技术文件管理规定

1.目的为使公司的技术文件得到有效控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。2.范围本制度适用于公司所有技术文件的管理。3.技术文件内容及编码原则技术文件是指用于产品实现的相应技术文件；文件类别及编码原则详见《技术文件类别清单》。4.职责4.1技术质量部负责技术文件的归口管理。负责内部技术文件的编制、审批、发放、归档和借阅的管理；负责外来技术文件的识别、转换、发放和归档。4.2各部门负责对技术文件的接收、使用、保管。4.3操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，有责任保管好自己所用的技术文件。4.4车间班组长负责保管本班组所用的技术文件，生产作业时将技术文件放置在生产现场指定位置。保证技术件不丢失、不损坏、干净整洁。5.技术文件管理内容5.1编制技术文件的基本要求5.1.1凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续，外来文件的审批不是对文件内容的审批，而是对文件的适用性的确认。责任签署手续完备的正式技术文件是指导生产及其管理活动的有效文件。5.1.2收到顾客提供的产品图纸、产品规范/标准、技术协议、变更文件等与质量有关的技术文件后，技术部要在两周内或按照顾客要求的进度进行组织评审，确定以上文件的详细的实施方法、实施日期及实施要求，由技术部长批准，及时将顾客的相应标准转换为公司内部要求并保存相应记录。顾客提供的质量协议由质量部按上述要求评审，由质量部长批准，并保存记录。5.1.3FMEA的编制应参考FMEA库进行编制，每个项目应对其涉及到的所有工序的FMEA组织评审后定版；5.1.4CP的编制应将定版后的FMEA中的要求有效的传递至CP中且前后保持一致；CP的编制应参考CP的编制模板。5.1.5WI的编制应将CP中的要求关联到WI中(excel公式)，防止产生前后不一致的情况发生。5.1.6技术文件编制质量问题纳入技术部人员的绩效考核，具体按《技术部人员绩效考核表》进行考核。5.2技术文件的签署人及其职责5.2.1设计/编制——由授权职能部门的设计人或编制人签署，并对技术文件的完整性、正确性、统一性、先进性、良好的工艺性和经济性负责。5.2.2审核——由设计/编制单位负责人或分管负责人对技术文件是否符合国家法律、法规、顾客要求、相关标准和使用要求进行综合审查后签署，对其完整性、正确性、统一性负责。5.2.3会签——由相关部门委托有经验的专业人员对技术文件是否满足相应专业要求的可行性予以审查并签署。5.2.4批准——直接用于产品生产过程的技术文件以及厂内有关部门需共同遵照执行的技术文件由技术部长（或被授权人）签署，并对技术文件负总的责任。文件发布后，使用部门在执行中或相关人员在检查，发现有问题需更改时应及时反馈，技术部接到反馈后应及时更改相应技术文件并再次批准。5.3受控标识技术文件的受控标识分为“受控”、“临时”、“试制”、“作废”和“作废保留”五种：a.“受控”印章，用于正常批量生产的技术文件须盖“受控”印章，受控技术文件只允许一种有效版本在生产中使用。b.“临时”印章，用于应急指导生产的技术文件（如生产参数临时调整、设备更换、工艺优化等），临时技术文件发放前应核对其有效期，到期后资料管理员必须立即回收。c.“试制”章为试制新产品的图纸及工艺文件和试制新工装未经工艺验证的技术文件的受控标识，试制的新产品经顾客认可后，技术部重新下发正式“受控”技术文件。d.“作废”章，是失效了的技术文件在回收后必须加盖的受控标识。盖“作废”标识的技术文件封存于技术部，需销毁的每年按销毁制度集中销毁一次。e.“作废保留”章是已归档保存的受控技术文件在其失效作废后仍需继续保存时，仅在案卷封面及帐页上加盖的受控标识，盖“作废保留”标识，应及时注明作废保留日期。5.4技术文件的管理与发放5.4.1所有技术文件均由技术部存档。