如何写出一篇好报告

如何寫出一篇好報告？常煩惱自己寫不出好的報告或企畫書？其實寫作能力也是專業度的表現。如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的資訊，別人就容易感到困惑，也不知該如何回應你的訊息。以下報告內容，希望可以幫助你有效改善寫作技巧。01報告的目的是什麼？將圖片與報表或文字的結合。針對事件或問題的描述與總結。整理資料重新釐清思路。知識積累與經驗傳承。自我績效及工作表現。相互交流獲取他人建議。02報告的種類？對象/性質目的/作法說服(信心)彰顯(深入)教育(淺出)外賓/介紹辨論審查/檢討工作報告同儕/討論廠內常見報告﹕品質異常檢討﹑良率改善﹑設備維修﹑專案項目﹑客戶投訴﹑客戶來訪工廠介紹﹑QBR﹑產品推銷-供應商﹑工作總結與規划等1.簡報對象為何?2.簡報目的為何?3.有多少時間?4.如何有區別?03報告的准備流程？聽眾背景條件期盼結果準備作業重點‧表達方式及訴求‧各主題之邏輯‧時間與工具‧格式/字體內容資料來源補充材料主題報告性質報告要求04知道你的目標是什麼？在你開始寫作以前，先想想你的目標是什麼？你要寫的是篇只有一頁篇幅的摘要，或是長達五頁的報告？試著回答這個問題：我究竟想要讀者知道、思考哪些事情、或者要他們做什麼？Who:聽眾的特點﹕性格﹑專業﹑職位Where:場合(正式與否﹑時間﹑語言﹑外表)Why:理由(目的﹑聽眾﹑場合﹑資料)What:目的(同意﹑告知)When:時機(發言﹑材料的運用)How:語言﹑數據﹑資料05列清單﹑找資訊寫下所有你想要涵蓋的想法，這可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到，試著和其他人討論你的想法。反覆推敲腦中的想法，可以幫助你釐清目標。PurposePreparationPossibilityProposal06整理你的想法我們都有過在雜亂的抽屜裡找東西的經驗，你很難在這樣的情況下找到你要的東西。同樣地，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。你可以用一些方法來組織你的想法：依據重要性：先從最重要的資訊開始寫起，然後接著再寫下次重要的資訊。依先後順序排列：描述一開始發生了什麼，接著又發生了什麼…解決問題的模式：先解釋問題所在，再提出解決方法。問答方式：先陳述問題，再提出你的答案简要说明情况，提出问题选择你将采取的对策和行动提出方案，并解答疑问和论证你的方案07佐證你的論點你可以表達自己的意見，但必須提出一些佐證來支持你的論點，例如事實、例子、個人經驗、統計數字或引述，最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。08區隔重要論點每個段落開頭必須有主題句，清楚說明這段內容要討論的重點觀念。09善用標示記號或數字如果你要列出或討論一串事項，請使用數字或其他標示記號來排列。•部份主題的過多陳述/參考資料宜列至附錄•引用圖表應註明出處(並注意更新)•專業報告均應有「參考資料」之章節，並於文章中註明•資料管理─封頁之標示、頁碼編輯、校稿、建檔、版本之釐清10盡量使用簡短的句子一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。根據美國新聞協會的統計，讀者看懂15字以內的句子的機率是90％，但看懂8個字以內的句子，機率卻是百分之百。1.內容以精簡為要(除非有「份量」之考慮)2.目錄及圖表即應提供一個全盤概念3.資料之收集應由大處著眼、小處著手─避免有誤導之方向或過度之破綻LineStationMachine4.篇幅過大的報告(本文50頁以上)應提供摘要/各章節主題11盡量使用簡短的句子•文字不如表格,表格不如圖表•儘量數字化,量化•儘量在每頁50字以下•每頁表達出「中心思想」•注意“你想說什麼”：你所知道的，與你所應該表達的，是有差異的•注意天地背口,一致性12注意字體的大小•這是12點的字，您看得到嗎？•這是16點的字，您看得到嗎？•這是18點的字，您看得到嗎？•這是20點的字，您看得到嗎？•這是24點的字，您看得到嗎？•這是28點的字，您看得到嗎？•這是32點的字，您看得到嗎？•這是36點的字，您看得到嗎？•這是40點的字，您看得到嗎？•這是44點的字，您看得到嗎？•這是48點的字，您看得到嗎？13注意字體的顏色大標題:44點粗體標楷體•標題1:32點，再加粗，很清楚標題2:28點，再加粗，也很清楚標題3:24點，再加粗，還算清楚標題4:20點，再加粗，再小就看不到了工程報告工程報告工程報告工程報告工程報告工程報告工程報告14用字精確像是「大的」、「小的」、「盡快」等這些字都是語意模糊、不精確的字。讀者對這些字的解讀可能和你想要表達的意思有落差。所以，用字盡量精確以減少溝通障礙。如有必要，也請對某些用字下明確的定義。15適當使用逗號（或頓號）將三個以上的事項用逗（頓）號區隔開來。例如：「他最喜歡的顏色是紅色、白色和藍色。」最後，善用逗（頓）號來分隔形容詞，如：「那位高大、優雅又英俊的教授在學校教歷史。」16避免贅字、贅詞沒有必要用許多意思相同的字來形容同一件事。例如「我個人認為」只要寫成「我認為」，「我決定將這台機器漆成灰的顏色」只要寫成「我決定將這台機器漆成灰色」。17概念的傳遞投影片傳達概念每張3~5個概念效果最好每張7個概念人腦恰恰好可以處裡每張超過9個概念負擔太重了18資料的邏輯性•起─以事實/現象背景說明•承─切入主題重點、清晰說理•轉─帶入訴求重點(說服什麼？)•合─簡單明確之綜合性結論/對策【讓別人看/聽得懂】KiSS原則資料(data)資訊(information)知識(knowledge)智慧(wisdom)19要有結論你真的喜歡看一齣沒有結局的電影，或一場沒有結果的運動比賽嗎？當然不會，讀者會想知道「最後的比數」是什麼。而且，文章最後的結論可以將你所有的重點連結起來，加深讀者的印象。【汇报的结果(结论/书面纪要/行动计划)】20進行最後的編輯將你寫好的內容重複念幾次，甚至大聲地將你寫的內容念給朋友聽，看看他們是否能充分瞭解你想要表達的意思，或者有哪些地方需要改進。好的文章是需要反覆的修改、潤飾。多一份細心，就可以減少錯誤的發生，別讓小小的疏失搞砸了一切。•邏輯之流暢•重點之標示•圖表之使用•介面之精簡•故事/案例•點子/特色•字體/格式21總結-如何寫好報告參考/抄寫別人的報告及格式。揣摩別人的報告和自己的想法﹐進行比較﹑整合得到自己的風格。多讀多寫多動腦-了解需求提供完善的服務。學習各種對報告撰寫有益的工具•(Minitab/QCtools)。熟練操作PowerPoint,靈活套用模板。