中国石化加油卡

4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－14.10加油卡管理业务流程一、业务目标1经营目标1.1保证加油卡系统正常运行。1.2稳定和扩大客户群。1.3减少现金结算量，加快货款回笼。1.4保证资金结算流程顺畅和资金安全。2财务目标2.1核算规范，确保销售收入及预收账款的真实、准确、完整。2.2保证加油卡系统的各项数据与财务数据的一致性。3合规目标3.1符合国家税收、金融及物价政策有关规定及股份公司内部规章制度要求。3.2防止其他单位利用加油卡为个人套取现金。二、业务风险1经营风险1.1加油卡系统各类故障引起客户投诉和纠纷，影响股份公司声誉。1.2加油卡系统各类故障导致扣款额与实际付油量不符，4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－2以及清户、挂失换卡时多退款给客户，造成资金损失。1.3缴存公司银行账户的现金充值额少于客户实际支付充值额，造成资金损失。2财务风险2.1多记或少记预收账款和收入。2.2加油卡系统各类故障以及数据上传得不到保证而导致卡账与卡钱包不匹配，造成财务数据不实和资金损失。3合规风险3.1违反税收、金融及物价管理法规及股份公司内部规章制度要求，受到处罚。3.2利用加油卡为个人套取现金，损害股份公司形象。三、业务流程步骤与控制点1卡片管理1.1油品销售事业部设立制卡中心，由市场信息处、零售管理处负责。各级零售管理部门依据《中国石化加油卡卡片管理办法》，对卡片订购、制卡、入库、领用以及黑卡、坏卡处理等进行记录，对省（市）分公司卡片管理工作实施监督。依据《中国石化加油卡密钥管理系统章程》，加强对加油卡密钥系统的安4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－3全管理，防范加油卡业务风险。1.1.1省公司IC卡管理员依据《中国石化加油卡卡片管理办法》，根据市公司每月上报的IC卡需求计划向销售公司零管处订购IC卡，并做好卡片入库、领用以及坏卡回收处理等台账登统工作。1.1.2省公司信息处依据《中国石化加油卡密钥管理系统章程》，加强对加油卡密钥系统的安全管理，防范加油卡业务风险。1.1.3市公司IC卡管理员负责本辖区用户卡和内部卡的领用计划上报工作，并在领用时填写《加油IC卡领用单》。1.2售卡网点按规定向上级零管部门上报本地区所需用户卡数量，结合本网点的实际情况做好用户卡的领用、保管和对外销售工作。对加油站内部卡的领用、回收和库存管理，要建立规范的台账，加强卡片过程管理。从领用首批内部卡开始，加油站应每月对内部卡片进行实物库存盘点并如实填写卡片领用存台帐。1.2.1IC卡销售点营业员结合本网点的实际情况，按规定向市公司卡管中心上报所需用户卡数量，做好用户卡的领用和对外销售工作。1.2.2加油站出纳员负责保管用户卡，并于每月结帐日，与4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－4营业员和站长共同盘点库存卡片，如因保管不善造成卡片丢失，由加油站出纳员负责赔偿。加油站出纳员交接时，必须盘点IC卡库存卡片。1.2.3加油站站长负责内部卡的领用和分配，员工卡分配到员工时必须要求员工设置自己的使用密码。内部卡由出纳员保管，每月出纳员和站长对内部卡片进行实物盘点，由于加油员保管不善造成卡片丢失，由加油员负责赔偿；由于出纳员保管不善造成卡片丢失，由出纳员负责赔偿。出纳员负责如实填写卡片领用存台账。1.3加油站对安装在本站的PSAM卡的跟踪管理和本站领用的员工卡、维修卡、验泵卡的保管、使用，要有相关书面记录。员工卡交接要建立规范的交接手续，由交接双方签字确认。验泵卡和维修卡由公司零管部门指定的管理人员保管，不得随意挪做它用。维修、验泵用油必须在监督下做回罐处理，并做相应记录。1.3.1加油站站长负责对安装在本站的PSAM卡的跟踪管理和本站领用的员工卡和验泵卡的保管、使用，要有相关书面记录。员工卡交接要建立规范的交接手续，由交接双方签字确认。维修卡由市公司卡管中心保管，4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－5不得随意挪做它用。