各部门职务(岗位)说明书编制培训教材

岗位说明书编制培训教材人力资源中心2011年6月岗位分析-收集资料岗位基本信息：如岗位名称、职衔等是什么？上下级汇报情况？岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？）什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位）什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么）该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时）怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？有怎样的决策权？该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质）收集资料是岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题：岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。岗位分析与岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标奠定人力资源管理体系的基础岗位分析流程准备工作收集资料分析资料岗位分析流程比较简单，但工作繁琐，工作量也较大，工作时需要耐心和细心。岗位分析-收集资料的方法方法1：从组织、流程入手……方法2：从现岗位入手……我们需要收集到组织设计、业务流程及管理流程等资料，如下一页的例子从现有岗位入手，可以采用的方法:工作实践\直接观察\面谈法\调查问卷等在这次岗位分析工作中，我们将综合运用调查问卷法+核对法和访谈法或观察法，具体做法如下：1）对于通用性（简单）岗位，我们主要采用观察法+访谈法，由岗位所在部门分析人员通过与任职者进行个别访谈，挖掘更多的事实依据，再由人力资源中心协同用核对法以确认岗位分析所需相关材料是否完整、客观、准确.2）对于专业性比较强的岗位：我们一方面通过问卷调查岗位信息，另一方面，通过与任职者本人及其直接上级的访谈，确认岗位的具体信息,并核对信息的准确性。在这次岗位分析工作中，我们将综合运用的方法在访谈时可以采取以下提问方法•根据要求方式的不同可以分为：•提问式：提出问题要求回答•陈述式：直接要求被访人就某一方面问题进行陈述•根据提问问题的性质可以分为：•开放式：对回答内容完全不限制，给被访者自由发挥的空间•封闭式：回答通常是“是”或“否”，或者其他给定的选项•根据提问内容和时机可以分为：•探究式：对同一个问题进行追问，以获得全面、透彻的了解•连接式：对一个问题上下游的、或有关联的其他问题进行追问•澄清式：对有疑问的问题进行复述以确认自己准确地理解了被访者想表达的意思•总结式：在被访人基本完成陈述后，总结其陈述内容，予以确认并追问是否有遗漏问题举例：在什么样的情况下你需要去获得上级的批准？请告诉我……你的日常工作主要包括哪些内容？你是否负有人员管理职责？在组织员工活动中具体包括那几个环节？在完成了电脑安装后，还需要做什么后续工作吗？你的意思是你只有权审批原材料的申购，是吗？你刚才介绍了这个岗位的主要工作包括……，还有其他需要补充的吗？收集资料时的提问方式在访谈时应避免以下提问方式：问题举例：我觉得你不喜欢督导你的员工，是吧？你的日常工作是哪些，你每周要接触多少客户，下多少个订单，有没有权限审批费用？仓管员常常没什么事干，是吧？你是每周，每月还是每两月与客户见面吗？诱导性问题连珠炮式问题偏见式陈述多选式问题岗位分析时需分析的资料分析资料:对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。分析资料岗位名称分析工作职责分析工作环境分析任职资格分析岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容工作内容、工作职责及目标、工作关系工作环境、安全与健康环境、社会环境知识、技能、经验、体能关键指标分析业绩的主要考核指标岗位描述的流程如下：确定岗位说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认岗位描述的书面结果是岗位说明书岗位设置目的岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在公司及部门中存在的目的和作用该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？