公司生产部一起对计划所要求生产的路线产品供需合同进行评审，交货周期和数量由供需双方在合同中注明，评审的方式为：供需双方在合同上签字盖章后，视为供需合同评审完毕。月份汽车生产计划（预告）6.5各类合同签订者必须由法人授权并颁发“授权书”。销售部6.6营销产品合同的实施销售部6.6.1根据年度合同填写“汽车产品销售合同记录”，并预测市场需要，制定全年销售计划，分解实施。汽车产品销售合同记录销售部6.6.2根据全年销售计划、月份订单，制定“月份销售计划”，送生产装备部制定“月份生产作业计划”。月份销售计划销售部6.6.3在接到市场不确定订单时，完成合同评审程序后由销售部填写“销售计划增减通知单”传递到生产装备部变更生产计划或产品发交计划。月份生产作业计划销售部6.6.4每季度对社会营销产品合同执行情况进行监督、检查，如有问题按合同规定办理。销售计划增减通知单销售部6.6.5在合同执行过程中，业务员通过电话、传真与顾客保持联系，当合同执行困难时，应立即通知顾客。对于顾客提出的产品改进、质量、包装等要求，须用“信息反馈表”的形式尽快反馈到相关部门。信息反馈表销售部6.7营销合同的修订销售计划增减通知单销售部6.7.1提出修订合同，由销售员必要时以书面的形式将合同修订信息通知顾客，必须得到顾客的认可进行修订。销售部6.7.2顾客提出修订合同，信息传递到销售部后，组织评审，评审后必要时以书面的形式将信息反馈给顾客。销售部6.7.3合同修订后，填写“销售计划增减通知单”传递到生产装备部变更生产计划或产品发交计划。生产装备部6.8东风汽车有限公司指令性生产计划的修订月份生产作业调整计划生产装备部6.8.1对于东风汽车有限公司提出的修订要求，即其提出的以生产安排通知单下达的汽车生产调整计划，收到调整计划当日内未提出异议则视为接受合同修订要求。生产装备部6.8.2公司在履行供需合同过程中不能满足合同要求时，应及时报告东风汽车有限公司生产部，与东风汽车有限公司生产部达成一致后，将合同修订要求传递给相应部门。责任部门工作内容记录生产装备部6.8.3保存东风汽车有限公司指令性生产计划评审记录。相关单位6.9不管是常规变更和特殊变更，都应填写合同更改通知单，及时准确地发放相关部门执行。销售部生产装备部6.10所有的合同变更事宜无法同顾客达成共识时，应报主管副总经理决策。销售部生产装备部6.11所有合同和订单、记录汇总于“合同和订单登记表”。于每年底将所有的合同和执行情况记录于年度营销计划及执行情况表内，以作分析统计。6.12所有相关记录按《记录控制程序》整理、保存。7.支持性文件记录控制程序产品质量先期策划控制程序8.记录序号名称保存期编号1汽车产品供需合同3年2合同评审表1年DFCPXS007A3汽车产品销售合同记录1年DFCPXS014A4客户要货电话记录卡1年DFCPXS008A5月份汽车生产计划（预告）1年DFCPSC100A6月份生产作业计划3个月DFCPSC101A7月份生产作业调整计划3个月DFCPSC103A8订单回复登记表1年DFCPXS010A9立项可行性分析报告1年DFCPXS009A10月份销售计划1年DFCPXS012A11销售计划增减通知单1年DFCPXS013A12信息反馈表1年DFCPXS011A修订记录标记处数更改文件号签字日期批准：李广胜审核：徐小国编制：杨修斌日期：2003/6/29日期：2003/6/27日期：2003/6/20合同评审程序流程图YNYN合同订单分类常规合同特殊合同评审评审放弃通知顾客接受合同登记分发存档