学习情境六采购订单与采购合同管理

学习情景六采购订单与合同管理模块一采购订单管理模块二采购合同管理爱岗敬业；工作责任心；协同沟通；法律意识；客观公正；团队协助。掌握采购订单的制订步骤；了解并掌握采购订单的主要项目；分析订单在执行中如果进行跟踪；掌握采购合同的主要内容；系统掌握采购合同的签订和管理。能力目标能结合案例实际情况分析采购订单的如何制订和管理；能运用所学理论知识对采购合同的内容进行分析。能力目标模块一采购订单管理模块二采购合同管理分项任务任务导入麦当劳握手协议麦当劳坚守诚实经营，最让人吃惊的例子莫过于它和众多服务商之间的握手协议了。作为一种许多行业都曾使用过的过时招数，在如今动辄打官司的社会里，握手协议至今仍在麦当劳的供应商中生效，而且效果还很不错。其中许多供应商都已经连续两代或三代采用这种方式和麦当劳合作了，这是因为他们的父辈都认准了雷·克罗克是个很有信用的人……采购合同对企业而言是一种契约，合同的订立一般需考虑哪些方面的因素？合同条款一般有哪些？任务实施采购订单和采购合同的管理是采购管理中的重要内容，一般企业在确定了需要量和供应商之后，就会向供应商发出采购订单，以作为日后双方订立合同的一个依据。而采购合同是在双方协商取得一致的基础上所签订的一种经济合同。可以说采购订单和采购合同都是采购流程中的重要环节，这一环节的优劣将会直接影响到采购的作业流程是否顺利。模块一采购订单的管理一、采购订单的制订二、采购订单的明细管理三、采购订单跟踪任务提示本分项任务将引领你掌握采购订单的制订与管理，以及采购订单的跟踪管理。关键概念采购订单：主要是企业对所需采购物品的品质的一些描述。采购订单的管理是企业根据市场的计划，企业的用料计划和实际能力以及相关的因素，所制定的切实可行的采购订单计划，并下达至订单部门执行，在执行的过程中要注意对订单进行跟踪，以使企业能从采购环境中购买到企业所需的商品，为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件。模块一采购订单的管理（一）准备订单计划准备订单计划也主要分为四个方面的内容：接收市场需求、接收生产需求、准备订单环境资料和制定订单计划说明书（见图6-1）。一、采购订单的制订一、采购申请概述图6-1准备订单计划的内容一、采购订单的制订（二）评估订单需求评估订单需求是采购计划中非常重要的一个环节，只有准确的评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。它主要包括以下三个方面的内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求（见图6-2）。图6-2评估订单需求的内容一、采购订单的制订（三）计算订单容量计算订单容量主要有以下四个方面的内容：分析项目物料供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量（见图6-3）。图6-3计算订单容量的内容一、采购订单的制订（四）制定订单计划制定订单计划是采购计划的最后一个环节，也是最重要的环节。它主要包括以下四个方面的内容（见图6-4）。图6-4制定订单计划的内容下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间二、采购订单的明细管理（一）采购订单的管理采购订单的明细管理主要是通过对采购订单各项目的管理，使企业相关部门能够明确掌握材料订货的情况，当采购单位决定采购对象后，企业通常会寄发订购单给供应商，以作为双方将来交货、验收、付款的依据。（二）采购订单的主要内容采购订单主要是企业对所需采购物品的品质的一些描述,其主要内容包括以下几项：交货方式、验收方式、罚则、履约保证、品质保证、仲裁或诉讼、其他。二、采购订单的明细管理一、采购申请概述二、采购订单的明细管理表6-1订购单一般来说一份完整的采购订单除了要对所采购的物品进行描述外,通常在订购单的背面，会有附加条款的规定，这也是构成订购条件的一部分如表6-1所示。三、采购订单跟踪二、采购需求确定（二）合同执行过程订单的跟踪合同跟踪应把握以下事项：严密跟踪供应详细过程，保证订单正常执行；紧密响应生产需求形式；慎重处理库存控制；控制好物料验收环节。二、采购需求确定（三）合同执行后订单的跟踪一方面，督促财务部门使供应商按时收到本次订单的货款。另一方面，物料在运输或者检验过程中，可能会出现一些问题，偶发性的小问题可由采购人员或者现场检验人员与供应商进行联系解决，重要的问题可由质管人员、认证人员解决。二、采购需求确定在对订单的跟踪过程中可通过相关的采购追踪记录表来进行如表6-2所示。表6-2采购追踪记录表年月国内采购追踪记录表采购承办人编号请购单报价厂商及价格订购单验收备注请购总号发出日期收到日期品名/规格数量需要日期①②③日期编号数量单价金额交货日期供应商日期数量检验情形货款税额总金额模块二采购合同管理一、采购合同概述二、采购合同的签订三、采购合同的管理任务提示本分项任务将引领你掌握采购合同的概念以及采购合同的相关内容与条款，以及采购合同的签订等相关知识与技能。关键概念采购合同：是指物资流通企业根据市场需要，向物资的生产企业或其他物资流通企业购买某种物资而签订的协议。采购合同的签订：是指当事人双方依据法律的规定就合同所规定的各项条款进行协商，达到意思表示一致而确立合同关系的法律行为。模块二采购合同管理合同是一种重要的约束和控制手段，可能减少风险。双方一旦违约，给购买方造成损失，则可以根据合同条款，向对方获取赔偿。