《从零开始轻松学会EXCEL》EXCEL初级培训教程

从零开始轻松学会EXCEL——EXCEL从入门到精通EXCEL初级课程（端午版）2013年6月广州-2-目录EXCEL简介第1章创建/保存EXCEL文件第2章EXCEL工作界面第3章单元格相关操作第4章行列相关操作第5章工作表相关操作第6章数据相关操作第7章EXCEL图表第8章公式与函数基础第9章数据透视表基础第10章打印工作表第11章-3-目录第1章Excel简介摘要EXCEL简介EXCEL历史版本为什么要学习EXCEL-4-Excel2007概述Excel2007是目前市场上功能最强大的电子表格制作软件，它和Word、PowerPoint、Access等组件一起，构成了Office2007办公软件的完整体系。Excel不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式形象地显示处理结果，更能够方便地与Office2007其他组件相互调用数据，实现资源共享。-5-正式开始之前请先回答几个问题：Why？为什么要学EXCEL？What？学习过程遇到哪些难题？How？如何解决？-6-Excel是职场人士必备电脑技能哪些职业常用到EXCEL？文员财务人力资源销售经营分析……EXCEL是职场人士必备技能之一，可以毫不夸张地说，学好EXCEL，走遍职场都不怕。-7-作为新手如何快速提升EXCEL水平？循序渐进、学用结合：练好基本功，同日常实际工作紧密结合，抓主要矛盾，从解决实际问题角度出发开展有目的的学习。STEP1：基本操作STEP2：实战技巧STEP3：高级功能-8-目录第2章创建/保存EXCEL文件摘要创建新的EXCEL文档保存EXCEL文档打开已有EXCEL文档給EXCEL文档设置密码保护-9-运行Excel2007要想使用Excel2007创建电子表格，首先要运行Excel2007。在Windows操作系统中，用户可以通过以下方法运行Excel2007。使用“开始”菜单中命令使用桌面快捷图标双击Excel格式文件-10-创建Excel工作簿运行Excel2007后，会自动创建一个新的工作簿，用户还可以通过“新建工作簿”对话框来创建新的工作簿。-11-保存Excel工作簿在对工作表进行操作时，应记住经常保存Excel工作簿，以免由于一些突发状况而丢失数据。在Excel2007中常用的保存工作簿方法有以下3种：在“文件”菜单中选择“保存”命令在快速访问工具栏中单击“保存”按钮使用Ctrl+S快捷键-12-打开Excel工作簿当工作簿被保存后，即可在Excel2007中再次打开该工作簿。打开工作簿的常用方法如下所示：双击要打开的Excel格式文件。在“文件”菜单中选择“打开”命令。使用Ctrl+O快捷键。-13-关闭工作簿与退出Excel在“文件”菜单中选择“关闭”命令，可以关闭当前工作簿，但并不退出Excel。若要完全退出Excel，则可以单击标题栏右部的“关闭”按钮。-14-技巧：为Excel文件设置密码保护使用“文档授权”保护工作簿，Office按钮→另存为→工具→常规选项打开权限密码：打开文档需要密码修改权限密码：没有密码的客户只能以只读方式打开，只能保存为副本123456参见示例：2.1-15-目录第3章EXCEL工作界面摘要基本概念EXCEL界面常用操作快捷键神奇的鼠标右键-16-基本概念：工作簿、工作表、单元格、单元格区域Excel创建的文件(Book1/2/3…)工作簿的组成部分，存储和处理数据的主要文档•数据工作表(Sheet1/2/3…)•图表工作表(Chart1/2/3…)工作表存储数据的最基本单元•行列交叉点(列标A/B/C…+行标1/2/3…→A1/B2/C3…)多个单元格组成的矩形区域•左上角单元格:右下角单元格(A1:F9)-17-工作表区的主要对象功能区主要对象Excel2007的工作界面-18-“开始”菜单包括了一些常用操作字体类型/大小（表示字号增大；表示字号缩小）格式刷(非常常用)，对当前单元格按照格式刷刷过的单元格保持完全相同的格式和形式B—字体加黑I—字体倾斜U—字体加下