使用验泵卡校验加油枪必须由片区计质量监管员在场监督进行，维修、验泵用油必须做回罐处理，并做相应记录。1.4对卡片领、发、存、回收、上缴的台账，要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存的盘点，将实际卡片库存与系统和手工台帐进行核对，如库存不符及时查明原因。提出处理意见报省（市）分公司零售管理部门。1.4.1IC卡销售点营业员对用户卡领、发、存、回收、上缴台账要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存盘点（盘点时间与财务结账时间保持一致），盘点由营业员和出纳员共同进行，并将实际卡片库存与系统和手工台账进行核对，如库存不符及时查明原因报市公司卡管中心，市公司卡管中心提出处理意见报省公司卡管中心。1.4.2加油站站长和出纳员对内部卡的领、发、存、回收、上缴台账要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存盘点（盘点时间与财务结账时间保持一致），盘点由站长和出纳员共同进行，并将实际卡片库存与系统和手工台账进行核对，如库存不符及时查明原因报市公司卡管中心，市公司卡管中心提出处理意见报省公司卡管中心。4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－62售卡（充值）网点的设立2.1地市公司零管部门根据售卡（充值）网点设立原则提出建议,上报省（市）分公司零管、信息部门审批。售卡（充值）网点的设立应遵循四个原则：一是网络条件好；二是靠近开户银行、便于管理；三是安全、方便客户；四是确定加油站作为售卡（充值）网点时，必须选择已纳入收支两条线资金管理范围的全资加油站。2.1.1市公司卡管中心根据IC卡销售点设立原则提出建议,上报省公司卡管中心和信息部门审批。IC卡销售点的设立应遵循五个原则：一是我方市场控制能力弱、竞争激烈的市级城区、县区，1-2个加油站设一个销售点；二是我方市场控制能力强、具有一定垄断性的市级城区、县区，3-4个加油站设一个销售点；三是有IC卡加油站的乡镇地区，每镇设一个销售点；四是广州、佛山、东莞、珠海、中山5市公司的国省道加油站，年销量在5000吨以上的加油站设销售点，其余10市公司的国省道加油站，年销量在3000吨以上的加油站设销售点；五是高速公路加油站全部设销售点。3售卡充值3.1发卡网点营业员应按照《加油卡章程》审核用户开户4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－7有效证件及《中国石化加油卡业务申请表》，并在各张表单上盖章后办理收款充值手续。3.1.1IC卡销售点营业员应按照《加油卡章程》审核用户开户有效证件及《中国石化加油卡业务申请表》，详细登统客户资料并在各张表单上签名后办理开户、收款充值手续。3.2售卡（充值）网点人员应使用本人的员工编号和口令登录系统，充值时，先收款后充值，不允许空充值。用户以支票充值的，售卡（充值）网点人员应先给用户开具支票收取收据，待支票确认生效后才能充值。3.2.1IC卡销售点营业员应使用本人的员工编号和口令登录系统，充值时，要凭加油站收款员开具的收款收据充值，不允许空充值。用户以支票充值的，出纳员应先给用户开具支票收取收据，待支票确认生效后才能充值。3.3售卡（充值）网点应对当天收到的充值款额（含工本费及手续费）与加油卡管理系统中显示的充值额以及打印的加油卡预收款日报表、发卡网点业务日报表中的相关数字进行核对，核对不一致的必须查明原因，原因不明的必须当天逐级上报省市公司相关部门予以解决。4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－83.3.1IC卡销售点营业员每日营业终了，在系统中做日结操作，并打印《加油卡预收款日报表》和《发卡网点业务日报表》。3.3.2加油站出纳员负责对当天收款员收到的营业款额（含工本费及手续费）与营业员在加油卡管理系统中打印的《加油卡预收款日报表》、《发卡网点业务日报表》中的相关数据进行核对，核对不一致的必须查明原因，原因不明的必须当天上报市公司财资部和卡管中心予以解决。