RFID在档案管理中的应用

RFID在档案管理中的应用分析报告完成人：金哲熙琴东奭彭志宽张志勇张锋2010/6/29一、项目背景介绍1.1RFID技术的发展概述1.2RFID技术简介1.3RFID在我国的发展情况1.4项目调研历程二、RFID档案管理系统国内外的应用案例三、基于RFID技术的全生命档案管理解决方案四、基于RFID技术的档案管理系统的潜在应用举例五、展望RFID技术的发展概述2009年8月7日，温家宝总在江苏无锡调研时指出：“尽快建立中国的传感信息中心，或者叫‘感知中国’中心”。美国总统奥巴马将“物联网”列为振兴经济、确立优势的关键战略，启动投资110亿美元进行智能电网的研究和建设。IBM提出“智慧的地球”战略，达到全球“智慧”状态，最终形成“互联网＋物联网＝智慧的地球”。2001年，日本政府制定实施e—Japan战略，其目标是到2005年使日本成为世界最先进信息技术(IT)的国家。RFID技术简介FRID的起源：RFID技术最早出现在二次世界大战时的英国。用来在空中作战时分清敌我，避免误击。20世纪90年代，这项技术被美国军方广泛使用在武器和后勤管理系统上。美国在“伊拉克战争”中利用RFID对武器和物资进行了非常准确地调配。基于RFID技术的“物联网”产业发展前景广阔:在我国，很多城市都把RFID作为未来城市发展的重点。例如：广州市的发展目标，2012年物联网信息集成服务业规模达到600亿元。无锡的规划是，到2012年规模达到1000亿元，而到2015年，产业规模将达到2500亿元。RFID技术简介RFID的系统组成电子标签(Tag)读写器(Reader)天线(Antenna)RFID工作原理RFID技术的在我国的发展情况项目调研历程调研的单位：亚太RFID技术协会中国国家档案局北京市朝阳区政府海淀区人才管理中心中日友好医院远望谷公司中国人民大学档案学院中芯国际一、项目背景介绍二、RFID档案管理系统国内外的应用案例2.1北加州地方律师事务所采用RFID系统追踪文件2.2档案管理公司采用单品级RFID贴标管理方案2.3美国佛罗里达州利用RFID管理交通信息案例2.4安钢物流管理迈向智能化三、基于RFID技术的全生命档案管理解决方案四、基于RFID技术的档案管理系统的潜在应用举例五、展望国内外应用举例北加州地方律师事务所采用RFID系统追踪文件安钢物流管理迈向智能化美国佛罗里达州利用RFID管理交通信息案例Sure-Reach可以在几周内实现所有纸箱文件和单个文件的盘点，而不用花几个月的时间。公司还可以在仓库里追踪文件，提高了运营效率。该事务所采用RFID系统追踪文件，当贴标文件流经不同办公室、法院和检查点时，员工可在办公室电脑上查看完整的文件记录。自从采用了这套系统，DA事务所可定位位置错放的文件（时间可追溯8个月之前）。美国海军陆战队基地部署了RFID追踪系统。来管理该基地8000多名工作人员的记录，以提高记录清查和单元部署的效率。这些文件在基地内和海军陆战队员部署单元时移动频繁。每个级别的IPAC设备上放置了RFID追踪垫，来监控记录的位置。采用RFID技术实现车辆、物流、ID卡的绑定，利用IC卡作为数据传输的载体，并借助公司ERP系统，将各个点、每个部门的数据信息实时上传、匹配、交换，从而提高物流效率，为精细化管理提供了及时准确的数据。同时，物流更加畅通有序，，减少了车辆在厂内的滞留时间。档案管理公司采用单品级RFID贴标管理方案一、项目背景介绍二、RFID档案管理系统国内外的应用案例三、基于RFID技术的全生命档案管理解决方案3.1档案的全生命流程3.2目前传统档案管理中存在的问题3.3RFID应用于档案管理系统的优势3.4基于RFID技术的档案管理系统3.5基于流程中各环节的RFID解决方案四、基于RFID技术的档案管理系统的潜在应用举例五、展望目录档案的全生命流程传统档案管理中存在的问题档案编目流程繁琐低效、整理耗时长档案查阅耗时长，查阅准确率难以达到要求档案存放次序较易被打乱，一旦放错，查找困难档案的盘点操作不科学公共档案利用率不高档案保密工作还是太多依靠人工，保密性差，风险高档案防损工作落后，很多珍贵档案损坏或流失过期档案管理滞后，过期档案销毁不及时档案流动管理混乱，丢失、断档频繁发生非接触式数据采集快速扫描，且一次性数据处理量大标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用数据安全性高标签耐用性好标签体积小型化、形状多样化标签可重复使用穿透性和无屏障阅读标签具有EAS防盗功能RFID应用于档案管理的优势基于RFID技术的档案管理系统程1，档案的生成阶段---公文流转自动分类自动进入相应的管理流程自动签收自动提醒实时监控2，RFID标签技术的公文流转结束，成为档案档案收集记录模块档案分类整理模块档案编目模块档案区位存储模块基于流程中各环节的RFID解决方案基于流程中各环节的RFID解决方案3，RFID标签技术的公文成为档案后的日常管理档案的盘点档案的统计档案的使用频率记录档案检索模块，实现档案的精确查找功能。档案调取模块,实现档案的定位功能、范围控制、人员控制、结合楼宇办公平面图全方位实现实时动态跟踪、与电子版的媒介的自动结合、涉密人员级别判断。