工程档案管理标准(华能风电项目)

工程档案管理标准HN-WF-GC005-2011122工程档案管理标准l范围本标准规定了“华能沂水风力发电有限公司”工程档案工作的管理职责、管理内容与要求以及检查与考核。本标准适用于华能沂水风力发电有限公司的工程档案管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。1996年7月5日修正《中华人民共和国档案法》1999年6月7日发布《中华人民共和国档案法实施办法》1987年3月20日国档发[1987]7号《国营企业档案管理暂行规定》2003年9月1日国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》2005年5月30日鲁档发〔2005〕30号《山东省档案管理考核办法》2009年09月23日华能集团企业标准《风电场工程建设管理规范》3管理职责3.1总经理工程档案管理标准HN-WF-GC005-20111233.1.1对我公司档案管理负全面责任，实施年度档案管理考核。3.1.2负责贯彻执行《档案法》等档案法律法规，将档案工作列入本公司发展规划和年度工作计划。3.1.3负责部署和检查档案工作，及时解决管理设施、装具、人员、培训等问题。3.1.4负责对档案机构、人员编制做出决定，加强业务建设，不断提高档案管理水平。3.2工程部3.2.1工程部为我公司工程档案管理工作的职责部门，承担工程档案信息资源的储存、管理和开发利用。配备专职档案管理人员，具体负责我公司工程部科技、声像、照片、实物等各类档案的收集整理、归档保管以及提供利用。3.2.2在总经理领导下，组织实施并达成工程档案管理考核目标。3.2.3负责宣传落实并贯彻执行《档案法》等档案法律法规、上级公司有关制度、规定及本公司相关标准。3.2.4组织工程档案的收集、整理、保管、统计等工作3.2.5负责工程档案管理标准、工作制度的制定、修改、补充和贯彻实施。3.2.6负责督促、检查、考核各承包方贯彻执行档案归档制度等方面的情况。3.2.7负责对档案设施、设备、装具及人员、培训提出建议，报总经理审批。3.3承包商3.3.1接受工程部的指导和监督，按照工程档案管理标准的要工程档案管理标准HN-WF-GC005-2011124求，组织专业人员做好工程档案归档材料的整理、移交工作。3.3.2负责安排本项目的档案人员，主动与工程部配合，协调一致地开展工作。3.3.3设立与工程任务相适应的档案室及配备专职人员，做好施工文件的资料收集、积累、整理、移交工作。3.3.4建立单位工程资料总清册四份，电子版一份，并按本规定要求编制单位工程竣工档案。负责设备技术文件的收集整理工作，外文设备档案应原文一套、译文三套归档，在机组移交试生产后按本规定向工程部档案管理人员办理移交手续。3.4设计单位3.4.1指定一名负责人，负责本单位的档案资料管理工作，并设专职人员负责资料的收集、积累、整理、移交工作。3.4.2及时向建设单位资料管理人员提供设计文件、设计图纸以及提供设计文件总目录。3.4.3工程完工后及时向建设单位提供至少4份设计变更单原件。4.4.4负责编制、提供设计范围内的竣工图四套，同时提供一套电子版竣工图。4.4.5国外引进设备材料，其设备竣工图，以最终版归档（原文、中文各三套）。3.5调试单位（风机主机厂家及变电站施工承包商）3.5.1负责对机组整套启动试运及系统调试方案与措施、调试记录、调试验评、调试报告等调试技术文件的收集整理，在机组试生产后按合同要求向工程部档案管理人员办理移交手续。3.6监理3.6.1指定一名负责人，负责监理依据性文件、监理工作文件的工程档案管理标准HN-WF-GC005-2011125收集整理并在机组试生产后按本规定向项目部资料管理人员办理移交手续。3.6.2根据档案管理要求，对各工程承包商提交归档的资料、档案的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。3.7专业技术人员3.7.1对工程档案形成负有直接责任。3.7.2认真学习工程档案管理标准中的工作要求，按期完成档案归档工作。3.8档案员3.8.1在工程部经理的领导下，严格执行工程档案管理有关标准，积极提供档案材料，为工程建设服务。3.8.2负责接收、收集、整理、保管和统计科技、声像、照片、实物档案。3.8.3负责宣传、督促、检查和指导有关工程相关方做好所分管档案的形成、积累和归档工作。3.8.4负责提供档案保管期限表。3.8.5负责档案材料的借阅及利用效果的记录。3.8.6负责按分管类别进行档案资料的加工整理，做好专题汇编、大事记等编研工作。3.8.7负责编制适应科学管理的档案检索工具(分类目录、案卷目录及专题目录等)。3.8.8负责参加单项工程验收、科技成果鉴定和设备开箱验收。3.8.9负责检查档案库房安全情况，保持整洁卫生，做好温湿度及防火记录。4管理内容与要求工程档案管理标准HN-WF-GC005-20111264.1归档责任：以归档范围划分4.1.1工程建设依据性、管理性文件由工程部整理和编制成档案。4.1.2工程勘测报告由工程勘测承包商整理和编制成档案，其他有保存价值的勘测和设计基础文件，由工程部整理和编制成档案。