OA协同办公系统功能需求(OA项目培训讨论材料)

OA办公自动化系统需求分析QBQ总体需求提供与财务管理系统、供应链系统、管理驾驶舱等业务应用系统的集成功能，实现数据共享，相关凭证自动生成。实现公司内部办公自动化，如总部与下属各单位的文件流转、各种信息的网上发布和公示、电子邮件和短信管理等。实现工作流管理，以工作流驱动业务协同。初步实现协同管理的基本功能，对公司总部及下属各单位的文档进行统一分类管理，完善对电子资料、公文和纸质文件的归档和查阅管理。系统应满足公司总部及下属各单位的信息门户管理、工作流程管理、公文管理、个人办公、协同管理、业务协同管理、行政事务管理等方面的需求。具体需求信息门户管理子系统信息门户电子邮件信息交流工作流程管理子系统表单公文管理子系统个人办公子系统行政事务管理子系统信息门户公司总部与下属单位应能够建立自己的信息门户，自定义门户页的风格、结构和内容，发布专属信息。总部可以规定必须的信息栏目不能被修改，信息平台可管理到内、外网相应栏目的信息（标题、分类、附件、发布人、发布时间、失效时间、点击率等）。公司总部各职能部门与下属单位能够根据各自的权限，公布各种文件、规章制度、公告、通报、简报、重要日程安排（如一周安排等）、会议通知，以及本单位或部门的其他公开信息，并进行相应的维护、管理。实现总部、下属单位、个人之间点对点的信息实时传输及回告。电子邮件对个人邮件（包括内部邮件和Internet邮件）进行管理和维护，如新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、设置帐号和文件夹。通过邮件管理模块可以实现内部邮件和外部邮件的传输，提高工作效率。应支持邮件转发协同和大附件邮件发送，具有短信提醒功能。信息交流按各版块、各公司设置不同的专题讨论区，探讨工作中的疑难问题、交流业务心得、共享信息。设置电子公共文件柜。工作流程管理子系统功能需求可自定义各种简单到复杂的流程，如合同审批、公文流转、采购申请、任务安排等；可以通过便捷的设置，迅速适应公司业务调整。从信息表单、流转步骤，到流转条件、操作人员等，可以快速设置符合企业规范的流程。实现各业务系统工作流审批的集成应用，依靠电子化流程突破各种边界，进行跨版块、跨企业的即时沟通，构造协作的环境。可以自定义设置工作表单，表单字段等。我的流程模块新建流程：建立新的工作流事项，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件；通过选择关联项目与各种项目绑定。待发事项：未发送的工作流协同事项，提供建立流程功能，加载附件已发事项：已经发送的工作流协同事项；可跟踪、催办工作流程。流程代理：对于有的流程，处理者可以在流程到达之前，将该流程的处理权限在指定的时间范围内下放给某人。待办事宜：接收别人发来的工作流事项，对协同工作流事项进行回复，加载自己的处理意见和附件；归档已办理的事项；处理其他人员发起的流程并做相应的批注处理。工作流设置模块流程路径设置1）能够根据企业的实际流程设置流程的节点、路径，以及相应的流程判断条件。2）支持直流分流、条件流转以及多种可能流向的选择。如：①并行执行，支持工作流程的并行执行，即操作群组中的任何操作组对工作流执行了操作，工作流都会流转到下一目标节点。②串行执行，支持工作流程的串行执行，即只有每一操作组都对请求执行了操作，工作流才会流转到下一目标节点。例如合同审批，可设定各相关部门都审批通过后流转到总经理处审批。③串并行混合执行，可以设置适应复杂工作流程的混合执行方式，串并行执行在工作流程中交替使用以满足企业复杂业务处理的需求3）工作流程与基础权限结合，对于人员在组织结构中的地位和角色将是工作流的基础。在此基础上定义的相互工作汇报关系将保证电子化的工作流程流转与企业实际操作相一致。4）工作流执行，可设定的对工作流的执行包括提交、批准、拒绝、重新打开、归档。