档案归位模块,实现档案查阅完毕的归位，错了预警。珍惜手稿的存放环境监控,现有的技术无法保障珍惜手稿的存放环境，RFID标签结合传感器技术，可以充分保障珍惜手稿存放环境的监测。基于流程中各环节的RFID解决方案4，RFID标签技术的公文成为档案后的监督管理使用人员使用权限模块档案仓储管理模块,实现档案仓储容积、仓储环境的实时统计、监测，危险了预警、环境变化跟踪。档案转移子系统完成档案转入、转出的数据记录。5，RFID标签技术存档后的失效管理系统自动发出失效提醒系统自动提供失效处理方式系统自动将失效后的档案转入解密流程系统自动将失效后的档案转入销毁流程系统将销毁档案的监管基于流程中各环节的RFID解决方案6，RFID标签技术档案的增值（上）档案调用频率和调用人的数据积累，可以绘制出针对每一个人在不同时期中对不同的文档的关注点，从而实现推荐和筛选机制。对普通用户和研究机构通过定制化方式，提供脱密档案的电子版或借阅服务，以满足用户的好奇心和研究需要。电子化档案的监管,采用了RFID技术后，借助以RFID技术的防伪性，不可复制性，可以在系统中将电子化的档案与纸版档案进行连接。基于流程中各环节的RFID解决方案6，RFID标签技术档案的增值（下）知识产权保护,基于RFID的防伪性，不可复制性，可以提供论文等文化类作品的保护、防伪。工程设备类文档,基于RFID标签技术的工程设备类文档，在本系统中可以自动实现动态的记录和读写，从而成为设备购置、维护、检修、工作安排等做强有力的支撑。基于RFID标签技术的文档可以将每个阅读者的感想写入到RFID标签中，经过一定积累后，可以作为分析数据，反馈给相关提供者，以便为用户提供更详尽的服务。一、项目背景介绍二、RFID档案管理系统国内外的应用案例三、基于RFID技术的全生命档案管理解决方案四、基于RFID技术的档案管理系统的潜在应用举例4.1在保密类档案管理中的应用4.2在医疗类档案管理中的应用4.3在生产类档案管理中的应用4.4在人事类档案管理中的应用五、展望在保密类档案管理中的应用1，特点查阅调用次数较少，保密性要求非常高。2，要求必须做到密级严格鉴定，对档案存放、阅读实行安全管理实现区域化管理，对档案查阅人员权限严格审核，做到不同权限的人只能在各自被允许的区域查阅经授权的档案。同时，对到期解密或销毁的档案，实施销毁监控，做到指定地点指定时间销毁指定文件。一旦任何不符，立刻报警，最大限度的保证档案的保密性。3，系统设计系统中要强化密级鉴定模块、使用人员权限模块、档案安全管理模块、档案防毁模块及销毁监控模块。4，市场分析保密档案的市场广阔，包括国家核心权力机关、军队、国防、科技、档案局以及大中型的企业。由于涉及事项重大，通常解决方案的服务商利润率较高。在医疗类档案管理中的应用1，特点调用方便，避免非法篡改，销毁及时。2，要求必须做到病历调用快捷方便，保存完整、有效，严格控制病历的立档、保存管理严格，避免病历丢失、篡改的现象发生。同时，对到期该销毁的档案及时销毁，避免存储资源的浪费。3，系统设计系统中要强化档案收集记录模块、档案调取模块、安全管理模块以及销毁提示模块。4，市场分析我国医院、卫生院大概有6万家，床位总数达395.4万，每年就医人次达到55亿，每年的病历档案数量非常巨大。由于现在医疗纠纷越来越多，医疗机构都非常重视病历的管理。现有的档案管理难以满足需要，高效的档案管理解决方案市场巨大。在生产类档案管理中的应用1，特点档案流转频繁，步步盘点，区位存储检查。2，要求必须做到生产档案随产品在走，每一个环节实现快速、精确检查，避免由于人为原因导致的重复或遗漏工序。同时，在流程中实现质量控制，提高检测效率，提高良率。3，系统设计系统中要强化区位存储模块、档案盘点模块、档案统计模块、档案仓储管理模块。4，市场分析我国是世界上最大的制造大国，但不是制造强国，企业降低成本，提高生产效率迫在眉睫，如果将RFID技术应用到制造业，尤其是单个产品价值高的企业，比如芯片行业，那么RFID提高企业生产效率，提高良率的效果将会十分明显。在人事类档案管理中的应用1，特点调入调出频繁，有保密要求，保存时间长。2，要求必须做到调入调出方便，保存完好，不能出现丢失、篡改的现象。达到档案同步随人走。3，系统设计系统中要强化使用人员权限管理模块、档案防毁管理模块、档案调入模块、档案调出模块。4，市场分析中国是一个有着14亿人口的全球第一人口大国，也是世界上唯一一个人人都要有档案的国家之一。人事档案管理十分重要。如果与政府部门合作，在全国推开人事档案管理系统，不仅可以加强国家对人口流动的了解和控制，也可以通过标准化统一的RFID技术降低企业间人事管理和流动的成本。展望物联网对于扭转我国长期锁定在产业链低端，加快工业转型升级，努力发展新兴产业，走产业高端化道路具有重要战略意义。物联网建设不仅仅是技术问题，更多的任务集中在应用领域研究方面。以应用带动产业发展的共赢商业模式需要各环节有效协同。国内在引导期以行业应用为主，政府投资示范应用工程，从而带动行业广泛应用，并逐渐扩展到泛行业应用，最后达到泛在的物联网。智能交通在美国的应用率达到80%以上，预计到2010年市场规模达到5000亿美元。国家电网的智能电网项目一期投资预算4000亿元。