第七章 采购谈判和合同管理

第七章采购谈判和合同管理本章学习目标掌握采购谈判的含义；熟悉采购谈判的使用场合；掌握采购谈判的过程；了解采购谈判的基本原则；掌握采购谈判的策略和技巧；掌握采购合同的分类；掌握采购合同格式和内容；熟悉采购合同的履行；第一节采购谈判基础一、采购谈判的含义及适用场合（一）采购谈判的含义采购谈判是指企业为采购商品作为买方，与卖方厂商对购销业务有关事项，如商品的品种、规格、质量保证、订购数量、包装条件、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件等进行反复磋商，谋求达成协议，建立双方都满意的购销关系。采购谈判的意义在多数情况下，提高了谈判绩效能够实现以下多项目标：1、更低的供应总成本；2、更好的品质、耐用性和性能；3、使合同的履行更加有效并能按时进行；4、更好的售后服务；5、减少采购过程中的各种争执等等。（二）采购谈判适用场合1、采购价值较高的产品或服务时；2、当有保证长期供应的要求时；3、至少有两个以上供应商时；4、在采购很复杂且除了价格之外还有很多因素（如规格、交货和服务）要考虑的时候；5、公开招标过程没有找到合适供应商时；6、对于合同内容无所借鉴，价格、完成的条件和技术要求必须先给予澄清，再做出决定时。二、采购谈判过程1、准备3、签署协议2、会谈图7-1谈判过程图（一）准备阶段1、收集信息（1）市场行情信息：市场价格信息，特别是供应商产品在市场的比重、成长、市场占有率、新市场等；（2）环境信息：影响企业采购活动的外部因素，如国家经济政策的制定、价格体系的改革、进出口政策方针的制定、价格体系的改革等；（3）企业内部需求信息：企业所需原材料、零配件需用量计划，企业计划任务的变更，资金状况等；2、确定谈判目标谈判目标可分为三个层次：（1）最好的目标：这种目标是采购者期望通过谈判所要达到的上限目标，这一目标实现其他难度很大；（2）最坏的目标：这种目标是采购者可接受需求的最低限度，如果不能达到，谈判应该有其他选择。（3）现实的目标：介于最好目标和最坏目标之间的目标。（一）准备阶段3、制定谈判策略制定谈判策略，就是制定谈判的整体计划，从而在宏观上把握谈判的整体进程。制定谈判策略，包括确定那些最有利于实现谈判目标的方法。在准备阶段收集到的信息，是制定谈判策略的基础。制定谈判策略涉及到要进行一系列的决策，这些决策包括：是单赢还是双赢？先谈判什么问题？后谈判什么问题；开始的立场是什么？谈判团队人员组成？谈判地点选择当有特殊情况发生时应急方案是什么？等等（二）会谈阶段开局阶段摸底阶段磋商阶段达成协议图7-2谈判程序（二）会谈阶段1、开局阶段谈判的开局阶段是指谈判准备阶段之后，谈判双方进入面对面谈判的开始阶段。谈判开局阶段中的谈判双方对谈判尚无实质性感性认识。谈判开局阶段需要做的几项工作包括：（1）创造和谐的谈判气氛（2）进一步加深彼此的了解和沟通（3）洞察对方，调整策略（4）开局的另一项任务是共同设计谈判程序，包括议题范围和日程。（二）会谈阶段2、摸底阶段在合作性洽谈中，摸底阶段双方分别独自阐述对会谈内容的理解，希望得到那些利益，首要利益是什么，可以采取何种方式为双方共同获得利益做出贡献，以及双方的合作前景。这种陈述要简明扼要，将谈判的内容横向展开。（二）会谈阶段3、磋商阶段所有要讨论的议题内容都横向展开，以合作的方式，反复磋商，逐步推进谈判内容。通过对采购商品的数量、价格、交货方式、付款条件等各项议题的反复讨论，互作让步，寻找双方都有利的最佳方案。由于此阶段是全部谈判活动中最为重要的阶段，故其投入精力最多、占有时间最长、涉及问题最多（二）会谈阶段磋商阶段要关注的几个问题：（1）合理地报价、还价或提出条件（2）报价应遵循的原则第一，对卖方来讲，开盘价必须是最高的第二，开盘价必须合乎情理第三，报价应该坚定、明确、完整，不加解释和说明（3）还价策略（三）签署协议阶段谈判在历经了准备阶段、开局阶段、磋商阶段之后，就进入了达成最终协议阶段，在这一阶段，总结和明确阐述所达成的协议有其重要，这也是决定下一步的目标，以及为完成协议确定角色责任的时候。