对方如果不愿意赔偿，则可以提交法院进行裁决处理。一、采购合同概述（一）采购合同的概念采购合同是指物资流通企业根据市场需要，向物资的生产企业或其他物资流通企业购买某种物资而签订的协议。（二）采购合同的性质采购合同是具有权利义务内容的经济合同。合法有效的合同有法律约束力，就是其对合同双方当事人有法律效力，可以强制执行，违反合同必须承担法律责任。合同加诸于双方当事人的义务是双方当事人在平等的地位上，依各自的自由意志选择的结果。一、采购合同概述（三）采购合同的内容采购合同的内容，也称采购合同的条款，是指合同双方当事人的具体权利和具体义务。一份买卖合同主要由首部、正文与尾部三部分组成如表6-3所示。表6-3采购合同的条款一、采购合同概述1.首部首部主要包括以下内容：名称：如生产用原材料采购合同、品质协议书、设备采购合同、知识产权协议、加工合同；编号：如2000年第1号；签订日期；签订地点；买卖双方的名称。一、采购合同概述2.正文通常采购合同的内容包括以下几个方面（见图6-5）。图6-5采购合同包括的内容一、采购合同概述2.1.2运输业务3.尾部合同的尾部包括合同的份数、使用语言及效力、附件、合同的生效日期、双方的签字盖章。二、采购合同的签订采购合同的签订，是指当事人双方依据法律的规定就合同所规定的各项条款进行协商，达到意思表示一致而确立合同关系的法律行为。（一）合同签订前的准备工作合同双方当事人应调查对方的资信能力，了解对方是否有签订合同的资格，或者代理人是否有代理资格。二、采购合同的签订（二）签订采购合同的程序1.要约订立合同的当事人一方向另一方发出的缔结合同的提议。发出该提议的人为要约人，另一方为受约人或相对人。要约的对象一般有三种：①指定的对象；②选定的对象；③任意的对象。二、采购合同的签订采购合同的要约具有下列特征（见图6-6）。图6-6采购合同的要约特征二、采购合同的签订2.承诺受要约人向要约人做出的对要约完全无异议的接受的意思表示。做出这种意思表示的人称为承诺人。要约人的要约一经受要约人即承诺人的承诺，合同即告成立。采购合同的承诺具有下列特征（见图6-7）。图6-7采购合同的承诺的特征二、采购合同的签订承诺和要约一样，也是一种法律行为。承诺人必须立即承诺自己承诺的合同义务。因此，承诺人在进行承诺时，必须严肃认真，在对要约的内容进行充分的了解，考虑之后，再向要约人做出承诺。在谈判过程中，订约当事人应遵循下列原则：①必须遵守国家的法律、政策与计划，不得利用合同进行违法活动；②必须坚持平等互利、协商一致、公平合理的原则。二、采购合同的签订（三）合同的草签与正式签订合同主要条款协商确定后，当事人双方可以先草签合同。待其他次要条款约定后，再正式签订合同。二、采购合同的签订（四）合同的公证与鉴证1.合同的公证所谓合同的公证，就是国家公证机关即公证处，代表国家行使公证职能，根据当事人的申请和法律的规定，依照法律程序，证明采购合同真实性和合法性的活动。二、采购合同的签订采购合同的公证主要审查合同是否具备下列条件（见图6-8）。图6-8采购合同的公证主要审查合同是否具备的条件二、采购合同的签订2.合同的鉴证采购合同的鉴证是合同监督管理机关根据双方当事人的申请，依法证明合同的真实性和合法性的一项制度。鉴证的特点（见图6-9）。图6-9鉴证的三个特点三、采购合同的管理（一）采购合同管理的内容（见图6-10）。图6-10采购合同管理的内容三、采购合同的管理（二）采购合同执行情况的检查与处理1.已执行合同的注销对已经全面履行，没有任何纠纷的合同应在合同管理员的合同登记注册上进行注销登记，同时从“备忘录”上划掉该合同。三、采购合同的管理2.合同的变更和解除（1）采购合同变更和解除的概念如表6-4所示。表6-4合同的变更和解除名称含义采购合同的变更是指采购合同没有履行或没有完全履行时，由当事人依照法律规定的条件和程序，对原采购合同的条款进行修改、补充、使之更精确等。采购合同的解除是指采购合同尚未开始履行或尚未全部履行的情况下，由当事人依据法律规定的条件和程序，终止原采购合同关系。三、采购合同的管理（2）采购合同变更或解除的条件。允许变更或解除采购合同：①当事人双方经协商同意，并且不因此损害国家利益和社会公共利益；②由于不可抗力致使采购合同的全部义务不能履行；③由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同。三、采购合同的管理3.违反采购合同的责任违反采购合同的责任即违约责任。当事人的违约责任是指采购合同当事人因自己的过错不履行或不完全履行采购合同而应当承受的经济制裁。4.合同纠纷的处理采购合同发生纠纷时，当事人可以通过协商或调解解决。当事人不愿通过协商、调解解决或者协商、调解不成的，可以依据合同中的仲裁条款或事后达成的仲裁协议，向仲裁机构申请仲裁。当事人没有在采购合同中订立仲裁条款，事后又没有达成书面仲裁协议的，可以向人民法院起诉。阅读与思考某日，江山市工商局淤头工商所通过对一份“备案合同”的及时审查，在巨额采购合同款项即将汇款的最后关头，及时成功地帮助一家农民专业合作社免除了64万元经济损失……合同签订过程了解清楚后，工商干部又进行了多方核实，从不同的侧面证实该合同是一份诈骗合同，由于审查及时，使该合作社避免了经济损失。阅读与思考1.准备订单计划主要有那几部分内容？2.订单环境资料主要包括什么？3.计算订单容量主要包括那几个方面的内容？4.采购订单的主要内容包括什么？5.进行合同跟踪过程中应把握那些事项？