划线—双下划线表示给单元格加边框，表示给单元格加底纹，表示单元格字体颜色单元格字体的对齐方式单元格字体的自动换行/多个单元格合并并且文字居中%表示字体以百分比形式出现/，表示字体以千分位形式出现表示数字小数位增加；表示数字小数位减少根据自己的喜好选择喜欢的单元格格式-19-目录第4章单元格相关操作摘要在单元格中手动输入、删除、编辑数据自动填充单元格公式和函数录入数据设置单元格格式保护单元格选择、定位单元格插入删除单元格复制、剪切、粘贴单元格选择性粘贴合并、取消合并单元格-20-单元格基本操作选择单元格插入删除单元格复制移动单元格选择性粘贴合并拆分单元格-21-选择单元格打开工作簿后，用鼠标单击要编辑的工作表标签即打开当前工作表。将鼠标指针移到需选定的单元格上，单击鼠标左键，该单元格即为当前单元格。如果要选定的单元格没有显示在窗口中，可以通过移动滚动条使其显示在窗口中，然后再选取。如果用鼠标选定一个单元格区域，先用鼠标单击区域左上角的单元格，按住鼠标左键并拖动鼠标到区域的右下角，然后放开鼠标左键即可。选择、定位单元格常用技巧：见示例文件4.1参见示例：4.1-22-插入单元格在工作表中选择要单元格的位置，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“插入”按钮旁的倒三角按钮，弹出如图所示的菜单。选择“插入单元格”命令，会打开“插入”对话框。在该对话框中可以设置插入单元格后如何移动原有的单元格。右键快捷菜单也可以调出”插入”命令。方法一：“开始”选项卡→“单元格”组→插入→插入单元格方法二：选取单元格→鼠标右键→“插入”菜单OR参见示例：4.3-23-删除单元格在工作表中选择要单元格的位置，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“删除”按钮旁的倒三角按钮，弹出如图所示的菜单。选择“删除单元格”命令，会打开“删除”对话框。在该对话框中可以设置删除单元格后如何移动原有的单元格。右键快捷菜单也可以调出“删除”命令。方法一：“开始”选项卡→“单元格”组→删除→删除单元格方法二：选取单元格→鼠标右键→“删除”菜单OR参见示例：4.3-24-复制和移动单元格：使用菜单命令复制与移动数据移动或复制单元格或区域数据的方法基本相同，选中单元格数据后，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“复制”按钮或“剪切”按钮，然后单击要粘贴数据的位置并在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，即可将单元格数据移动或复制到新位置。也可以通过快捷键快速进行复制、剪切、粘贴操作：Ctrl+C→复制；Ctrl+X→剪切；Ctrl+V→粘贴。参见示例：4.4-25-选择性粘贴方法：两种方法调用选择性粘贴121右键菜单参见示例：4.5-26-合并、拆分单元格12合并前合并后1324右键或Ctrl+1调出”设置单元格格式”窗口如需拆分单元格则撤选”合并单元格”方法一：”开始”选项卡→”对齐方式”组→合并后居中方法二：调出”设置单元格格式”窗口→勾选”合并单元格”→确定在制作报表时经常要对某些单元格进行合并，以便更清楚表达数据之间的关系，合并单元格有两种方式。方法一：开始菜单“合并后居中”方法二：通过“设置单元格格式”对话框参见示例：4.6-27-在单元格中录入数据EXCEL数据类型手工录入数据自动录入数据导入外部数据通过公式函数录入数据-28-EXCEL数据类型—可进行数学计算[默认右对齐]–数值（整数、小数、分数）–日期、时间—说明数据的含义，不进行数学计算[默认左对齐]–中文汉字、字母–数字和文本或符号的组合—TRUE、FALSE[默认居中对齐]—数字、文本、逻辑值注意：EXCEL单元格数字最长默认为15位，超过15位则会超出EXCEL计算能力，会显示为零-29-EXCEL数据类型—默认使用/或–|默认1900日期系统(Windows)|[1904日期系统(Macintosh)]日期→序列1900-1-