公司行政类管理操作规范

精心整理精心整理合肥XXXX科技有限公司行政管理流程行政部2015-06-28目录1、行政-01会议管理工作流程2、行政-02客户招待管理工作流程3、行政-03固定资产管理流程4、行政-04办公用品/物料管理流程5、行政-05办公设备管理流程6、行政-06文书档案管理流程7、行政-07档案借阅管理流程8、行政-08收文管理工作流程9、行政-09发文管理工作流程10、行政-10名片印刷管理流程11、行政-11宣传物料制作管理流程12、行政-12宣传品/方案设计工作流程13、行政-13印章使用管理流程14、人事-01组织结构设计工作流程15、人事-02人力资源规划工作流程16、人事-03事档案管理工作流程精心整理17、人事-04考勤管理工作流程18、人事-05培训计划管理工作流程19、人事-06员工招聘管理工作流程20、人事-07员工录用管理工作流程21、人事-08员工绩效考核管理工作流程22、人事-09劳动合同管理工作流程23、人事-10员工出差管理工作流程1、会议管理流程编号：行政-01-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知，上报行政部审核相关部门、行政部步骤2综合管理部审核通过，上报总裁审批；审批通过，下发会议通知。行政部、总裁室步骤3相关部门做出会议预算、组织计划，上报总裁审批。步骤4相关部门的会前准备、召开、承办及会议纪要总结。相关部门、行政部步骤5总结交由上级领导或总裁审定，相关部门、行政部、总裁室步骤6审批通过，由行政部向公司各部门下发会议纪要行政部、总裁室此处会议性质为：招商会、展会、联谊会、客户答谢会等大型会议。办公会议流程在“另注”中。另注：公司内部办公会议流程：具体会议管理工作流程图如下：流程图：相关部门行政部相关领导确立议题安排会议议程会场布置会议记录上级审阅、签批印发有关部门、人员资料归档行政部收集发出会议通知时间、地点、与会人员、议题、议程场地布置、座次、签到、设备笔记、摄像、录音议题顺序、发言顺序、准备文件领导、部门提出撰写会议纪要、决议精心整理2、客户招待管理工作流程编号：行政-03-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1接待部门到行政部领取并填写《客户招待申请单》接待部门步骤2根据要求，接待部门安排就餐地点、规格。接待部门步骤3接待部门明确费用预算，报送财务审核，总裁审批财务部、总裁室是开始会议申请草拟通知受理审核总裁审批会议通知费用预算会前准备费用预算会议总结会议承办会议承办会前准备总裁审批部门审定纪要发文结束会议纪要是否精心整理流程图：接待部门财务部门相关领导3、固定资产管理流程编号：行政-02-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1各部门于每季度第一个月的5日前编写固定资产需求计划,并提交综合管理部门汇总；并上交总裁审核。申请部门、行政部、总裁室（急采购不受此限制）步骤2行政部询价做出预算，交由申请部门；申请部门上交财务部审核。行政部、申请部门、财务部步骤3财务审核通过上报总裁审批；行政部负责采购、入库。行政部、财务部、总裁室步骤4各部门领取，形成固定资产登记、领用清单，并在季末进行清点。申请部门、行政部流程图：申请部门行政部相关领导客户招待安排开始结束填写招待申请单总裁/部门经理审批审核明确费用预算用餐招待费用汇总报送财务部总裁/部门经理审批精心整理4、办公用品/物料管理流程编号：行政-04-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28流程图：申请部门行政部相关领导程序详细步骤备注步骤1各部门于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤2行政部文员将各部门采购计划汇总，上交行政部经理、财务经理审核。行政部、总裁室步骤3审核完成后，递交《采购申请单》给采购文员，进行采购。步骤4通知各部门内勤统一领取，并签字记录。行政部、申请使用部门开始制定年度/季度需求计划汇总年度/季度需求总裁审核采购申请选定供应商采购财务经理审核编制计划、预算市场调查、询价总裁审批入固定资产清单库签字领用固定资产领用清单归还季度固定资产清点结束精心整理5、办公设备管理流程编号：行政-05-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1行政部对各部门所有办公设备进行统一登记核实。使用部门、行政部步骤2行政部根据登记核查情况建立档案管理。行政部步骤3设备出现问题需要维修，递交设备维修单，经审批后即时维修。使用部门、行政部步骤4设备到限或不能使用，填写设备报废单，经审批后统一报废处理。行政部、总裁室流程图：行政部行政部经理总裁开始提交采购需求汇总需求行政部经理审核选定供应商采购财务经理审核编制计划、预算市场调查、询价入办公用品清单库审批签字领用办公用品领用清单归还月度办公用品清点结束是精心整理6、文书档案管理流程编号：行政-06-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1各部门内勤于每月5日前整理出本部门需要存档备份得文件资料。新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤2行政部汇总需要存档备份得资料，并分类、编号，进行归档保管。行政部步骤3每季度或年度对存档资料进行鉴定、筛选，提出档案销毁建议清单。行政部、总裁室步骤4根据审批进行销毁或重新分类、编号，以便存查。汇总人：行政部行政文员审核人：行政部经理审批人：总裁流程图：相关部门行政部相关领导办公设备登记开始结束设备使用情况表设备建档设备维修设备报废审批审核开始精心整理7、档案借阅管理流程编号：行政-07-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1申请人填写借阅登记表，行政部经理审批。申请部门、行政部步骤2保管文员调出文件，申请人查阅并即使归还。步骤3保管文员做好借阅资料归位工作，并监督查阅人登记签字。