采购合同管理

采购合同管理合同定义合同类型合同管理定义合同管理特点合同管理必要性合同管理内容合同管理考核与奖惩合同指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同订立基本原则：平等、自愿、公平、诚实信用、守法合同订立是合同履行的前提转移标的物所有权的合同(买卖合同、供用电水气热力合同、赠与合同)；转移标的物用益权的合同(租赁合同、融资租赁合同)；完成工作的合同（承揽合同、建设工程合同)；给予信用的合同(借款合同)；提供服务的合同(运输合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同)；转移智慧成果的合同(技术合同)。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。管理内容管理手段订立履行变更解除转让终止审查监督控制合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理全过程就是由洽谈、签订、生效开始，直至合同失效为止。不仅要重视签订前的合同管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或终止。合同管理工作的智能化、网络化。合同数量大不同系列产品的不同配件、辅材、工具、工装、劳保用品等，种类繁复，并且日积月累。合同周期长从合同洽谈、订立至生效，再至失效（质保期结束），时间长。合同专业性强产品配件的采购专业性强，有大量有关采购对象的技术文件，因此需要有一定专业素质的人员对合同的执行情况进行管理。合同管理签约管理签约前管理签约中管理履约管理履约中管理履约后管理至下一级日常管理•采购计划•市场调查•供应商选择返回上一级工作程序选择按金额分类采购标的物金额5万元以上（含5万元）公开招标邀请招标直接采购5万元以下非招标采购审批合同谈判组织有效的合同谈判拟订合同文书拟订合同条款注意事项合同审批合同审批流程履行合同生效手续签字、盖章生效预付款后生效返回上一级对内征得内部意见一致涉及到技术、质保、财务、法律等相关各部门对外说服供应商要求其提供符合我方要求的标的物有利于我方的履约时间、地点、方式尽可能的转移履约过程中的合同风险最有利于我方的付款方式返回上一级合同拟订的两大原则1、除即时清结的合同外，均应当以书面方式订立2、对合同的各个条款要做到明确、详细，无歧义尽量争取合同的起草权、使用标准合同1、主导合同的内容2、充分考虑己方的利益3、防范法律风险合同法公司管理制度当事人的名称、住所合同标的数量质量价款或报酬履行期限、地点和方式违约责任解决争议的方式风险的转移合同的担保合同的解释保密条款返回上一级合同会审表重大合同法律顾问参与管理办法200万元以上合同审批管理返回上一级授权用印生效节点的控制返回上一级（一）合同的分发、签收、汇总、存档（二）合同的台帐签订合同部门的业务人员负责所在部门的合同管理，公司财务部负责分类别建立合同台帐.合同台帐（三）合同的履行合同履行中的监督己方责任、义务对方责任、义务应立即中止履行，并及时书面上报公司总经理在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的经营状况严重恶化有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形丧失商业信誉转移财产，抽逃资金，以逃避债务1、在常年合同（或框架采购合同）履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务。2、在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。3、有合同并不当然代表合同已履行。如果只有合同去法院，对方否认你已经履行完合同，则你的付款请求不能得到支持。完成工作成果时应由对方签收回单，回单最好有对方盖章，若没有盖章应有授权人签字（可以在文面上体现出的授权人，如合同签订人、对方在合同中指定的经办人）。4、若我方有付款义务，对方收款单位与合同当事人不一致的，应让合同当事人提供付款指示说明。当心第三方解散和吊销后的情况，一定要有对方书面的付款指示。5、合同履行中注意留存证据。在交易过程中不注意妥善保管交易往来文件，当纠纷发生的时候，文件不全而导致某些交易细节缺乏证据，或者某些文件原件丢失，只保留了复印件。因为复印件很容易伪造，复印的字迹不能进行笔迹鉴定，因此不能单独作为证据，当对方不承认该复印件时法院难以采信。6、若有合同纠纷发生，应注意收集提供以下证明合同订立、履行、变更的证据：①书面合同或口头协议内容及证明人证言；②交付标的物或提取标的物的单证的证据；③交付有关单证和资料的证据；④接收标的物的证据；⑤标的物数量、质量异议通知的证据；质量方面的内容是什么？⑥样品查封及样品质量的证据；⑦合同变更、解除的证据；⑧违约情况的证据；要求对方承担违约责任的具体情况⑨违约金或损失赔偿数额[具体的计算方法，如何来的]及其他证据（四）合同的变更、解除1、合同中应当规定，在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。2、合同中应当规定，存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：（1）因不可抗力致使不能实现合同目的。（2）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。（3）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行。（4）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的。3、变更或解除经济合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）。4、变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。（五）合同纠纷的调解、仲裁和诉讼1、合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。2、合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。3、对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司总经理。4、公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司总经理。（六）标的物到货、签收、提检、入库关于入库时间的要求（七）应付帐款管理（不含质保金（函））1、催款函、律师函管理收到催款函、律师函后，先将原件登记存档，然后填写催款函（律师函）统计预警表，详细描述合同履行情况，与供应商合作情况，提出处理意见，立即向部门领导汇报（情节严重者需向公司领导汇报）。返回上一级应付帐款支付根据合同中己方义务的约定及合同履行情况，每月底业务人员提出资金计划资金计划审批根据审批的资金计划填写付款申请单付款申请单审批交给财务部门支付支付后将申请单第二联拿回，登记合同台帐，并存档。售后服务不合格品处理不合格品处理程序不合格品处理台帐管理供应商绩效评价供应商绩效评价管理办法质保金（函）管理质保金（函）管理办法质保函在质保函到期前两个月，进行质保函预警会签公司领导审批质保函到期失效，保函预警会签表存档经谈判，协调无果，于质保函到期前向指定银行提出索赔。供应商处理质量问题，重新开据质保函，延长质保期无质量问题有质量问题质保金结果以书面形式存档在质保金到期前两个月，进行质保金预警会签无质量问题，处理流程同《应付帐款管理》有质量问题，联系供应商处理质量问题，重新计算质保期有质量问题，供应商不能/不愿意处理质量问题，扣除相应质保金发票管理办法发票审核（采购业务人员）发票类型、开票信息、品名、型号、数量、单价、总价、用印发票背面会签合同号、ERP入库单号、经办人、部门领导、质保人员、库管人员、公司领导、财务部长发票报销1、一定要注意时间上的控制2、一定要注意要留下发票签收记录返回上一级合同管理考核与奖惩至大纲