中国神华能源公司工程建设项目档案管理办法

1中国神华能源股份有限公司工程建设项目档案管理办法第一章总则第一条为加强中国神华能源股份有限公司（以下简称“中国神华能源公司”）工程建设项目档案管理工作，确保工程建设项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥工程建设项目档案在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等有关规定，制定本办法。第二条本办法适用于中国神华能源公司及其全资、控股子公司投资建设的所有新建、改建、扩建（含技术改造）项目档案管理工作。第三条工程建设项目档案是指在工程建设项目从酝酿、决策到建成移交投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括工程建设项目的提出、调研、可行性研究、项目核准（备案）、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、质量监督（检验）、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）、移交验收、后评估等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。第二章工程建设项目档案的管理2第四条工程建设项目档案实行集中统一管理，工程建设业务主管部门和档案主管部门负责监督、检查和指导工程建设项目的档案工作。集团公司办公厅档案管理部门负责接收和管理由中国神华能源公司直接管理的项目形成的工程建设项目档案，具体接收办法见《神华集团公司文件资料归档制度》（神华办字[2005]533号）；各分（子）公司档案管理部门负责接收本公司范围内由其负责的所有工程建设项目档案；建设项目的工程建设档案，应在建设项目竣工验收后三个月内，向相关的档案管理机构移交，建设单位保存复制件或副本。第五条工程建设项目的档案管理工作要与项目建设进程同步，纳入项目建设管理程序。项目申请立项（或核准、备案）时，即应开始进行文件材料的收集、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。第六条项目建设过程中，要明确各参建单位工程项目档案管理的职责，建设单位（含项目筹建机构）、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位、项目监理单位要明确一位负责人分管档案工作，并建立与工程建设项目档案工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员及库房、设备，制定档案管理制度，在各自的职责范围内搞好工程建设项目文件材料的收集、整理、归档、保管工作。第三章工程建设项目文件材料的收集第七条工程建设项目各类文件应按文件形成的先后顺序或项3目完成时间及时收集；引进技术、设备的相关文件应首先由建设单位或接受委托的单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。第八条建设单位各机构负责收集、整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；建设单位根据工程质量监督部门有关规定和要求，负责收集、整理有关工程质量监督管理的文件。第九条勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计文件，并于任务结束后向建设单位移交完整、准确的设计基础材料和设计文件。第十条承担项目施工任务的单位，负责项目施工过程中施工文件的收集、整理，并于竣工结算前，向建设单位移交。项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包范围内文件材料的收集、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目的文件材料，交建设单位汇总、整理。第十一条项目监理单位负责收集、整理项目监理文件，工程建设项目实体完成后向建设单位移交，统一归档。第十二条实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位移交完整、准确的项目档案。第十三条各类文件如有电子文档，各参建单位归档移交时，应同时将电子文档与纸质文件一并移交工程建设项目档案管理部门。第四章工程建设项目文件材料的整理第十四条归档的文件材料要字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；需永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料4（如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；已存在的易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件，并相应保存扫描的电子文档。第十五条录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。第十六条工程建设项目档案的保管期限分为：永久、长期（15－50年）、短期三种，其实际保管期限不得短于建设项目的实际存在（使用）年限。工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表见附件。第五章工程建设项目档案验收第十七条工程建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，应在项目竣工验收之前完成，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第十八条工程建设项目档案验收工作，按照工程建设项目的规模和性质，采用分级组织的方式进行：一、国家发展和改革委员会组织验收的工程建设项目，由国家档案局组织项目档案的验收，集团公司档案主管部门和中国神华能源公司工程建设业务主管部门参加验收；二、国家发展和改革委员会委托中央主管部门、省级政府投资主管部门组织验收的工程建设项目，由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收，集团公司档案主管部门和中国神华能源公司工程建设业务主管部门参加验收，验收结果报国家档案5局备案；三、国家发展和改革委员会委托集团公司（或中国神华能源公司）组织验收的工程建设项目，由集团公司档案主管部门和中国神华能源公司工程建设业务主管部门组织验收，验收结果报国家档案局备案；。四、中国国神华能源公司组织验收的工程建设项目,由项目所在分(子)公司档案业务主管部门组织验收,验收结果报集团公司档案主管部门和中国神华能源公司工程建设业务主管部门备案;集团公司档案主管部门和中国神华能源公司工程建设业务主管部门对各分(子)公司档案业务主管部门组织的建设项目档案验收进行监督、指导。第十九条工程建设项目档案验收应成立以工程建设项目主管部门、档案管理部门及专业技术人员共同组成的项目档案验收组，并以召集验收会议的形式进行。项目的建设单位、设计、施工、监理和生产运行管理（或使用）单位的有关人员列席会议。