查阅人：各部门申请人审批人：行政部经理、总裁保管人：行政部文员流程图：申请部门行政部相关领导8、收文管理工作流程编号：行政-08-流程图编制日期：2016-06-28流程图：相关部门行政部相关领导文书结案收集、整理销毁建议档案鉴定保管分类、编号行政部经理审核议销毁总裁审批开始填写借阅表经理审批调出文件查阅归还总裁审批登记、归档普通文件重要文件结束开始收文信息整理收到文件整理收文精心整理9、发文管理工作流程编号：行政-09-流程图编制日期：2016-06-28流程图：相关部门行政部相关领导文件处理文件分发收集资料整理分类定期整理文件移交文件查阅结束审核审核否是否是精心整理10、名片印刷管理流程编号：行政-10-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1印制名片申请者填写名片印刷申请单，由行政部文员于每月月底之前统计，交由总裁审批。申请部门、行政部、总裁室步骤2名片印制前，行政文员需和申请人确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系方式、数量等需确认无误。企划部门需提供设计方案开始起草文件审查编号汇总文件文件打印文件执行定期整理文件储存文件下发文件执行结束总裁审批否是精心整理步骤3确认完毕之后，联系印刷业务者。申请部门、行政部步骤4自确认名片内容起，三日后到行政部领取。审批人：总裁制作人:行政文员流程图：申请部门行政部相关领导11、宣传物料制作管理流程编号：行政-11-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1宣传物料申请者填写宣传物料制作申请单，经行政部经理签字后交给制作文员。申请部门、行政部步骤2物品制作前，企划确定设计方案，行政文员需和申请人确认物品名称、数量、规格，交由时间等，需确认无误。企划部门、行政部协作步骤3确认完毕后，联系相关制作单位。行政部、对外制作单位步骤4根据物料制作时间不同，领取时间等待通知。行政部、申请部门填写名片制作申请单开始统计、汇总确认名片信息提供名片信息联系印刷、制作通知领取签字、确认登记结束企划部提供方案总裁审批精心整理流程图：申请部门行政部相关领导12、宣传品/方案设计工作流程编号：行政-12-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1宣传品/方案需求部门提议，企划部汇总信息，上报总裁。企划部门、总裁室步骤2审批通过，与提议部门沟通设计内容、要求，出设计方案。企划部门、申请部门步骤3总裁审批通过，设计方案编号、存档、备案、存查。企划部门、总裁室流程图：相关部门企划设计部门相关领导填写宣传制作申请单开始统计、汇总确认物料信息企划部门提供方案联系制作公司通知领取签字、确认登记、备案结束大额制作普通物料货到登记入库总裁审批精心整理13、印章使用管理流程编号：行政-13-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1申请人填写《印章使用登记表》，印章保管人审核。用印部门、行政部步骤2登记备案、通知用印。。步骤3印章归还，登记存档。审批人：总裁、行政部经理制作人：行政文员流程图：用印部门行政部相关领导申请/需求提议开始统计、汇总确认设计要求申请人提出要求出设计方案结束存档、备案总裁审批确认方案总裁审批精心整理14、组织结构设计工作流程编号：人事-01-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1公司高级管理层确定企业发展目标、主导业务。决策层步骤2分析公司主导业务流程，确定管理层次和管理幅度。决策层、人事部步骤3以主导业务为基础，划分部门，确定协作关系。人事部步骤4组织结构的设计、实施试用，及时调整流程图：相关部门实施人事部设计公司管理层规划填写印章使用表开始通知用印登记、存档印章使用登记、备案印章归还审核审核结束重要文件用印普通用印精心整理15、人力资源规划工作流程编号：人事-02-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1人力资源现状统计、分析。人事部步骤2人力资源供给与需求预测。步骤3人力资源规划。决策层、人事部流程图：人力资源现状人力资源规划结果和反馈开始公司高层规划发展战略、目标确定主导业务及具体业务内容分析业务流程、编制流程图与领导沟通确定管理层次、幅度以主导业务为基础，划分职能部门设置辅助职能部门（客服部等）从流程上，确定部门间的协作关系与领导商讨确定组织结构使用、验证根据发展变化，进行调整结束精心整理16、人事档案管理工作流程编号：人事-03-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1人力资源部建立健全人事档案。人事部步骤2人事档案的保管、存查。流程图：员工资料收集建立员工档案档案保管开始分析公司发展规划、目标对现有人力资源分析预测公司人力资源需求执行情况，分析人力短缺过剩原因公司外部供给情况预测确定公司人力资源需求人事部执行计划调整、修正人力资源规划确定人力资源计划、政策结束精心整理17、考勤管理工作流程编号：人事-04-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1员工填写考勤表，行政文员汇总出勤记录人事部、相关部门步骤2递交行政部经理，每月月底根据考勤结果制作当月工资表总裁室步骤3考勤信息存档，以便日后存查。人事部流程图：相关部门人事部相关领导开始结束人资部收集员工人事资料人资部对档案进行管理、检查人资部对员工资料进行整理、分类及时更新员工档案内容和资料对员工人事材料编制目录及编码精心整理18、培训计划管理工作流程编号：人事-05-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1申请人提出培训需求，行政部分析并制定培训计划。申请部门、人事部步骤2人事部估算培训费用，上报总裁审批人事部、总裁室步骤3准备资料、课件，实施培训、评估、考核。人事部、用人部门步骤4资料归档，分析培训内容及考核结果。流程图：申请部门人事部相关领导填写员工考勤表开始出勤记录汇总制作当月工资表编制出勤报告表信息存档结束总裁审批精心整理19、员工招聘管理工作流程编号：人事-06-步骤表/流程图编制日期：2016-06-28程序详细步骤备注步骤1用人部门提出招聘需求，总裁审批，行政