格式：工作依据+工作内容+工作成果工作依据：根据…工作内容：动词+工作对象工作成果：描述岗位工作达到的目的例：根据公司人力资源发展战略及需要，研究与制定具有竞争力的人力资源策略，优化人力资源的配置，合理使用人才，组织并实施人力资源管理的日常工作，为公司各项工作的正常运转提供人力资源方面的保障.注意：岗位设置目的陈述的不包括如何完成结果的过程职责描述的注意事项工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果（要求）岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作对岗位职责范围的内容应讲明其工作量或频率按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责一般填写在前面职责描述字数要求：每条职责描述尽量不超过50字职责描述的职责条目确定职责条目确定除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的4~5%，也就是总的要一天时间。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该岗位完成所有职责工作时间的10%，即大约2.5天。紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。职责描述句式规范职责描述句式规范一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”“管理”等笼统的词。例如：每季度起草报告向……倾听和回复客户的投诉……比较和核对部门实际费用与预算费用的差别……用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。通常包含的格式：动词+宾语+目的描述职责描述的注意事项明确岗位的主要工作内容描述了工作的成果而非过程每一个说明都描述了单独的、不同的最终结果不是广义的，含糊的说明每一个说明都是没有时限的，如果岗位没有改变，职责不会改变职责说明－动词举例职责类别相对具体的动词相对笼统的动词批准指导授权建立制订规划决定准备预备发展达成增进评估建立赢得评定吸引限制确保维护评估衡量监控取得认同审核找出设定执行指明改善标准化分析辨明界定建议提议促使建议预测协调解释支援检查检验执行履行对照提出分配处理收集汇集生产制造分发进行提供获得提交操作执行供应一般性管理联系协助控制监督协调执行管理专业与支援特定性或基层工作决策或设定目标岗位说明书的反馈和确认岗位说明书的起草人在初步起草岗位说明书后，应经过岗位分析项目小组讨论确定。在讨论过程中如果有不明确的问题，还可以向相关人员进一步了解情况。小组讨论的意义在于：小组各成员对同一岗位有不同视角，他们的意见可保证该岗位说明书内容更加确切、完整，文字表达更加准确。编写岗位说明书经岗位分析小组讨论确定后的岗位说明书可返回岗位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并进行必要的修改。岗位说明书最终由人力资源中心负责人审核批准，并进行编号，成为正式的岗位说明书档案。重新进行岗位分析和描述，起草或更新岗位说明书的时机：新岗位产生时工作发生变化时定期审核，一般一年审核一次项目工作步骤制定岗位说明书的格式调查各部门现有岗位清单选取基准岗位各部门修改、确认岗位说明书修改岗位说明书，并最终定稿岗位信息收集撰写岗位说明书初稿成立项目小组,并进行(各级)相关培训确定不同岗位的不同信息调查方式及调查表项目小组对信息分析及核对人力资源中心请相关部门配合完成各部门按个人职责撰写确定本部门岗位清单的错误观点岗位设置越细越好为解决一项新的任务就设立新岗位认为岗位数和人员数有对等关系本项目任务列表任务编号任务描述负责者1确定岗位名单人力中心2项目小组成员制定岗位访谈日程安排各部门3讨论确定岗位信息调查表及说明书格式人力中心5收集岗位说明书及现有信息各部门6岗位信息收集及说明书编写培训人事及各部门7岗位分析访谈人事及各部门8撰写岗位说明书初稿各部门9修改、确认岗位说明书初稿各部门10岗位说明书定稿人力中心各部门在岗位分析及编写岗位说明书工作中的职责及权限1、成立本部门负责岗位分析及岗位说明书编写工作的项目小组，确定各成员的职责；2、拟定好本部门各岗位的《工作清单》；3、确定不同岗位的信息调查方式；4、将《岗位信息调查表》交由本部门岗位任职者填写后回收整理，提取出岗位信息；5、配合人力资源中心要求成立内部分析小组,根据《工作清单》对实际工作活动的情况进行核对，从而获得有关工作信息,将信息反馈人力资源中心；6、最后依据分析后的岗位信息填写并配合审定《岗位说明书》。各部门本项工作要求进度本部门各岗位《工作清单》6月25日前完成相关岗位《岗位信息调查表》或根据《工作清单》对实际工作活动的情况进行核对的其他岗位信息，6月30日前完成；填写并配合审定本部门《岗位说明书》7月16日前完成敬请配合完成！谢谢大家！