众软人力资源管理系统常见问题

众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第1页，共47页众软人力资源管理系统常见问题（问与答）第一章基础类一、问：请问如何安装MSSQL2000数据库？答：我司人力资源管理系统在正常使用运行之前，必须安装，具体安装说明请参阅《MSSQLServer2000数据库安装手册》说明文档。二、问：请问贵司人力资源管理系统如何安装及安装条件？答：我司人力资源管理系统安装条件如下：A、软件环境：MS32位操作系统：如WindowsMe、Windows2000、Windows2003、WindowsXP等；数据库系统：MSSQL2000以上数据库库系统(含MSSQL2000各个版本，不支持MSSQL7.0版本)；语言版本：中文简体或中文繁体版操作系统；B、硬件环境：客户端：CPUP42.0；内存256M以上，推荐512M或1G以上；单机版：即一台电脑同时做为服务器及客户端，CPUP42.0；内存512M以上，推荐1G以上；服务器：CPUP43.0；内存1G以上，推荐2G以上；一般人数在千人以上或3个客户端以上，我们建议使用专用服务器。服务器的性能对各端户端的操作速度有决定性作用。对于采用远程异地形式，那么服务器端需采用固定IP与Internet网相联，各客户则可采用无固定IP的ADSL与Internet相联。当然如果企业条件允许的话，是采用企业VPN网时，则与企业局域的性质一样(具体可以与电信部门或VPN提供商联系)。如何安装系统，请参阅《系统安装用户手册》说明文档。三、问：集团各异地公司无固定IP，如何通过Internet网相联？答：可以使用第三方免费或收费软件，如花生壳。四、问：请介绍一下功能模块操作界面及使用？答：在系统的各个功能模块中，操作界面基本一致，部分功能模块略有不同，下面以[人事档案管理]为例，从下图中，可以看到不同颜色的框和其注释，下面我们对各注解作一说明：【菜单栏】：就是系统所有的大功能模块的菜单；【工具栏】：就是当前模块的工具栏，可以通过这些工具按钮对当前模块进行相关的操作；【快捷查询栏】：也称查询栏，可以通过这个查询栏快速的相找相关数据，因查询栏依不同的功能模块其供查询的项目会不同，在须查询的项目中录入查询值后，点[查询]按钮就可以查询出指定条件的数据，各项目都为空时，即不录入任何查询值时，表示查询所部的指定数据；【部门列表栏】：也称为部门列表树，通过点击不同的树层(不同的从属部门)时，可以快速的对[表格]中的数据进行过滤操作，只显示所点击的部门列表栏所对应的数据（含其属下部门的数据）；【表格】：也可称为数据表现区，主要显示数据内容；【表左上角】：单击此区域，可以全选全部的表格数据；【表格头/表头】：就是项目名称，在此区域单击或多次单击某个项目时，就可对表格中的此列数据进行排序（升序△、降序▽、不排序，并且表头的项目名称右边出现向上或向下的三角块图形，不排序时为无三角块图形）众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第2页，共47页【表格行头/行头】：一般简称为行头小方块，即最左边的那一列方块，一般用于选择多行数据所用，只有点中该方块才能选中表格的某行，并且出现一个小三角箭头（紫圈）表示选中该项。我们可以通过按Ctrl或Shift键选择多项，也可以点击表头与该方块列交界的最左上角的小方块（表左上角）选择全部数据；【表格汇总栏】：即表格的最底下一行/栏，一般显示当前表格中的记录数，即人数；其界面参考图二如下：（图二）五、问：请介绍一下工具栏界面及使用？答：因在不同的功能模块中，各工具栏会不同，主要有如下几种：(工具栏一)(工具栏二)(工具栏三)下面对各工具栏中的按钮分别作一简单说明：其中灰色的表示当前不能使用的按钮，当满足一定条件时才能使用，如[取消]，须选进行[新增]或[修改]众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第3页，共47页操作后才能使用。