图书馆信息化的六大误区及对策

1今天，在全球经济一体化的大背景下，产业分工及核心价值优化正成为席卷世界的一场革命，图书馆能否在未来的竞争中转变职能，立于不败之地，取决于是否拥有面向客户、反应灵敏、主动学习、分享知识、成本管理及服务系统。随着信息技术和互联网的大规模普及，图书馆建设配套的信息化系统成了一项新的挑战。图书馆为什么要实施信息化？在什么情况下信息化？谁帮助图书馆信息化？图书馆如何信息化？我们将从以下几方面详细分析图书馆在信息化建设过程中存在的一些误区。误区1图书馆信息化策略是孤立的图书馆信息化是图书馆战略发展的支持平台。图书馆的IT策略是在服务与经营双重战略的基础上制定的。●图书馆信息化策略制定所考虑的因素图书馆信息化的目标直接对其信息化策略产生影响。从经营的角度看，图书馆信息化是为了获得足够的服务效益和投资收益，或降低其他业务的运作成本。因此图书馆信息化策略的制定过程应该从图书馆的战略出发，结合自身的业务特点和实力来设计、制定策略，同时它应该随着图书馆业务流程的调整而调整。●IT策略与评估业务系统：业务系统方案主要确定图书馆的业务功能，确定不同部门之间的交叉需求。图书馆在采用IT技术构建信息化基础时，需要考虑现有业务系统的构造、流程。图书馆的信息化过程将通过对现有业务系统的整合，减少部分不合理的业务流程。数据与信息：该方案主要是确定关键数据与信息流以及由此产生的数据需求。在采用重整业务系统的基础上，IT构建需要考虑各种数据与信息是如何在业务系统上流动、传递与应用的。应用：图书馆应在正确理解业务及数据需求的基础上，考虑关键应用方案。IT评估：需要对IT的具体应用过程与应用内容进行考察，选取合适的IT技术提供商，确保能够降低图书馆信息系统运作成本。2IT构建策略：在确定图书馆的IT策略之后，应考虑如何利用该策略构建IT设施。●图书馆IT构建策略的制订原则通过IT技术和手段对图书馆的业务与技术进行优化，从而增强图书馆竞争力；图书馆的核心业务是信息化的关键；信息化不应减弱图书馆的核心竞争实力。图书馆在针对最初的经营战略完成IT的构建之后，就需要随时针对图书馆业务流程的调整，重新规划和调整信息化实施的技术方案。IT构建与业务流程调整两者相互促进相互依赖，图书馆信息化建设与业务流程之间相互对应并共同发展。误区2信息化对图书馆而言是万能灵药图书馆在运营过程中强调信息流、资金流、工作流和知识流的协同（四流协同）。图书馆经营风险（如财务风险、市场风险、渠道风险、产品风险等）的产生可以归结为四流不协同。图书馆信息化只能解决由于信息流不通畅或与其他流程不匹配带来的问题。以往制约图书馆信息化发展的重要因素包括图书馆的管理观念、管理水平以及信息技术，具体表现在涉及信息流的业务环节都比较落后，而其他“三流”发展也因此受到制约。图书馆信息化可以弥补因信息流而产生的差距，协同信息流与另外“三流”之间的关系，从而解决图书馆运营过程中的具体问题。尽管对于藏书型图书馆和服务型图书馆而言，信息化的作用都集中在客户的保持能力、降低成本以及增加服务收入上，但具体的表现手段与侧重点也不相同。对藏书型图书馆来说，降低成本是最重要的，通过LPR和各种应用软件（如数字化图书馆、CRM、呼叫中心等），图书馆有效地控制降低了采购成本、管理成本，并通过电子商务降低交易成本。在降低成本的同时，图书馆利用服务策略方便快捷提供服务、快速推出新服务产品，并与读者保持深入的联系从而获得更多的服务机会。与藏书型图书馆相比，服务型图书馆信息化的主要作用是客户的保持能力和价值再造方面。服务型图书馆的产品是无形的，客户需求不太明确，按照客户需求定制产品（服务）需要信息化的有力支持，这也是服务型图书馆信息化的3主要作用。图书馆未来的方向就是要在信息化基础上开展更多的高价值服务，这是图书馆走出财务困境的必由之路。