EXCEL在管理中的应用(10年经验总结)

1EXCEL在工作中的应用制表、数据处理及宏应用此文仅属朱永明个人所有，未经本人的书面许可，其它任何机构或个人不得擅自传阅、引用或复制。2本次讨论的范围说明EXCEL的高级应用如何提高数据处理的效率如何提高表格编制速度如何制做漂亮的表格•使用各种方式使表格清晰、简捷•使用一定的手段使表格易于理解•利用快捷方式提高操作速度•常用函数•模板应用•筛选、分类汇总、分组及数据透视表的应用•利用图表使分析数据更清晰•VBA概述•宏应用3如何制作漂亮的表格•说明EXCEL的高级应用如何提高数据处理的效率如何提高表格编制速度如何制做漂亮的表格•使用各种方式使表格清晰、简捷•使用一定的手段使表格易于理解•利用快捷方式提高操作速度•常用函数•模板应用•筛选、分类汇总、分组及数据透视表的应用•利用图表使分析数据更清晰•VBA概述•宏应用4专业人士制作的电子表格存货盘点表说明:***产品分为普通装和礼品装,普通装每件20小盒,礼品装每件10大盒,折合20小盒.存货的帐面记录是以小盒为单位.以下所有资料来自于03.6.30仓库清单,见5490系列.无重大盘点差异.合计件数盒/件盒数件数盒/件盒数盒数济南库5490M系列5002010,000112202,2482,248长春库253205,060352207,0407,040西安库325206,5003820760760马山库20204003,8642077,27077,270上海库5490-ShM31206202120420420武汉库5491-WuM71201,4161202020在途商品-总库到分库5490-Transit-1M38207601520300300-分库到销售办事处5490-Transit-2M22204401320260260Total25,19688,31888,318主要仓库,已经盘点,无重大差异.零星仓库,未经盘点,但是已经取得03.6.30存货的仓库清单.在途商品,未经盘点,但是已经取得03.6.30的存货清单,由于数量较小,加以忽略.通过以上我方做的03.6.30存货毁损汇总和客户做的存货毁损汇总比较,确认两者基本一致,所以我们认为客户做的存货毁损汇总是可靠的.普通装礼品装如果换作我们来做这张表,会是怎样?德勤审计工作底稿•整张报表很少用表格线却非常清晰、明了•作为一个局外人我们可以在最短的时间了解报表的内容和所要表达的意图5我们作的表格一般是这样的合计件数盒/件盒数件数盒/件盒数盒数济南库5002010,000112202,24813,697长春库2020西安库2204032060100马山库20204003,8642077,270178,967上海库2020武汉库71201,416120201,436在途商品-总库到分库2020-分库到销售办事处2020Total11,85679,598194,200说明:***产品分为普通装和礼品装,普通装每件20小盒,礼品装每件10大盒,折合20小盒.存货的帐面记录是以小盒为单位.以下所有资料来自于03.6.30仓库清单,见5490系列.无重大盘点差异.存货盘点表普通装礼品装在途商品,未经盘点,但是已经取得03.6.30的存货清单,由于数量较小,加以忽略.通过以上我方做的03.6.30存货毁损汇总和客户做的存货毁损汇总比较,确认两者基本一致,所以我们认为客户做的存货毁损汇总是可靠的.类别仓库名称主要仓库,已经盘点,无重大差异.零星仓库,未经盘点,但是已经取得03.6.30存货的仓库清单.按照我们的习惯做出的表格一般是这样的.同专业人士作的比有什么区别吗?6与我们的表相比，专业人士的报表格式更清晰简捷存货盘点表说明:***产品分为普通装和礼品装,普通装每件20小盒,礼品装每件10大盒,折合20小盒.存货的帐面记录是以小盒为单位.以下所有资料来自于03.6.30仓库清单,见5490系列.无重大盘点差异.合计件数盒/件盒数件数盒/件盒数盒数济南库5490M系列5002010,000112202,2482,248长春库253205,060352207,0407,040西安库325206,5003820760760马山库20204003,8642077,27077,270上海库5490-ShM31206202120420420武汉库5491-WuM71201,4161202020在途商品-总库到分库5490-Transit-1M38207601520300300-分库到销售办事处5490-Transit-2M22204401320260260Total25,19688,31888,318主要仓库,已经盘点,无重大差异.零星仓库,未经盘点,但是已经取得03.6.30存货的仓库清单.在途商品,未经盘点,但是已经取得03.6.30的存货清单,由于数量较小,加以忽略.通过以上我方做的03.6.30存货毁损汇总和客户做的存货毁损汇总比较,确认两者基本一致,所以我们认为客户做的存货毁损汇总是可靠的.普通装礼品装合计件数盒/件盒数件数盒/件盒数盒数济南库5002010,000112202,24813,697长春库2020西安库2204032060100马山库20204003,8642077,270178,967上海库2020武汉库71201,416120201,436在途商品-总库到分库2020-分库到销售办事处2020Total11,85679,598194,200说明:***产品分为普通装和礼品装,普通装每件20小盒,礼品装每件10大盒,折合20小盒.存货的帐面记录是以小盒为单位.以下所有资料来自于03.6.30仓库清单,见5490系列.无重大盘点差异.存货盘点表普通装礼品装在途商品,未经盘点,但是已经取得03.6.30的存货清单,由于数量较小,加以忽略.通过以上我方做的03.6.30存货毁损汇总和客户做的存货毁损汇总比较,确认两者基本一致,所以我们认为客户做的存货毁损汇总是可靠的.