5.4.2技术部对国家、行业、企业及顾客提供的标准文件均应编制《现行标准有效版本目录》，并根据具体情况每年进行修订。5.4.3各生产区域和技术文件使用部门应指派一名技术文件管理员，负责本单位受控技术文件的领取、发放、撤换、保管以及应归档文件的收集、积累和归档工作。负责建立本单位《文件和资料清单》和《技术文件和资料发放记录》并保存。（注：文件发放后使用部门应在1个工作日内传递至生产车间/工位）5.4.4各保密文件持有人应严格控制保密技术文件的非预期传发。5.4.5技术文件的印发、补发与管理5.4.5.1新编制的技术文件由相关责任人签署完备后，由技术部负责复制。5.4.5.2技术部依照《技术文件发放目录》规定的份数复制，并发放到各部门。同时将原技术文件归档。技术文件发放时，让接收人在《技术文件和资料发放记录》上签字。5.4.5.3发放技术文件时，资料管理员应在《技术文件和资料发放记录》上逐个文件填写发放日期，文件名称、编号、数量，不得简化和省略填写。5.4.5.4技术文件发放人员在发放的受控技术文件上加盖“受控”标识后才能发放。“受控”标识要清晰醒目，不得漏盖，如发现漏盖的应立即补盖，严防文件失控。凡文件上没有“受控”红印的技术文件均为非生产性技术文件，不得用于生产、检验过程。5.4.5.5各部门资料管理员应保证本部门工作人员对受控技术文件的使用，并严格办理发放、回收和借阅登记手续。受控技术文件使用人员对文件应妥善保管，不得遗失、污损或擅自复印、对外扩散、修改。技术文件如有损坏或丢失，应追究相关负责人责任，按《公司管理制度汇编》相关条款进行考核；受控技术文件在使用过程中因损坏、弄脏而残缺不全、字迹不清无法继续使用时，由相应部门资料管理人员填写«文件补发/换发申请单»，文件使用部门主管领导审核，技术部主管领导批准，由技术部补发/换发文件；文件补发须在《文件遗失记录》上登记，发放日期为实际发放日期。。《文件补/换发申请单》以及《文件遗失记录》由技术部资料管理员统一保管，并建立相应台账，申请单保存期限为一年，一年后销毁。5.4.5.6各相关部门必须严格执行新旧版技术文件回收、发放和及时回收暂不使用的文件的要求。对未执行以上规定者，由技术部报上级领导处理，同时技术部应拒不发放新文件，由此造成的一切后果与损失由不执行上述规定者承担全部责任。5.4.5.7各种技术文件未经常务副总批准，一律不得外借，如有丢失必须追究相关人员责任。5.4.5.8外协单位用技术文件由委托外协的部门负责管理。5.5技术文件的更改管理5.5.1技术文件的更改由其编制部门负责按程序实施。5.5.2技术文件需要更改时，更改人应填写《技术文件更改单》，提出更改原因及更改后的执行时间，由部门分管负责人审查同意后，履行审批手续。5.5.3技术文件更改批准后，由文件编制人员按《技术文件发放目录》发放更改通知单实施更改，更改人应做好标记，并签字。各部门资料管理员应核对更改内容并在《技术文件更改通知单》上会签。5.5.4当顾客提供的产品图样、产品标准/规范、技术质量协议和计划等发生变更时，技术部在接到信息之日起在两周有效工作日内完成对更改内容的评审，同时对有关文件进行更改或更新，报常务副总经理（或授权人）批准，同时在更改通知单上注明实施日期并及时归档。5.5.5更改原则①技术文件的更改，不得降低产品质量；②技术文件更改必须保证其正确、完整、统一、清晰；③更改必须履行签字手续，并保证更改前的原文件有据可查；④技术文件按审批后的“更改通知单”进行原件的更改，同时，对已发放的文件进行更换或更改。5.5.6技术文件更改方法5.5.6.1更改技术文件不得涂改，一般采用“划改”和“重新打印”的方法。所有更改必须使用碳素墨水，书写符合制图标准。5.5.6.2“划改”是将需要更改的内容用细实线划去，被划掉的内容应能清楚地看出更改前的状态，然后在其最近旁标注新的尺寸、文字、图形等。5.5.6.3划改时，在靠近更改后的图形、文字的（右侧）位置，加注更改标记——用汉语拼音小写字母外加圆圈表示，如：○a、○b、○c、○d……。