记住协议阶段不是工作的结束而是一种开始，除非双方都对协议感到满意，并清楚地了解协议所涉及的内容，否则迟早就可能会出现问题（三）签署协议阶段协议签署应从以下几个方面进行注意：第一，起草协议应从实际出发，反映谈判所解决的实际需要，切忌照搬，照抄别人合同或标准性格式。其次，关于法律适用条款问题再次，关于协议文本的文字使用问题最后，审查或修改谈判协议第二节采购谈判原则、策略及方法一、采购谈判基本原则1、谈判前要有充分的准备2、只与有权决定的人谈判3、尽量在本企业办公室谈判4、对等原则5、以数据事实说话，提高权威性二、采购谈判的策略和技巧（一）采购谈判的策略1、避免争论策略（1）冷静倾听对方的意见（2）婉转地提出不同意见（3）谈判无法继续时应马上休会2、抛砖引玉策略①谈判出现分歧时，对方会误认为你是故意在给他出难题；②若对方是一个自私自利、寸利必争的人，就会乘机抓住对他有利的因素，使你方处于二、采购谈判的策略和技巧3、避实就虚策略避实就虚策略是指你方为达到某种目的和需要，有意识地将洽谈的议题引导到相对次要的问题上，借此来转移对方的注意力，以求实现你的谈判目标。4、保持沉默策略保持沉默，是处于被动地位的谈判人员常用的一种策略，是为了给对方造成心理压力，同时也起缓冲作用。5、情感沟通策略6、先苦后甜策略7、最后期限策略。使用该策略时还应注意：（1）切记不可激怒对方而要语气委婉、措辞恰当、事出有因；（2）要给对方一定的时间进行考虑，让对方感到你不是在强迫他，而是向他提供了一个解决问题的方案，并由他自己决定具体时间；（3）提出最后期限时最好还能对原有条件也有所让步，给人以安慰。二、采购谈判的策略和技巧（二）采购谈判的技巧1、入题技巧①迂回入题②先谈细节、后谈原则性问题。③先谈一般原则、再谈细节④从具体议题入手2、阐述技巧（1）开场阐述（2）让对方先谈（3）坦诚相见二、采购谈判的策略和技巧3、提问技巧（1）提问的方式：①封闭式提问；②开放式提问；③婉转式提问；④澄清式提问；⑤探索式提问；⑥借助式提问；⑦强迫选择式提问；⑧引导式提问；⑨协商式提问。（2）提问的时机：①在对方发言完毕时提问；②在对方发言停顿、间歇时提问；③在自己发言前后提问；①在议程规定的辩论时间提问。（3）提问的其他注意事项：②注意提问速度；注意对方心境；③提问后给对方足够的答复时间；④提问时应尽量保持问题的连续性。4、回答的技巧回答时应注意：①不要彻底答复对方的提问；②针对提问者的真实心理答复；③不要确切答复对方的提问；④降低提问者追问的兴趣；⑤让自己获得充分的思考时间；⑥礼貌地拒绝不值得回答的问题；⑦找借口拖延答复。二、采购谈判的策略和技巧5、说服技巧（1）说服原则：①不要只说自己的理由；②研究分析对方的心理、需求及特点；③消除对方戒心、成见；④不要操之过急、急于奏效；⑤不要一开始就批评对方、把自己的意见观点强加给对方；⑥说话用语要朴实亲切、不要过多讲大道理；态度诚恳、平等待人、积极寻求双方的共同点；⑦(承认对方“情有可原”善于激发对方的自尊心；⑧坦率承认如果对方接受你的意见，你也将获得一定利益。（2）说服具体技巧：①讨论先易后难；②多向对方提出要求、传递信息、影响对方意见；③强调一致、淡化差异；④先谈好后谈坏；⑤强调合同有利于对方的条件；⑥待讨论赞成和反对意见后，再提出你的意见；⑦(说服对方时，要精心设计开头和结尾，要给对方留下深刻印象；⑧结论要由你明确提出，不要让对方揣摩或自行下结论；⑨多次重复某些信息和观点；⑩多了解对方、以对方习惯的能够接受的方式逻辑去说服对方；先做铺垫、下毛毛雨，不要奢望对方一下子接受你突如其来的要求；强调互惠互利、互相合作的可能性、现实性。