【退出】：就是退出当前功能模块；【首笔】：就是移到在表格中的第一行做为当前行；【末笔】：就是移到在表格中的最后一行做为当前行；【新增】：用户可通过点击此按钮来增加资料，在大部分功能模块中系统会弹出一个新增窗口来供用户新增资料；如下图：【批量】：用户可通过单击批量按钮来对数据进行批量新增或修改资料的操作，从而加快新增或修改数据的工作量，具体请参阅其软件中的[操作说明]；【修改】：用户可通过单击修改按钮或在表格相应行的任意一个选项中双击鼠标左键，就可以实现修改功能，在大部分功能模块中系统会弹出一个修改窗口来供用户修改资料，用户点击[修改]后就可以实现修改功能；众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第4页，共47页【取消】：就是取消当前修改的资料；【保存】：就是保存当前修改的资料；【删除】：就是删除当前行或所批量选择的资料；【排序】：通过此功能按钮可以对表格中的数据进行各种复杂的排序；【查找】：通过此功能按钮可以对表格中的数据进行各种复杂的查找；【导出】：通过此功能按钮可以对表格中的数据进行导出，导出的格式有：EXCEL文档、TXT文本等；【打印】：通过此功能按钮可以对表格中的数据进行打印；【刷新】：通过此功能按钮可以重新从服务器上获取最新数据；特别说明：在软件中，将鼠标移至相关按钮中有提示说明！六、问：如何在系统的功能模块中将资料导出？答：系统各功能模块中都可以将资料导出，导出的格式有：EXCEL文档、TXT文本等。操作方法如下：1、选择要导出的资料；2、单击工具栏中的[导出]功能按钮，选择要导出的格式及录入文件名称就可；3、如要导出全部，可以通过左键，选择[选择全部]功能来选择全部资料；4、反黑记录表示已选择的资料:1、可以拖动鼠标来多选连续的记录；2、按住Ctrl键+鼠标单击来选择不连续的记录！选择界面如下：众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第5页，共47页导出操作界面如下：七、问：系统中有关各种单据如何操作有没有共性？及相关的注意事项？答：系统中属于单据类的模块较多，常见的有如人事管理中的[员工转正管理]、[员工辞工管理]、[员工证件管理]、[员工奖励管理]、[员工惩罚管理]；考勤管理中的[员工请假管理]、[员工出差管理]、[员工调休管理]、[手工签卡管理]、[员工加班管理]；工资管理中的[员工调资管理]、[员工借款管理]等等。一般这类单据，以手工录入为主，其工具栏主要界面如下：其中：部分单据模块有[批量]、[导入]等功能，其注意事项一般在各个功能模块中都有相关的操作说明。八、问：系统有关人事、考勤、工资的综合流程图是什么？答：如果贵司使用了我司的人事、考勤、工资等较全的功能模块，那么其综合流程图如下，如果只是使用或购买了部分功能模块，请参考部分流程的环节部分。众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第6页，共47页第二章人事类本章前述：人事管理系统操作流程及功能参考图如下(请以实际系统中的功能为准)：众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第7页，共47页九、问：我司购买了贵司的人事档案管理系统，请问我开始使用时采用什么步骤来全面使用系统，具体操作如何？答：欢迎您使用我司的《人事档案管理系统》！对于首次使用系统时，步骤如下：1、设置人员基本资料：如部门资料（在《信息中心》《企业组织架构》中建立部门资料）；职务/职位资料（在《信息中心》《人事管理》《基本信息设置》《职务编码》中建立职务/职位资料）等，此类资料的操作都在《信息中心》中的相关功能中操作来实际；2、设置人员资料：即人事档案资料，在《人事管理》《人事档案管理》中建立贵司人员资料；3、人事日常事务操作：如员工转正、员工辞工、员工请假等，请在相关功能模块中操作就可；4、人事资料汇总及分析：如学历汇总分析、人事变动分析等，在《人事管理》《人事统计分析》中的相关功能模块中操作；5、人事决策分析：如学历分析图、民族分析图、工龄分析图等，在《人事管理》《人事决策分析》中的相关功能模块中操作；6、其它功能：在系统相关功能模块中操作；注意：部分功能模块，与贵司所购买的功能模块有关，如贵司未购买相应的功能模块，则无此功能！