类别仓库名称主要仓库,已经盘点,无重大差异.零星仓库,未经盘点,但是已经取得03.6.30存货的仓库清单.即使看不清表格的内容,我们依然能够清楚的了解报表的层次结构。而这张表我们看到了什么呢。象蜘蛛网一样的表格线，没有规律的空间分隔，我们不知该从何处看起。7从报表内容和结构来看，专业人士的表格同样清晰存货盘点表说明:***产品分为普通装和礼品装,普通装每件20小盒,礼品装每件10大盒,折合20小盒.存货的帐面记录是以小盒为单位.以下所有资料来自于03.6.30仓库清单,见5490系列.无重大盘点差异.合计件数盒/件盒数件数盒/件盒数盒数济南库5490M系列5002010,000112202,2482,248长春库253205,060352207,0407,040西安库325206,5003820760760马山库20204003,8642077,27077,270上海库5490-ShM31206202120420420武汉库5491-WuM71201,4161202020在途商品-总库到分库5490-Transit-1M38207601520300300-分库到销售办事处5490-Transit-2M22204401320260260Total25,19688,31888,318主要仓库,已经盘点,无重大差异.零星仓库,未经盘点,但是已经取得03.6.30存货的仓库清单.在途商品,未经盘点,但是已经取得03.6.30的存货清单,由于数量较小,加以忽略.通过以上我方做的03.6.30存货毁损汇总和客户做的存货毁损汇总比较,确认两者基本一致,所以我们认为客户做的存货毁损汇总是可靠的.普通装礼品装表头及说明区域数据区域需要着重表示的数据,也是本表所反应的焦点对项目进行解释对项目进行分类对本报表进行总结8我们来分析一下,如何看报表的存货表项目数量单价金额…合计上海库3010.2306450无锡库3010.2306450济南库3010.2306450马山库3010.2306450…合计…3,255说明:脑白金产品分为普通装和礼品装,普通装每件20小盒,礼品装每件10大盒,折合20小盒.存货表项目数量单价金额…合计上海库3010.2306450无锡库3010.2306450济南库3010.2306450马山库3010.2306450…合计…3,255说明:脑白金产品分为普通装和礼品装,普通装每件20小盒,礼品装每件10大盒,折合20小盒.视角先上后下，先左后右对于一张报表,一般是从左上角向右下角看.先看特殊，后看一般一些特珠的标记会影响我们的视线,使之先看标记部分.比如字体大于或异于其他部分,间隔,下划线等先大后小最后看到的是位于下方的小字体内容.结论根据视觉习惯,我们应当将最重要的放在左上角,对于报表的核心数据应用下划线标出,把不重要的放在下方9制作漂亮的表格1第一步:在空白表格中录入数据不用考虑格式、公式等问题，将需要的内容录入表中。存货盘点表合计件数盒/件盒数件数盒/件盒数盒数济南库5002010,000222044010,440长春库350207,000352207,04014,040西安库253205,060223204,4609,520马山库20204001320260660上海库3220640382207,6408,280武汉库71201,41612202401,656在途商品182036033206601,020-总库到分库55201,100182203,6404,740-分库到销售办事处222044033206601,100Total26,41625,04051,456普通装礼品装如有经验，在录入时即可同时考虑到整体格式的布局。10制作漂亮的表格2第二步:根据项目类别将不同项目间距扩大，相同项目间距缩小存货盘点表合计件数盒/件盒数件数盒/件盒数盒数济南库5002010,000222044010,440长春库350207,000352207,04014,040西安库253205,060223204,4609,520马山库20204001320260660上海库3220640382207,6408,280武汉库71201,41612202401,656在途商品182036033206601,020-总库到分库55201,100182203,6404,740-分库到销售办事处222044033206601,100Total26,41625,04051,456普通装礼品装表名同表体扩大间距不同分类项目的行间距间距扩大不同项目的列间距扩大如果行列项目无法分类，间隔之间须扩大距离也可以用表格线区分项目类别11制作漂亮的表格21间距大小为什么这么重要？先上后下，先左后右：对于一张报表,一般是从左上角向右下角看.先看特殊，后看一般：在这一过程中一些特珠的标记会影响我们的视线,使之先看标记部分.比如字体大于或异于其他部分,间隔,下划线等先大后小：最后看到的是字体小、位于下方的文字.结论：依据视线的特点,我们应当将最重要的放在左上角,对于报表的核心数据应用下划线标出,把不重要的放在最下面。先上后下，先左后右：对于一张报表,一般是从左上角向右下角看.先看特殊，后看一般：在这一过程中一些特珠的标记会影响我们的视线,使之先看标记部分.比如字体大于或异于其他部分,间隔,下划线等先大后小：最后看到的是字体小、位于下方的文字.结论：依据视线的特点,我们应当将最重要的放在左上角,对于报表的核心数据应用下划线标出,把不重要的放在最下面。A行间距相等的一段文字B行间距不等的一段文字A、B文档对比与A文档相比，B文档段落清晰，便于阅读、理解。文字越多的文档间距的重要性越突出。12制作漂亮的表格3第三步：对于重点区域用不同的符号进行标注存货盘点表合计件数盒/件盒数件数盒/件盒数盒数济南库5002010,000222044010,440长春库350207,000352207,04014,040西安库253205