误区3信息化在短时期内就能改变经营状况对经营状况好的图书馆可以保持或使图书馆寻找到新的发展高峰；而对经营状况不好的图书馆，只依赖信息化在短期内是无法改变市场状况的。很多图书馆在经营上出现问题时，都希望通过信息化来改善市场表现。然而信息化只能帮助图书馆构筑可持续发展的竞争力，是锦上添花，而不是图书馆的救命稻草。首先，信息化并不能解决图书馆经营层面的问题。在图书馆的风险中，只有一部分由信息不顺畅或延滞造成的风险可以通过信息化来规避，而大部分风险和问题还需要通过其他方法加以解决。其次，信息化需要一定的投入，而且信息化效果需要在一段时间的运营后才能显现，所以希望在短期内用信息化来解决经营问题是不现实的。因此，对大多数图书馆而言，信息化不可能从本质上改变图书馆经营状况。误区4图书馆信息化立足于自主开发在图书馆实施信息化的过程中，各个独立的专业公司会在每一环节上以公正、独立的立场为图书馆提供策略与建议。独立专业公司的帮助会使图书馆信息化过程事半功倍。●制订信息化决策需要专家与咨询机构的支持图书馆信息管理系统（LIMS）涉及到管理科学、通信技术、网络技术、计算机技术、信息工程、信息安全、质量管理、数据库、数据仓库、人工智能、精良生产、知识管理、Internet/Intranet、Web技术以及开发技术等先进的学科。国内外众多IT公司提供了各种品牌的LIMS产品，但其水平参差不齐，而且都有一定4的局限性，因而要求图书馆领导层独立作出正确的抉择是件非常困难的事情。技术路线的偏差将产生极其严重的后果，甚至导致整个实施计划的失败，在这方面我们有许多惨痛的教训。实施信息化是一项庞大的系统工程，为了减少投入、保证质量和缩短工期，在实施的前期取得咨询公司和专家的合作是一件至关重要的事。●采用成熟的产品，保证图书馆信息化可持续发展。图书馆自己开发系统，不但要解决软件技术问题，也要形成完善的管理流程，这对一个从未涉足该领域的图书馆来说无疑是致命的。LIMS并不是一套简单的IT系统，它需要对图书馆现状进行全面评估、分析后制定出科学、完备、有效的实施方案来监管项目实施，这是图书馆自身或是软件图书馆都无法做好的。图书馆自主开发产品虽然成本相对较低，但是也带来了一系列的应用问题，如系统的局限性、升级困难、程序人员变动带来的空缺、不能适应标准化管理要求等，更不能满足图书馆向高端发展的需要。相比之下，专业管理软件厂商则更加专注于产品的精雕细琢，产品也相对成熟、可扩展性强，而且能够根据图书馆自身的情况进行不同程度的二次开发和调整。误区5图书馆信息化可以一挥而就图书馆信息化需要分阶段、按步骤实施。根据图书馆在不同阶段的不同状况对症下药。如果追求一步到位的LIMS、KM，而忽略了图书馆本身的实际情况，就可能起到拔苗助长的负作用。信息管理工具是随着信息技术的发展而衍生的。目前，图书馆信息化的最先进的管理思想体现就是LIMS、CRM和KM系统。在我国，有许多图书馆、咨询公司和软件公司都认为，图书馆信息化就是引进最全面的、最先进的管理软件，引进最综合的管理系统。在图书馆界、咨询界和管理软件界，持有这种看法的公司非常多。●图书馆信息化建设的目标5图书馆信息化建设的目标是图书馆利用先进的管理思想，对业务流程中的不协调和浪费之处进行改造，利用先进的管理思想改进图书馆管理，降低内部的交易成本和管理成本，降低图书馆与外部伙伴之间的信息传递成本，从而提高图书馆的服务效益、增加赢利。在明确了图书馆信息化建设的终极目标后，必须考虑信息化建设的成本和收益。所谓信息化建设的收益不能明确，收益只体现在图书馆信誉和品牌价值增长中的说法，明显违背了图书馆追求收益与利润的初衷。同样，图书馆的信息化建设，也必须要考虑到实际情况，考虑图书馆的承受能力，从而为图书馆在目前或未来的赢利提供服务。●图书馆信息化建设的三个阶段管理标准化阶段、资源数据化阶段和综合信息化阶段。①图书馆管理标准化阶段图书馆管理标准化阶段主要是指图书馆的管理水平较低，内部信息流动缓慢，需要改进经营管理手段以提高图书馆的生存能力和生存质量。