总账

会计电算化教学目标☆掌握记账凭证的录入、修改、审核、记账、期末业务的处理、结账和出纳管理中银行对账功能、支票登记功能•☆掌握辅助核算的处理•☆了解总账管理系统的功能及与其他系统的关系•☆了解会计信息系统的相关知识•☆掌握总账模块的操作流程会计电算化内容概览•第一节总账管理系统概述•第二节总账管理系统的初始设置•第三节总账管理系统的日常业务处理•第四节总账管理系统的月末处理会计电算化第一节总账管理系统概述•总账管理系统是财务及企业管理软件的核心系统，适合于各行各业进行财务核算及管理工作。总账管理系统既可独立运行，也可同其他系统协同运行。•一、总账管理系统功能简介•会计核算的基本方法包括设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清查和编制财务会计报告。这些方法互相联系、紧密结合、形成一个完整的会计方法体系。为适应计算机管理的需要，将设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理，完成账务处理工作的子系统称为总账系统。总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、对帐工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。•总账管理系统的主要功能有初始设置、凭证处理、出纳管理、账表管理、辅助核算管理和期末处理等。•(一)初始设置•初始设置的主要工作包括设置会计科目、设置外币及汇率、期初余额的录入、凭证类别及结算方式的定义，以及各类辅助核算项目的定义等。会计电算化•(三)出纳管理•出纳管理提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况；可完成银行日记账、现金日记账的登记工作，随时输出最新资金日报表；定期将企业日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。•(四)账表管理•账表管理提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表的随时查询、打印。•(五)辅助核算管理•辅助核算管理具有如下功能：•1．个人往来核算。个人往来核算提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账目等功能。•2．单位往来核算。单位往来核算提供供应商和客户往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。•3．部门核算。部门核算提供各级部门总账和明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。•4．项目核算。项目核算以项目为中心，为使用者提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况，以及项目计划执行报告等；也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等；还可以提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。会计电算化•(六)月末处理•月末处理自动完成月末转账、进行试算平衡、对账、结账以及生成月末各种报告等业务。•二、总账管理系统与其他系统的关系•总账系统是会计信息系统的一个基本的子系统，它概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，它在整个会计信息系统中处于中枢地位，其他各个子系统的数据都必须传输到总账系统中，同时还要把某些数据传送给其他系统供其利用。许多企事业单位的会计电算化工作往往都是从总账系统开始的。•总账管理系统接收工资管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理、资金管理、网上银行、报账中心、成本管理、项目管理、存货核算等系统生成的凭证。会计电算化•总账管理系统向UFO报表系统、管理驾驶舱、财务分析系统提供财务数据，从而生成财务报表及其他财务分析表，如图7—1所示。存货管理或工资管理项目管理应付账款管理应收账款管理固定资产管理成本管理资金管理报账管理网上银行总账管理系统UFO报表管理驾驶舱财务分析图7—1总账管理系统与其他系统的关系会计电算化•说明：初始设置包括会计科目设置、有关辅助核算档案的设置(部门、客户、供应商、项目等)、凭证类别设置、外币及汇率设置、结算方式设置以及输入期初余额。初始设置只需在建账时一次性输入，以后的业务流程不用再进行初始设置。•对于实际业务简单，数据量较少的小型企业，只使用总账系统，按照制单、审核、记账、查账、结账的业务处理流程进行即可。•如果企业核算业务较复杂，建议使用总账系统提供的各种辅助核算功能进行管理，例如项目核算、部门核算、个人往来核算、客户与供应商往来核算。•如果企业的往来业务较频繁，则会有较多的往来客户、供应商，同时又希望系统提供发票处理等业务，可使用应收应付系统管理客户、供应商的往来业务。•如果企业的购销存业务较频繁，又有较多的往来客户、供应商、同时又希望系统提供订单、发票、库存和往来等情况，可使用购销存业务系统及应收应付系统管理企业的购销存业务。会计电算化•第二节总账管理系统的初始设置•一、建立定义系统参数•进入“企业门户”登陆界面，选用一套新的账套进行登录，在“企业门户”的“控•制台”页中选择“财务会计”，双击“总账”图标，如图7—2所示图7—2进入总账管理系统会计电算化•选择“设置”菜单下的“选项”，系统弹出“选项”设置对话框，如图7--3所示。图7—3凭证选项设置会计电算化•(一)凭证参数设置•凭证参数设置是设置与凭证相关的控制项，主要内容包括：•1．制单控制。制单控制主要是用户对凭证填制的有关设置进行选择，由用户指定系统应对哪些操作进行控制。•(1)制单序时控制：此项和“系统编号”选项联用，若勾选此选项，则在制单时凭证编号必按日期顺序排列，例如，9月20日编至第60号凭证，则9月21日只能从61号凭证开始编制，即制单序时。