第二十条项目档案验收会议的主要议程包括：一、项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况；二、监理单位汇报项目档案质量的审核情况；三、项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；四、项目档案验收组对项目档案质量综合评价；五、项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。第二十一条项目档案验收组检查项目档案时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。6第二十二条项目档案验收内容主要包括检查项目档案的基础管理工作，项目档案的完整、准确、系统情况，项目档案的安全管理。一、项目档案的基础管理工作包括项目建设单位（法人）建立健全项目档案管理各项制度、工作程序及执行情况；项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效监督、指导情况；管理项目档案的部门、人员及工作责任制的落实情况及档案管理人员的培训情况；项目档案管理工作经费的落实情况及必备的办公设备和信息化管理情况。二、项目档案的完整、准确、系统情况包括项目文件材料的收集、整理、归档情况；项目档案的整理、移交是否符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）。三、项目档案的安全检查包括档案库房的防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施及库房与阅览、办公用房分开情况；档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具是否符合标准；归档文件材料的制成材料是否符合耐久性要求；是否采取有效措施保证档案实体和信息的安全等情况。第二十三条项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。第二十四条项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。第二十五条项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提7出整改意见，项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。第六章工程建设项目档案的移交第二十六条工程建设项目所形成的全部项目文件在归档前应按档案管理的要求，由文件形成单位进行分类、组卷、装订、编目等整理工作；由建设单位负责进行或组织汇总整理。第二十七条除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。第二十八条工程建设项目档案验收合格后，建设单位应在项目正式通过竣工验收后三个月内向本单位档案管理机构移交。第二十九条建设单位应将移交的工程建设项目档案按要求排列顺序号并编制两份案卷移交目录，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等；交接双方当面清点，清点无误由接收人签字后，双方各持一份。第七章附则第三十条本办法自印发之日起执行。第三十一条本办法由中国神华能源股份有限公司负责解释。本办法如有与国家及行业有规定相抵触的，一律以国家或行业有关规定为准。附件：《建设项目文件归档范围和保管期限表》8附件工程建设项目文件归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限1可行性研究、任务书1.1项目建议书及报批文件永久1.2项目选址意见书及其报批文件永久1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久1.4项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久1.6设计任务书、计划任务书、报批文件永久2设计基础文件2.1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久3设计文件3.1总体规划设计永久3.2方案设计永久3.3初步设计及其报批文件永久3.4技术设计永久3.5施工图设计长期3.6技术秘密材料、专利文件永久3.7工程设计计算书长期93.8关键技术试验永久3.9设计评价、鉴定及审批永久4项目管理文件4.1征地、移民文件4.1.1征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图永久4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久4.1.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久4.1.4施工执照永久4.2计划、投资、统计、管理文件4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期4.2.2概算、预算管理、差价管理文件长期4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定长期4.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期4.3招标投标、承发包合同协议4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久4.3.3开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告长期4.3.4中标通知书长期4.3.5合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件永久4.4专项申请、批复文件4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久4.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期104.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件长期5施工文件5.1建筑施工文件5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.1.2施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期5.1.3原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单长期5.1.4建筑材料试验报告长期5.1.5设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.1.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探永久5.1.7土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录永久5.1.8施工日记、大事记永久5.1.9