第三节采购合同管理一、采购合同及其分类（一）采购合同采购合同是由买卖双方或经其授权的代理人经过协商一致而签订的合同文本，采购合同也包括买发的订货单，买卖双方对要约经达成协议后才有效（一）采购合同1、采购合同要件合同成立的要件如下：有法律效力的相关证明文件；签约人具有权力与民事行为能力；标的物合法；履约的能力及给付；签约人对待定事项的协商一致。（一）采购合同2、采购合同成立方式（1）签约方式（2）确认接受方式（3）换文方式（二）采购合同分类1、按买卖双方亲疏关系分（1）现货合同（2）定期采购合同（3）无定额合同（4）定额合同（5）合伙合同（6）合资合同（二）采购合同分类2、以成立方式分类（1）合同的口头形式指买卖双方只有口头语言为意思表示订立合同，而不用文字表达协议内容的合同形式（2）书面形式是指买卖双方以合同书或者电报、电传、电子邮件等数据电文形式等各种可以有形地表现所载内容的形式订立合同（二）采购合同分类3、以销售方式分类（1）销售合同（2）承揽合同（3）代理合同二、采购合同格式及内容采购合同是记载买卖双方当事人协议同意事项的文件，也是双方订立合约的书面证明，其将作为日后双方履行合约的根据。通常，采购合同的制作有两种形态：由买方制作的采购合同，由卖方加以签署确认；由卖方制作的销售合同，由买方加以签署确认。二、采购合同格式及内容（一）采购合同的格式采购合同一般分为约首、合同条款和约尾三部分。约首主要写明采购方和供货方的单位名称、合同编号和签订约地点。约尾是双方当事人就条款内容达成一致后，最终签字盖章使合同生效的有关内容，包括签字的法定代表人或委托代理人姓名、开户银行和账号、合同的有效起止日期等。二、采购合同格式及内容（二）采购合同的内容1、合同的标的。主要包括货物的名称、质量、规格、数量、包装，以及如何检验和认定的办法。（1）货物名称。（2）质量要求和技术标准（3）产品的数量二、采购合同格式及内容2、合同的价格这是合同的实质性条款，被看作是买方的主要义务。价格可能是单价，也可能是合同总价款。3、卖方的义务（1）产品的交付方式（2）交货期限（3）产品包装二、采购合同格式及内容4、买方的义务（1）办理结算的时间和手续（2）拒付货款条件（3）逾期付款的利息5、买方对商品的验收（1）验收依据（2）验收内容（3）验收方式（4）对产品提出异议的时间和办法二、采购合同格式及内容6、违约责任（1）承担违约责任的形式（2）供货方的违约责任1）未能按合同约定交付货物2）产品的质量缺陷3）供货方的运输责任（3）采购方的违约责任1）不按合同约定接受货物2）逾期付款。采购方逾期付款，应按照合同内约定的计算办法，支付逾期付款利息3）货物交接地点错误的责任三、采购合同的履行在贸易过程中，买卖双方经过交易磋商，达成协议并签订了书面合同。合同已经依法有效成立，即成为有约束力的法律文件，有关当事人就必须履行合同中规定的责任和义务，任何一方不得擅自更改或者解除合同，或以任何借口不予履行或部分履行，否则就构成违约，要承担由此而引起的经济责任和法律责任三、采购合同的履行合同履行过程中注意事项：（一）交货数量的允许增减范围（二）合同的变更或解除（三）货物的交接管理1．采购方自提货物2．供货方负责送货到指定地点三、采购合同的履行（四）货物的验收管理1．验收方法（1）数量验收的方法主要有：①衡量法。即根据各种物资不同的计量单位进行检尺、检斤，以衡量其长度、面积、体积、重量等，如胶管衡量其长度、钢板衡量其面积、木材衡量其体积、钢筋衡量其重量等是否与合同约定一致。②理论换算法。如管材等各种定尺、倍尺的金属材料，量测其直径和壁厚后，再按理论公式换算验收。换算依据为国家规定标准或合同约定的换算标准。③查点法。采购定量包装的计件物资，只要查点到货数量即可。包装内的产品数量或重量应与包装物的标明一