公司采购内控管理制度

公司采购内控管理制度1、目的为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。2、适用范围适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程，包括出口物资的采购。3、职责3.1总经理负责采购管理制度的审批。3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟通。3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。4、采购岗位职责4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。4.4获取所需之物料。4.5查证购进物料之数量与质量。4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。4.8呆料与废料之预防与处理。5、物资采购工作程序5.1采购工作流程图.销售部工程部采购部财务部.—————————————————————————————————————注：工程部门提报的请购单，则由工程部直接提交采购部进入采购流程。OK不合格合格5.2新供应商开发评定工作流程图填写《请购单》审核请购单出图纸参数选择供应商询价比价发出订单制程跟踪与反馈供应商交货产品质量检验报关出货结算货款库存的核对与处理审核应付货款登录《合格供应商名录》拍照存档备查销售与客户沟通确认图纸如请购的项目在《合格供应商名录》中没有找到合适的供方，需开发新供应商。新供应商开发评定工作流程如下图：..销售部工程部采购部财务部.—————————————————————————————————————YESN0不合格合格5.3样品管制流程图.销售部工程部采购部财务部——————————————————————————————————————————N0不合格合格填写《请购单》审核请购单出图纸参数开发新供应商供应商评定辅导录入《合格供应商名录》淘汰填写请购单审核请购单出图纸参数选择供应商样品制作跟踪样品检验工程判定顾客判定销售与客户沟通确认图纸与客户沟通确认图纸OK6、请购及其规定6.1请购的定义请购是指某人或者某部门根据业务需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。6.2《请购单》的要素完整的请购单应包括一下要素：（1）请购的部门；（2）请购物品所属项目；（3）请购的用途；（4）请购的物品名；（5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格；（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；（8）请购的物品的需求时间；（9）请购如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人；（12）采购负责人；6.3《请购单》及其提报规定（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由请购部门领导审核批准后提报工程部；（2）请购人应及时与客户沟通确认图纸参数等要素尽可能详细地提供给工程和采购部门；《顾客签评记录》样品保管与记录（3）工程部进行审核，如需要图纸，工程部要附上审核后的图纸和《请购单》一起返给请购人；（4）请购部门确认无误后把请购单与确认后的图纸一起提报给采购部门；（5）请购人在提报请购单后是应要求采购部请购单接收人签字回执；（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（7）遇公司业务急需的物资，部门领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。（9）请购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报采购部。6.4公司物资请购单的提报部门（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由工程部门提报；（2）公司销售业务物资或样品由销售部门提报。6.5请购单的接收及分发规定6.5.1《请购单》的接收要点（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过部门领导审批，图纸是否经过确认，有无确认签字；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（3）联系供应商管理人员核查请购物资是否有库存，确认库存数量；（4）对于不符合规定和已经撤销的请购物资应及时通知请购部门。6.5.2《请购单》的分发规定（1）对于《请购单》采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）对于紧急请购项目应优先处理；（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门，沟通变更供货日期；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的意见。6.6采购周期的规定（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；（2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天（3）按订单生产的公司业务性物资销售部门应在充分考虑供应商生产能力的前提下请购部门与采购部门共同制货日期；（4）新产品研发及样品采购部门应特别注意沟通跟进确保生产进度和交期。（5）请购部门应按照上述条款中规定的时间提前提报请购单，采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；（6）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；7供方开发和选择的规定7.1采购部开发新供应商要通过各种渠道对其进行调查摸底，通过情况汇总认为可以进行合作，将供应商的情况登记到《合格供方登记表》中，交由工程部进行供应商资格评定。7.2工程部应对选出的重点供方进行培训和沟通，让对方理解我公司的产品结构、工艺和理念。7.3工程部对评定合格的供应商要在《合格供方登记表》上签字确认，由采购部录入《合格供应商名录》与《合格供方登记表》一起存档。8样品管制的规定8.1采购部门要及时跟踪供应商样品制作的过程，遇到问题要及时反应给销售和工程部门，避免因各方沟通不及时造成的样品生产错误。8.2采购部门对供应商生产产品质量、数量和工期负有跟踪和管制的责任。8.3取得样品后采购部门要进行自检并在《样品评测表》签字确认，再与样品实物一起提交给工程评测确认签字，最后交由销售和客户进行确认，由采购对本单进行存档备查。9询价及其规定9.1询价比价原则除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少对三家以上的供应商进行询价；由三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。9.2低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；9.3询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，对请购产品的规格型号、产品工艺、及表面处理等各种信息进行了解，迅速由外行变为内行。遇到问题应及时的与请购部门沟通；9.4属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类如果采购周期相差不多应集中打包采购；对于紧急请购项目应优先处理；9.5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品，但必须与请购人进行沟通并征得同意由请购人在请购单背面进行背书签字；9.6询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；9.7比价采购所询问的单位均应具备一定资质和实力，并能提供三证合一的资质证明具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；9.8比价采购应按照《询价对比分析表》的格式填写完整询价比价分析内容与请购人进行沟通，并存档备查；9.9在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。10比价、议价10.1对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；10.2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；10.3收到供应单位第一次报价后应向请购部门领导汇报情况，设定议价目标价格；10.4重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；10.5参考目标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。10.6廉洁原则：（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。11比价、议价结果汇总11.1比价、议价结果汇总应按照《询价对比分析表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；11.2如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。11.3供应商选择：（1）具有合法经营主体者。（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）客户认可的供应商。12合同的签订及其规定。12.1合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。12.1.1合同正文应包含的要素（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；（2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；（3）包装要求；（4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；（5）付款方式；（6）工期；（7）质量保证期；（8）质量要求及规范；（9）违约责任和解决纠纷的办法；（10）双方的公司信息；（11）其他约定。12.1.2合同签订及其规定供应商经送样审查合格后，经总经理批准，由采购部门与选定的供应商签订合同。交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。具体要求如下：1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；6）详细约定发票的提供时间及要求；7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；9）违约责任一定要详细、具体；10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；11）合同签定签应按照《合同范本》的格式对合同初稿进行巡签审查；12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；13）签订的所有合同应及时报送财务部门。并将合同原件及扫描件分别进行存档。13付款及合同执行13.1付款规定1）所有已签订合同付款时应参照公司财务中的相关规定执行；2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；3）按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写（资金支出审批单）或（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款；4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导