OpenKM文档管理系统使用指南

OpenKM文档管理系统使用指南   OpenKM文档管理系统使用指南                          1  OpenKM文档管理系统使用指南   目录 1. OpenKM介绍 ............................................................................................................ 3 2.登录退出用户 ............................................................................................................ 4 2.1登录用户 ......................................................................................................... 4 2.2退出用户 ......................................................................................................... 4 3.新建目录 .................................................................................................................... 6 3.1系统界面 ......................................................................................................... 6 3.2查看目录或文件权限 ..................................................................................... 6 3.4添加目录步骤 ................................................................................................. 8 3.5设置目录权限 ................................................................................................. 9 4.添加文件 .................................................................................................................. 11 4.1上传文件 ....................................................................................................... 11 4.2设置文件权限 ............................................................................................... 14 4.3添加文件关键字 ........................................................................................... 17 4.4文件加锁解锁 ............................................................................................... 17 4.5删除文件 ....................................................................................................... 18 5.检索文件 .................................................................................................................. 18 6.下载文件 .................................................................................................................. 20 7.其他常用功能 .......................................................................................................... 21 7.1文件版本更新 ............................................................................................... 21 7.2订阅文件 ....................................................................................................... 23 7.3 DashBoard 介绍 ............................................................................................ 24 8.注意事项 .................................................................................................................. 25              2  OpenKM文档管理系统使用指南   1.OpenKM介绍 OpenKM 是一个文档管理系统，用于组织和共享文档。可以通过名称，内容，关键字等来搜索文档。基于 Jboss+J2EE+Ajax web (GWT)+Jackrabbit (lucene) 等技术开发。  功能介绍  1. 支持多语言功能 2. 网站多样式 3. 上传，下载（把修改后的文件上传或下载后修改；只可以上传 MIME 在配置文件里有写明） 4. 版本控制 5. 垃圾桶 （删除文件后具有恢复功能） 6. 文档分类管理 7. 用户权限管理 8. 搜索引擎（可提供查找功能） 9. 每个用户一个session  开发用的功能 1.工作流 (workflow) 2.Email 通知机制 3.用LDAP 存储用户的信息 4.web spider 一种搜索引擎 5.用户空间控制 6. 收藏夹 7. 文件修改后通知机制 8. 我的文档（存个人的文件）  3  OpenKM文档管理系统使用指南   2.登录退出用户 2.1登录用户      打开页面（注意 OpenKM 大小写）  测试帐号：用户名： test001 ；密码： test001  2.2退出用户 操作步骤： 点击菜单栏中的 [ 文件 ] — [ 退出 ] 按钮即可，如下图：  出现此对话框表明已正确退出，如下图： 4  OpenKM文档管理系统使用指南   5   非正常关闭再次登录时会出现提示该用户已登录，如下图：   注意：如果采用直接关闭浏览器的退出OpenKM系统，客户机与OpenKM系统之间的会话将仍然保持一段时间，在一定时间内重新登录时将会提示该用户已登录。因此在退出OpenKM系统时，请务必采用正常退出方式，请勿直接关闭浏览器。 OpenKM文档管理系统使用指南   3.新建目录 3.1系统界面  公共目录在 [分类] 标签下， [我的文档 ] 用于存放私人文件，只有文件拥有者才有权查看， [模板] 用来放置模板文件， [回收站] 中可以恢复已删除文件。本文将以 [分类] 目录作介绍。 3.2查看目录或文件权限 在新建目录前，需要确定是否有可写权限，如下图所示： 6  OpenKM文档管理系统使用指南   7   查看目录或文件详细权限： 用鼠标点击需要查看权限的目录或者文件，再点击屏幕下方的【安全】标签，则可以看到该文件或目录对应的组或者用户所拥有的权限情况。打符号为允许，打符号为禁止。 如 test001 用户在该目录的安全选项中，读为，写为，即可读不可写。 如下图：  OpenKM文档管理系统使用指南   8   如果您的用户名或者所在的组拥有可写权限，那么则可以在该目录下进行新建或修改等操作。 3.4添加目录步骤 示例：添加一个名为 Test03的新目录 Step1. 选择要添加目录的上一层目录； Step2. 点击工具栏上的[添加目录]按钮； Step3. 重命名添加的目录名称 如下图：   OpenKM文档管理系统使用指南   9    这样就建好了一个新目录。 3.5设置目录权限 新建好目录以后，为了防止他人未经许可而对该目录进行修改或者查看操作可以对目录进行权限设置，具体方法如下： ，Step1. 点击需要改变权限的目录； Step2. 点击详细权限中的[更新] 按钮 如下图： OpenKM文档管理系统使用指南   10   Step3. 在更新对话框中设置权限 a) 首先选择要添加的用户，再点击向左的箭头，将其添加到左侧用户列表中，同样也可以将左侧的用户移除到待添加用户列表中； b) 添加好用户后，通过点击用户对应读写权限的复选框，进行权限设置； c) 最后完成点 [关闭] 。 * 权限说明： 可读不可写：对应的用户可以看到该目录，但不能进行新建子目录、更改权限和上传文件的操作； 可读可写：对应的用户可以看到该目录，并可在此目录下新建子目录、更改权限和上传文件 如下图： OpenKM文档管理系统使用指南   11   这样就完成了对目录权限的设置，同样对于文件权限的修改也采用类似方法。 4.添加文件 下面是如何添加一个文档的操作步骤。 4.1上传文件 Step1. 选择要添加文件的目录。同样添加文件也需要拥有目录可写的权限才可以添加，方法见前面的查看目录的权限方法。这里我们选择刚刚新建的 Test03 目录。如下图 OpenKM文档管理系统使用指南   12   Step2. 点击 [上传文件] 按钮  Step3. 添加要上传的文件。如下图： OpenKM文档管理系统使用指南   13   点击浏览，选取要上传的文件，同时可选项有通知用户和从 ZIP 压缩文件上传，最后 点击发送，便完成了文件的上传。（上传时间视文件大小而定）如下图： OpenKM文档管理系统使用指南    在这个界面可以选择 [新增另一文件] 继续上传新文件，或者点击 [关闭] ，完成上传。 4.2设置文件权限 跟目录一样，文件也可以设置权限，可以指定的用户可读或者可读可写。 如下图： 14  OpenKM文档管理系统使用指南   15   Step1. 选择要设置权限的文件； Step2. 点击 [安全] 标签  Step3. 点击 [更新] 按钮 OpenKM文档管理系统使用指南    如上图，将要设置的用户添加到左侧区域，对其设置读和写的权限（点击复选框），如果读写权限全部取消则用户被自动转移到右侧区域。 * 注意：请务必对自己设置可写权限，否则将给今后文件的更新带来麻烦。 也可根据组来设置权限，在同一组中的所有用户都具有相同权