相关界面图如下：（略）十、问：系统在何处建立部门资料？答：在《信息中心》《企业组织架构》中建立部门资料，操作界面图如下：众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第8页，共47页其中工具栏功能按钮说明：【新增同级】:即新增当前所选部门的同级部门；【新增下属】:即给当前所选择的部门新增其子部门（下属部门）；【修改】:对当前资料进行修改，如果某部门有子部门时，则此部门的编号不能进行修改；【取消】:取消修改或编辑的资料，恢复至未保存资料前的内容；【保存】:保存修改或编辑后的资料。【删除】:删除当前资料，但如果当前部门已有人员属于此部门（即使用中），系统则不能进行删除操作。【展开】:展开全部的部门及其下属部门；【收缩】:只显示一级部门，其下属部门收缩；【打印】:将当前的资料进行打印；【刷新】:重新获取最新的资料，尤其是多人共同操作时，某些资料有可能已更改过，此时可以重新获取最新的资料。注意：1）、部门编号一般采用字母或数字来表示，且只录入唯一的当前部门的后缀编码(如：01、02之类的)，系统保存时会自动加上其上级部门的编号而组合成其完整的部门编码，还有编码不要用汉字来表示！2）、工具栏功能按钮在其它功能模块中类似，系统自带提示功能（鼠标移至其上面时）！温馨提示：同级和下属是相对的，以是当前光标所处的部门来讲的。例如，以上图新增部门：“木材加工分公司质检”为例，当光标是处于“木材加工分公司”时(他们本来就是上下级的关系)，则使用【新增下属】,当光标是处于“木材加工分管理”时(他们本来就是同级的关系)，则使用【新增同级】。十一、问：如何建立职务/职位资料？众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第9页，共47页答：在《信息中心》《人事管理》《基本信息设置》《职位编码》中建立职务/职位资料，操作界面图如下：十二、问：如何建立辞职类型资料？答：在《信息中心》《人事管理》《基本信息设置》《辞职类型》中建立辞职类型资料，操作界面图如下：十三、问：[人事档案管理]模块中为什么没有“导入”功能？答：系统默认情况下，[人事档案管理]模块中的“导入”权限中关闭的，请在当前操作人员所属的权限组中开启“导入”权限功能，重新进入[人事档案管理]模块就有了(如果开启“导入”权限功能前已打开，须关闭后再打开)。十四、问：人事系统开始使用时如何从EXCEL中导入员工资料(花名册)？答：1、首先当前操作人员须有[人事档案管理]的“导入”权限，如没有，请先开启此权限或与系统管理人员联系(超级用户)。2、按要求准备好EXCEL员工资料，其中EXCEL员工资料表须至少满足如下几点要求：A、EXCEL第一行，须为与[人事档案管理]模块中表格的列标题名称一致；B、EXCEL员工资料中不能有任何的“合并单元格”；C、如果导入时是采用“生成式”，则EXCEL员工资料须存在“员工工号”或“员工”和“部门编号”这两个列名(当然也要有内容)，同时“员工工号”或“员工”资料不能有重复（要唯一），“部门编号”资料要与系统中的部门编号一致；如果导入时是采用“更新式”，则只须存在“员工工号”或“员工”这个列名。众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第10页，共47页D、相关界面如下图：特别提醒：1、系统有关日期项目(如[入职日期]、[出生日期]等)，其日期的格式须为：YYYY-MM-DD，如2002-01-01，不能是2002-1-1或2002-01-1之类的。如何在EXCEL设置这种格式，可以通过设置单元格格式来实现，如下图，更具体操作方法请参考EXCEL帮助系统，如果通过上述方法，还不能达到要求，只能说明此数据不规范，只能手工一一修改了。众软人力资源管理系统问与答【2009-04-25】第11页，共47页2、其中人事档案中如下项目是使用的内容，而非系统中对应的代码/编号，[所属民族]、[所属省份]、[所属职务]、[最高学历]，即