例如：26○a25更改标记一般以每张图样或每个文件编排，每次更改应使用不同的标记加以区别。5.5.6.4在更改栏中应填写：a）“标记”填本次更改使用的标记；b）“处数”填同一标记下的更改处数；c）“更改文件号”填本次《技术文件更改通知单》的编号；d）“签字”由执行更改的人签名；“日期”填写更改日期。5.5.6.5技术文件经多次更改（五处以上）或需大幅度修改时应进行换版重新打印复制，原版文件作废，换发新版文件。5.5.6.6技术文件更改须建立电子版更改记录。5.6技术文件的换版与作废5.6.1技术文件的发放，应在文件编制部门规定的执行时间之前发到文件使用的现场，同时撤出所有被替换的失效文件。5.6.2重新打印复发技术文件时，更改前所发放的原文件作废，换发新版技术文件。5.6.3受控技术文件换版发放时，文件编制单位应填写《技术文件回收通知单》注明失效文件的名称、编号、版本/状态等，发至文件的使用部门。文件发放人员按照《技术文件回收通知单》的要求及《技术文件发放目录》收回旧文件并记录，交回人在回收栏中签字。5.6.4失效技术文件应加盖“作废”标识，隔离存放，填写《文件资料销毁登记表》，履行销毁批准手续后执行销毁。需用作资料保留的作废文件，应加盖“作废保留”印章后单独存放，妥善保管。因不交作废文件而被误用或延误新版文件执行所造成的后果由相应当事人承担。5.7技术文件的执行情况监督检查及问题反馈5.7.1技术/质量工程师在工艺纪律检查时对生产现场技术文件执行情况进行监督，并对其文件质量进行检查。5.7.2生产班组长/操作者发现在生产现场的技术文件其内容有异议或不能满足生产要求时，应及时将信息反馈至技术部。5.7.3在发现技术文件质量问题时，应及时填写《技术文件问题反馈单》反馈至技术部，技术部根据实际情况给予反馈人适当激励。5.7.4技术部资料管理员须每年对外部收集的技术标准、规范等文件进行检查，保证其是最新有效版本。5.8技术文件的档案管理5.8.1技术部资料管理员负责全厂技术文件的档案管理。5.8.2各部门资料管理员或内勤负责本部门所使用受控技术文件的管理。5.8.3资料管理员是技术文件安全保管的直接责任人，应对技术文件资料的安全受控、合理使用和保密负责，不得擅自处置、销毁，任何人不得据为己有。5.8.4项目资料由技术部项目负责人进行整理，技术部资料管理员协助。5.8.5技术文件在分类整理的基础上，排列卷内文件次序，编页码对卷内文件顺序加以固定，编写《文件目录》，这种整理应随时进行。5.8.6文件材料的归档5.8.6.1公司所有技术文件由技术部统一归档、集中管理。5.8.6.2归档的技术文件资料由技术部资料管理员进行收集、分类、整理、做好建档工作，并编写《文件目录》，定置存放。5.8.6.3归档时间项目资料、顾客提供的产品规范标准、质量保证协议、技术协议、结论性质量签署报告等档案于批量生产后三个月内整理归档。5.8.6.4归档要求凡归档的文件资料，必须是准确地反映一项工作或活动全过程的成套资料，且组卷符合完整、系统、准确的要求。归档资料应经过部门（或项目）负责人审核后在档案目录上签字。归档资料必须签署手续完备（是原件），纸质优良，线条、字迹工整清晰，使用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水和纯蓝墨水书写，电子文件应附纸质文件一份。5.9技术档案管理5.9.l档案应用专门的房间和文件柜保存，且使用符合标准要求的装具，保持房间内良好的卫生环境，保管档案要遵循档案保护技术要求，保持档案排架整齐、有序、不散、不乱，完整，房间采取防火、防盗、防光、防虫、防尘、防潮湿、防有害气体等安全措施且保持有效。5.9.2对所保管的档案每年清点一次，做到帐物相符，对己破损和模糊不清的档案文件要做到及时修复或复制，对磁性和感光材料制成的档案要专柜保存，定期检查，复制、严防信息丢失。对于检查中所发现的问题要及时请示处理。5.9.3技术资料需要更改时，技术部资料管理员应以签署手续完备的《技术文件更改通知单》为凭据，方可准予并协助更