3.4售卡（充值）网点应每日将充值营业款及时缴存银行，银行缴款单随加油卡预收款日报表及发卡网点业务日报经零售部门审核，并由财务部门复核后进行账务处理，偏远的网点必须每三天将充值款解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收。3.4.1加油站出纳员应每日将充值营业款及时缴存银行，银行缴款单随《加油卡预收款日报表》及《发卡网点业务日报表》报市公司财资部，财资部复核后进行账务处理。3.4.2加油站站长负责监督出纳员的送行工作。3.4.3市公司IC卡数据管理员负责每日监控销售点的日结工作。4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－93.5加油卡挂失登记。网点受理挂失后，应将挂失卡黑名单上送省中心和全国总中心，并按规定办理挂失手续。3.5.1IC卡销售点营业员受理挂失后，应将挂失卡黑名单上报市公司IC卡数据管理员。3.5.2IC卡数据管理员跟踪卡账卡钱包的匹配情况，按规定办理挂失业务。3.6加油卡清户退款。清户操作时售卡网点营业员必须收回该账户下持有的所有加油卡，并与系统卡账核对。自售卡网点受理清户手续日起，一个月后方可办理账务清算手续，单位用户清户退款时只能将款项退还到单位账户上，不付现金。冻结户应由司法部门出具解冻通知书；代办清户应出具有法律效力的证明，并出示代办人的身份证件，方可办理清户手续。3.6.1IC卡销售点营业员在办理清户退款时，必须收回该账户下持有的所有加油卡，代办清户应出具有法律效力的证明，并出示代办人的身份证件，方可办理清户手续，并填写《清户退款申请表》报市公司IC卡数据管理员。3.6.2IC卡数据管理员负责与系统卡账核对，一个月后方可办理账务清算手续，单位用户清户退款时只能将款项退还到单位账户上，不付现金。4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－104加油卡加油4.1加油站每班营业终了，当值班长应负责对每个加油枪的当班加油卡付油数与加油卡管控系统中显示的加油卡付油数核对一致后，由交接双方当值班长签字认可，记账人员签字监交。4.1.1加油站当班班长负责在管控系统中进行班结操作，并生成《交接班报》。并对每个加油枪的当班加油卡付油数与加油卡管控系统中显示的加油卡付油数核对一致后，由交接双方当值班长签字认可，出纳员签字监交。如数据不一致，班长要查找原因并跟踪处理，不能及时处理的向市公司信息部门上报故障。4.2加油站每日编制销售日报表、付油日报表及时上报财务部门，参见《4.6成品油零售业务流程》控制点6.2。4.2.1加油站出纳员负责审核每班报表数据，并编制销售日报表、付油日报表，城内及有条件的加油站当日上报财务部门；地处偏远、交通不便的加油站点，除当日电告营业情况外，每周至少报送一次。4.3加油站每日按时上传加油卡付油记录数据，保证省（市）分公司加油卡管理系统中的付油记录数据准确完整。发现数据异常，须填写故障单报送运维部门及时维护，并填写加油卡销售差异明细表及时上报零管部门。4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－114.3.1加油站出纳员每日按时上传加油卡付油记录数据，保证加油卡管理系统中的付油记录数据准确完整。发现数据异常，须填写故障单报送信息部门及时维护、确认，并填写加油卡销售差异明细表及时上报市公司卡管中心及财资部门。5财务核对5.1售卡充值业务核对。财务部门加油卡核算人员每日凭经加油卡售卡（充值）网点审核负责人核实签字的《加油卡预收款日报表》及银行回单进行售卡充值款审核并及时入账。5.1.1市公司财资部IC卡核算员每日凭经加油卡IC卡销售点负责人核实签字的《加油卡预收款日报表》及银行回单进行发卡充值款审核并及时入账。5.2加油卡付油业务核对。财务部门加油卡核算人员应每日凭加油站上报的银行缴款回单及由加油卡系统打印的《加油站销售日报表》或《加油站付油日报表》进行审核和账务处理。5.2.1市公司财资部IC卡核算员应每日凭加油站上报的银行缴款回单及由加油卡系统打印的《加油站销售日报表》或《加油站付油日报表》进行审核和账务处理。5.3加油卡付油交易数据错误处理。当加油卡系统产生影4.10加油卡管理业务流程2006年B4.10－12响销售日报的错误交易时，公司信息部门