工作流会根据路由的判定条件和当前节点的执行操作设置工作流的下一目标节点。5）工作流批注，除了影响工作流流转的执行性操作，工作流中允许在工作流流转的过程中实时添加额外的批注者以保证实际操作者能够获得这些批注者的意见。工作流设置模块流程权限树根据企业的需求来分解流程管理权限，对流程管理的权限进行下发和收回；条件路由①定义多重复杂的路由。在每个节点上都会对工作流程的相关表单信息进行条件判断，自动选择路由和目标节点。例如对于不同的请假天数，需要报送不同的部门批准。②根据不同条件导入任务，灵活工作流流程。例如费用报销流程，可以根据对各负责人的权限多少系统自动决定该报告应由谁来审批。工作流设置模块③预先设置固定的判断条件选择路由，也可以设置根据流转过程中的信息变量值而确定路由方向，工作流程可定义多重和复杂的判断条件。例如工程成本支出审批，同一合同不同支出金额将影响到工程成本类支出单的流转路由。再如资产使用报办公室申批，如需采购，采购部门填写的采购价格总额将影响到采购单的流转路由。④设置节点超时工作流自动流转功能。这样可以确保工作流在处理的过程中不会因为过长时间的等候而被延误。工作流设置模块图形编辑：图形化显示流程的走向和流程的操作者。流程使用权限：对企业所有流程的使用权限进行控制，并管理每个流程的节点操作权限。流程路径跟踪保留工作流流转过程中的所有信息，允许相关节点的人跟踪、回溯整个流程的执行情况。包括：原有（即定义）的表单信息；流转过程中由系统或人工方式添加的表单信息；各操作者、操作时间、操作类型；审批和批注意见；电子签名。工作流设置模块流程赋权：通过流程来对文档、客户、项目、流程进行权限分配。流程监控查看整个文件流转的信息，查看目前流程的处理信息，如流程处理人员什么时候看过、是否处理、是否既没有看过也没有处理过。流程执行的效率、执行的质量进行分析和处理。工作流设置模块流程代理：设定指定流程节点的代理人。流程转发：具有对流程二次转发和批注功能。流程退回：可自由设定在任何节点的流程退回功能。流程会签：解决把任务分配给一群人处理过程中的受理和反馈问题，所有人同时得到任务指派并正确地完成某项任务。例如，从各部门负责人处得到工作计划、从所有员工那儿得到表格等；能够定义平行会签，把多项任务转换成一个步骤。工作流设置模块流程分析：分析流程设置的合理性。流程任务统计、分析：任务平均办结周期分析、任务参与者办理时间分析、超期任务情况分析、人员的任务办理数量分析、人员的任务办理质量分析；超时处理：能根据流程节点处理规则，在关键节点超时的情况下，进行各种预处理。个性请求：根据总部各职能部门及下属单位的要求，对流程创建个性化设置。自动提醒：具有对新请求、待处理请求、超时未处理请求、处理完请求等的提醒功能工作流设置模块流程自动触发：与其他模块的应用结合，如客户联系计划、立项审批流程自动启动待处理。流程查询：在权限控制下，可以根据流程的各种相关条件进行搜索。短信提醒：通过短信提醒待办流程。工作流设置模块表单表单定义工具提供多样化电子表单的定义功能，实现单位内部的请假单，报销单、车辆申请单、调查单等各种事务、业务表单表的；可自由的定义表单的信息显示格式，具有可编辑性；以字段为基础设置流程中所需要的表单内容和格式，以及相应的操作权限，编辑任意形式的信息表单，这些表单将组成工作流的基本要素。表单权限控制在同一流程中，限制不同处理者能够查看和输入的内容的权限字段定义工具可以根据自己的需要来增加或编辑流程中各种表单所需的字段，字段的类型可以是单行文本、多行文本、选择、判断、日期等多种类型。按照不同的类型如文本、数字等统一定义在流程表单中所需要的基本元素字段,包括字段名称、表现形式、字段类型和文本长度等。具有流程表单的字段运算判断功能。表单的有些数据，不希望由人工输入获得，可以根据被计算字段、原始数据和计算方法自动得出目标字段数据，并可以此作为下一路由选择的判断条件。具有流程报表定义功能：自由定义需要的流程统计报表，包括报表使用权限、报表数据和内容。