1→11900-1-2→2……2011-12-15→40892……9999-12-31→2958465—默认使用:|24小时制1天→24小时→10:00:00→0……23:59:59→0.999999992011/12/1519:45:33→40892.823299日期时间→数字-30-手动输入数据选中→键入方向键(↓↑→←)Enter(↓)/Tab(→)[Shift+Enter/Tab反向]→快速移动光标选中单元格Enter/Tab/Shift+Enter/Shift+Tab→在区域内快速移动选中选中目标单元格/区域→在活动单元格中键入数据→Ctrl+EnterShift/Ctrl→选中多个工作表→在其中一个表中键入数据自动换行（随列宽调整）Alt+Enter→强制换行（自动换行选中）输入大量相同小数位数的数据输入结束后及时取消勾选-31-手动输入数据日期+空格+时间Ctrl+;输入当前日期Ctrl+Shift+:输入当前时间整数+空格+分子/分母→31/20+空格+分子/分母→03/5、09/5所有类型的数据以’(单引号)开始→文本类型[不能参与数值计算]’001023、’TRUE参见示例：4.7-32-更改单元格中的数据在日常工作中，用户可能需要替换以前在单元格中输入的数据，要做到这一点非常容易。当单击单元格使其处于活动状态时，单元格中的数据会被自动选取，一旦开始输入，单元格中原来的数据就会被新输入的数据所取代。如果单元格中包含大量的字符或复杂的公式，而用户只想修改其中的一部分，那么可以按以下两种方法进行编辑：双击单元格，或者单击单元格后按F2键，在单元格中进行编辑。单击激活单元格，然后单击编辑栏，在编辑栏中进行编辑。参见示例：4.7-33-删除单元格中的数据要删除单元格中的数据，可以先选中该单元格，然后按Del键即可；要删除多个单元格中的数据，则可同时选定多个单元格，然后按Del键。如果想要完全地控制对单元格的删除操作，只使用Del键是不够的。在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“清除”按钮，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令，即可删除单元格中的相应内容。参见示例：4.7-34-自动输入数据同列、连续单元格、文本类型有效将输入的数据/符号重复填满整个单元格→扩展填充[所有数据类型][数字/含数字的文本]升序:上→下/左→右降序:反向拖动→清除参见示例：4.12-35-导入外部数据Access/SQL等数据库；网站；两种常用文件格式.txt:制表符(tab)为分隔符.csv:英文逗号(,)为分隔符/默认被Excel打开设置分列依据的分隔符形式→按需要导入文本将文本格式的数值或日期转换为数字格式→进行数值计算-36-对单元格数据进行格式化常用格式化操作快速格式化条件格式-37-格式化单元格：“开始”菜单常用格式化命令在“开始”选项卡下进行快速设置，可以设置单元格字体、字号、加粗、倾斜、下划线、边框、填充、字体颜色、对齐方式、缩进、数字格式等。参见示例：4.14-38-格式化单元格：通过“设置单元格格式”对话框设置另外通过调出“设置单元格格式”对话框也可以对单元格进行格式设置。方法1：Ctrl+1快捷键方法2：右键→设置单元格格式方法3：在“开始”选项卡的字体、对齐方式、数字格式功能区下点右下箭头，弹出“设置单元格格式”对话框。-39-格式刷的应用通过格式刷可以快速“复制”格式到其它单元格、行列或整个工作表，双击格式刷可以重复操作。1应用于单元格应用于整列应用于整个工作表应用于整行选取源格式区域2单击或双击格式刷3在目标区域点击应用格式刷参见示例：4.15-40-自动套用单元格样式如果要使用Excel的内置单元格样式，可以先选中需要设置样式的单元格或单元格区域，然后再对其应用内置的样式。参见示例：4.16-41-自动套用表格格式在Excel中，除了可以套用单元格样式外，还可以整个套用工作表样式，节省格式化工作表的时间。在“样式”组中，单击“套用表格格式”按钮，弹出工作表样式菜