根据企业自身业务需要，如有特殊需要的可以不勾选此项，则制单为不序时制单。•(2)支票控制：若勾选此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记簿中已存在，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供在支票登记簿中登记支票的功能。•(3)赤字控制：若勾选此项，在制单时，当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示。会计电算化•(4)制单权限控制到科目：要使用“制单权限控制到科目”功能，需要在“企业门户一基础信息一数据权限一数据权限设置”中设置科目权限，再勾选此项，权限设置才有效。选择此项，则在制单时操作员只能使用具有制单权限的科目制单。•(5)允许修改、作废他人填制的凭证：若勾选此项，则在制单时操作员可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。•(6)制单权限控制到凭证类别：要使用“制单权限控制到凭证类别”功能，需要在“企业门户一基础信息一数据权限一数据权限控制设置”中设置凭证类别权限，再选择此项，权限设置才有效。选择此项，则在制单时只显示此操作员有权限的凭证类别，同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。•(7)操作员进行金额权限控制：选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制，例如，财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对3万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。•(8)超出预算允许保存：要使用“超出预算允许保存”功能，需选择“预算控制”选项后此项才起作用。总账系统从财务分析系统取出预算数进行判断，若选择此项，制单输入分录的金额超过预算数时也可以保存，否则不予保存。会计电算化•(9)可以使用应收受控科目：若科目为应收款管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收款管理系统使用此科目进行制单，总账管理系统是不能使用此科目制单的。如果希望在总账管理系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。•(10)可以使用应付受控科目：若科目为应付款管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付款管理系统使用此科目进行制单，总账管理系统是不能使用此科目制单的。如果希望在总账管理系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。•(11)可以使用存货受控科目：若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货核算系统使用此科目进行制单，总账管理系统是不能使用此科目制单的。如果希望在总账管理系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。•2．外币核算。如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式(固定汇率或浮动汇率)。如果选择固定汇率，在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额；如果选择浮动汇率，在制单时，按当日汇率折算本位币金额。会计电算化•3．凭证控制。凭证控制主要是用户对凭证审核、查询等权限的有关设置选择，由用户指定系统应对哪些操作进行控制。•(1)打印凭证页脚姓名：若勾选此项，则在打印凭证时，自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名，否则不予打印。•(2)权限设置：如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择“凭证审核控制到操作员”；若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择“出纳凭证必须经由出纳签字”；如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择“凭证必须经主管签字”；如允许操作员查询他人凭证，则选择“可查询他人凭证”。•（3）自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。•（4）现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。•（5）批量审核凭证进行合法性校验：批量审核凭证时针对凭证进行二次审核，以提高凭证输入的正确率。•（6）凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能中，一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”；但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。•（7）预算控制：该选项从财务分析系统取数，若选择该项，则在制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数，超过预算数或报警数则报警。注意：报警只针对总账的凭证。会计电算化•（二）账簿参数设置•账簿参数设置主要是对账簿打印的一些要求设置，账簿参数设置选项如图7—4所示。图7—4账簿参数设置会计电算化•1.打印位数宽度：定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。•2.明细账（日记账、多栏账）打印输出方式：明确打印正式明细账、日记账或多栏账时，按年排页还是按月排页。•(1)按月排页：即打印时从所选月份范围