与图书馆的管理标准化阶段相对应，图书馆的IT建设水平也较低。管理标准化阶段的图书馆的特征是:管理水平较低，服务效益额较小，IT应用水平较低，图书馆内部人员的IT知识不足，内部没有配备或较少配备IT设备，图书馆与外界的信息交流等成本较高。在这个阶段，如果把图书馆信息化目标设定为建立LIMS、KM或电子商务系统，则图书馆将面临诸多问题。所以，管理标准化阶段图书馆的信息化目标应该是建设初步的IT基础设施，并设立独立的IT部门，对图书馆员工进行初步的IT培训。采用的信息化手段主要是在图书馆内部重要部门引入一定的计算系统，同时建设一定的数据存储，确保图书馆重要数据的安全。②资源数字化阶段在资源数字化阶段，图书馆拥有了一定的市场服务效益，但地位受到来自各个方面的冲击；图书馆拥有了一定的IT架构；图书馆各部门内部已经完成6了基础IT设施建设，部门内部已能够实现信息的及时、有效传递。但图书馆的不同部门之间信息传递不畅，形成了像生产、财务、人事、销售等信息孤岛。资源数字化阶段的图书馆，其信息化目标应该是建立较完备的管理信息系统，建立图书馆内部局域网，促进图书馆内部的信息交流与信息传递。在管理信息化阶段，如果将图书馆的信息化目标设定为引入LIMS或CRM，则图书馆的一次性投入较大。如果引入大型信息化系统，就需要对图书馆内部员工、业务流程进行大幅度的调整，这样的调整成本可能会使图书馆面临很大的困难。③综合信息化阶段综合信息化阶段，图书馆内部的IT应用水平限于办公自动化，能够进行简单的服务咨询与情报预测。但是从图书馆的市场表现来看，图书馆在现有的市场上已经达到了一个高峰，需要进一步开拓新的市场，或进一步在现有市场上巩固自身的竞争优势。从图书馆内部来看，图书馆的管理信息系统已经建设完成，同时图书馆内部的局域网系统已经有一定的建设。在这样的情况下，引入大型的信息化系统，才会对图书馆发展起到一定的促进作用。误区6进行彻底变革图书馆通过LPR对原有业务流程进行优化，其目的是要降低或消除信息成本，而不是为变革而变革。●实施信息化必须考虑重组原有业务流程LPR就是对图书馆的业务流程进行根本性再思考和彻底性再设计，从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的显著改善”。LPR可以是激进的，强调业务流程重新设计，以期从根本上改善图书馆的经营业绩；LPR也可以是循序渐进的，强调业务流程的适度优化，对图书馆经营有实实在在的改进。对多数图书馆而言，实施LPR并不需要对全部流程进行重建，而只需诊断出核心流程和瓶颈环节，适当投资。而对于核心流程瓶颈环节的判断标准是：（1）该流程是否已成为图书馆发展的“瓶颈”？（2）该流程重建后能否解决图书馆面临的危机?（3）该流程重建成功的概率有多大?7（4）该流程重建失败的后果有多严重?根据图书馆信息化的应用基础，LPR可采用改进（Improvement）、优化（Optimization）、再造（Reengineering）三部曲式的渐进策略，其目的就是从数据到业务环节逐步树立规范，通过业务流程的调整为信息化的全面实施做好充分的准备。对于一般图书馆来说，在起步阶段，LPR应该在较小范围内，程度缓和地进行，重要的是坚持不懈，不断改进，一劳永逸的想法是不现实的。图书馆要紧跟时代的步伐、不断创新，使之处于领先地位，就需要随时根据竞争环境调整策略，并时刻审查这些流程以确保其发挥最大的作用，因此，LPR要保持一种动态性。世界著名的思科（ＣＩＳＣＯ）公司在分享自己的管理经验、推广“网络就绪”计划的时候就提出“小步快跑”的口号，他们认为，因为变化太快，所以必须快速经常调整自己的计划。图书馆信息化需要整个社会和服务链及情报链的配合，需要的是根据图书馆所在的行业状况和实际情况，制订切实可行的分阶段实施计划，不要步入误区。