签订外贸合同程序文件

程序文件签订外贸合同程序文件号版次编制审核批准共页第1页日期日期日期生效日期1目的及适用范围1.1为了规范某对外经济贸易有限公司进口业务流程管理体系，提高公司运作的规范性、高效性，特制定本制度。1.2本制度适用于某对外经济贸易有限公司及下属从事外贸业务的各公司。1.3本制度由公司***部门负责拟定，其解释权及修改权属***部门。1.4本制度从年月日起执行。2职责2.1签订外贸合同流程由业务部协调和控制，主要由业务部经理负责。2.2业务部经理主要负责审定合同、作为签约代表签订外贸合同。2.3产品主管主要负责督促客户支付订金；及时发进口订单，并与客户接洽，就合同细则进行协商。签订合同后，负责做好备案、记录工作，并及时通知财务部。2.4财务主管应配合业务部做好收取客户订金工作，并及时反馈收款信息；根据业务部提交的外贸合同副本，做好相关结算准备。2.5业务员应协助产品主管处理发订单、办理检疫许可证、合同备案等工作。3程序概要3.1对外发订单前应先确认客户订金是否到账。对于未付订金的客户，原则上不对外发订单；对于老客户或重点客户，产品经理可酌情处理，但须承担相关责任。财务部将收款情况及时通知业务部。对于未及时到帐的现象，产品主管应负责催款，并进行相应的记录。3.2收到客户的订金后，产品主管或业务员向供应商发进口订单。（一般对于代理业务可直接电话确认，自营业务——如三菱以客户询价单作为订单）。3.3收到客户的合同副本后，产品主管对合同条款进行确认。若需调整，应及时与客户联系。达成共识后报部门经理审核。此环节一般在天内完成。3.4若需办理检疫许可等事项，由产品主管或业务员负责完成。一般需天。3.5合同副本确认后，对于三菱汽配，可直接由部门经理作为签约代表赴三菱上海公司签约。其他客户，在收到客户外贸合同正本传真后，部门经理签字后传真至客户。3.6合同正本由行政部统一留存。业务部和财务部各留一份副本。财务主管根据合同条款作好付款前期准备。业务部产品主管负责合同备案，并填写建立供应商档案。4附件《签订外贸合同流程》、《供应商档案》、《进口订单》、《外贸合同》