流程报表：分固定报表和自定义报表，从流程的各方面如时间、内容、人员等角度提供决策分析；针对各种表单，和定义多种统计表形式，根据不同业务需求，从不同角度统计分析数据，形成不同的统计表。表单公文管理子系统实现总部与下属各单位的文件流转和归档管理。发文管理模块具备拟稿、核稿、签发流程；可以打印具备发文各要素的发文单；自动编制每月、每年发文清单；具备查询功能；根据公文的要素自动生成不可更改的文号；具有统一格式的功能；具有网络传输和电子公章功能；系统应当具备的其他功能。设置发文流程、发文的权限和授权、文件分类和流水号；与流程结合设置发文的秘密级别、公文种类、字号、紧急程度等；不同的发文流程，相应的公文信息模板；选择发文流程处理发布公文的操作，公文发布附件发送；发文状态：已启动、未启动、已完成等；专门的公文发文模版，提供新增、修改、删除等功能。必须满足的基本业务流程经办人员拟稿→部门领导核稿→审核无误后送分管领导签发→公司办公室经办人员核稿→办公室领导再次复核→根据公文性质编制文号→印制→盖章下发。修改和删除：“未启动”的发文记录可以进行修改或删除。查询：按照名称、编号、状态、制作日期，公文主题词进行查询。设置收文管理模块收文分办理件、普发件、抄送件三类。收文登记界面应具备公文所有要素；三类收文在统一操作平台完成，但要区分三类来文性质；自动编制每日、每季、每年的收文清单，并自动生成表单；具有打印办理单、流转阅文单的功能；具有查阅功能；序列号自动生成；具备网络传输功能；系统应当具备的其他功能。设置收文的权限和授权；文件类型和流水号的设置；与流程结合设置收文的秘密级别、公文种类、字号、紧急程度等。必须满足的基本业务流程办理件收文：办公室收文登记→经办部门→经办人提出拟办意见→部门领导审核修改→公司分管领导指示→实质办理。普发件收文：办公室收文登记→机要室打印公文流转阅文单→公司领导。抄送件（不以本单位为主送单位的来文）收文：分两类，一类同办理件，需要职能部门进入实质办理阶段，另一类同普发件，只需呈公司领导阅。收文管理模块操作公文处理包括：登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、打印、用印、传递、归档、销毁等；接收公文的信息包括：正文和附件，处理状态，环节名称，流程编号，经办人，公文来源，提交时间等；收文管理模块浏览选中某一条公文信息，即可浏览公文信息，浏览完毕，可打印、返回。审核选中某一条等待处理的公文，进行审核，其中选择附件、审核意见、签名可以进行选择、输入，审核完毕，审核通过，公文审核通过，返回到收文管理主界面。取消审核选中某一条审核通过的公文，取消审核功能会提示取消审核成功。已经归档的公文不能进行取消审核操作。查询收到公文查询，按照流程名称、流程编号、流程状态、制作日期、公文主题词进行查询督办、催办和提醒按照时间，以短信等多种方式进行提醒、催办、督办。收文管理模块公文归档模块按照公司需求进行归类，公文归档分类方法可以自定义。公文实现分类归档，对归档的公文进行管理。具有归档公文的浏览、删除、查询功能。管理员代审模块查询管理员待审流程信息，审批和查看管理员待审流程信息。管理员代审实现浏览、审核、取消审核、查询功能；收文管理模块收文代审模块查看收文待审的流程信息，实现收文的浏览、审核、取消审核、查询功能。公文传阅模块进行公文传阅的流程信息浏览和查询，对传阅的公文进行浏览和查询操作。收文管理模块个人办公子系统功能需求提供个性化的工作界面，方便用户处理日常的工作事务为领导和员工提供网络虚拟办公空间个人设置模块个人信息设置：主要完成个人EMAIL和移动电话的设置及维护管理。修改密码：成登录密码的重新设置。输入会员账号、原密码、新密码、确认新密码等信息后确认了新密码我的OA：主要完成个人菜单的设置及维护管理的新建录入菜单名称，对需要修改的某条菜单进行修改菜单名、菜单描述并保存，删除某条分类名称提示信息，