4.1.3工程设计文件应由设计单位整理和编制成档案；对施工图的提供可利用工程部的施工图基准文本。4.1.4土建施工文件应由其施工承包商按单位工程整理和编制成档案。4.1.5设备安装施工文件应由安装单位整理和编制成档案，包括1份竣工草图。4.1.6设备文件采取谁安装谁整理和编制成档的原则。4.1.7分部调试和整套调试文件应由调试单位整理和编制成档案。4.1.8监理文件应由监理单位整理和编制成档案。4.1.9机组试运和验收交接文件由沂水项目部负责整理和编制成档案。4.1.10未完项目文件应由工程部整理和编制成档案。4.1.11国家、行业质量监督签证记录应由沂水工程部各专工汇总和编制成档案。4.1.12向公司归档的文件资料由工程部各岗位人员整理制成档案（1套）。沂水工程部的工作人员在调离岗位时，向部门负责人或档案员移交资料。4.1.13工程项目结束后，所有工程照片移交给档案管理人员负责整理后,作为竣工档案的一部分归档。4.2通用质量要求工程档案管理标准HN-WF-GC005-20111274.2.1竣工档案的归档内容和案卷质量应符合国家档案局、建设部、电力行业的标准和规定。4.2.2归档的工程文件必须规格统一、表式规范、内容详实、字迹和图样清晰，签字盖章手续完备。各单位的竣工资料、各种文件报告、施工记录、验评单等统一用计算机打印,不允许出现复写、手抄等。计算机打印文件应采用激光打印，具体要求如下：4.2.2.1文字材料上边距为2.5cm，下边距为2.0cm,左边距为2.5cm，右边距为1.5cm,标题为小二号加粗宋体字,正文文字一律用四号仿宋体，1.5倍行距；4.2.2.2表格材料上边距为2.5cm，下边距为2.0cm,左边距为2.5cm,右边距为1.5cm，标题为小二号加粗宋体字，表格内容为宋体字，字号自定但要统一，1.5倍行距；4.2.2.3页眉、页脚均为1.5cm。4.2.2.4日期，应填写文件形成日期；年、月、日均打横线，年要写全称，月、日用两位数表示，如“2007-05-13”；4.2.2.5文字材料必须装订。装订应采用装订机装订方法(统一采用竖向装订)，装订要整齐、牢固、不压字、卷内不同尺寸文件材料折叠统一,便于保管和利用。图纸不装订。4.2.2.6各施工承包商的质量评定表在出现续表的情况下，其续表表头必须与前一页相同；涉及到的单位工程名称必须与设计院图纸相符，涉及到的分部、分项工程名称可以直接写成分项工程名称或单位工程名称（分项工程名称）。4.2.2.7各单位文件资料必须根据本单位体系文件进行编号，不得出现无号、断号、重号、不统一、不一致的现象。4.2.2.8设备资料部分:工程档案管理标准HN-WF-GC005-20111284.2.2.8.1各厂家提供的所有随机资料必须加盖厂家公章；4.2.2.8.2每台设备必须有电子版(光盘形式)资料,其内容必须有说明书WORD形式或扫描件,以WORD优先，图纸CAD形式（优先）或扫描件；4.2.2.8.3涉及到的国外设备必须要求厂家提供相关的报关证明或原产地证明；4.2.3原件与复印件的掌握：4.2.3.1标书、合同、协议及往来重要技术文件、报告、会议纪要等均须原件归档，本单位签发的文件，原稿必须同时归档。4.2.3.2施工中形成的技术文件、施工记录、质量验评等，主办人亲笔签字件即为原件。4.2.3.3材质证件、试验报告、工程联系单、设备缺陷处理单、洽商纪要、索赔文件、咨询单、材料代用单等，凡签发单位均应原件归档。文件中如是复印件，应在备考表中注明原件所在案卷编号。4.2.3.4热敏纸传真件不能作为原件归档，应由接收部门复印后，签字并加盖部门公章，可作为原件。4.2.4归档的工程文件载体材料和书写材料，必须符合档案管理要求，采用碳素墨水或蓝黑墨水书写。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色和纯蓝墨水、复写纸和热敏纸。4.2.5移交的电子文档应符合国家标准GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》的规定，采用标准格式。载体应使用不可擦除型光盘。4.2.6移交的磁性载体文件应符合国家行业标准DA/T15—1995《磁性载体档案管量与保护规范》的规定，采用标准格式。禁止使用劣质磁性载体。工程档案管理标准HN-WF-GC005-20111294.2.7竣工资料的纸质应采用70g以上的白纸，幅面统一采用A4规格（210×297mm）。4.2.8文件资料大于规定幅面的资料应折叠，小于规定幅面的资料，要粘贴在A4规格的白纸上，一张A4白纸上可以粘贴两张或以上的小幅资料。4.2.8.1不同幅面的工程图纸统一折叠A4幅面（297×210mm）。图标栏露在外面。4.2.8.2各厂家提供的设备资料内不符合A4要求的，一律附到A4纸上，同时每张A4纸所留边距必须符合归档要求，原则上一张A4纸只能附1至6张；其方法有两种：(一)双面都有内容的必须采用四角插入式，详见样本六；(二)单面有内容的必须采用粘帖式。4.3竣工文字资料组卷、整理等要求4.3.1竣工文字资料组卷、整理要求4.3.1.1施工承包商在移交施工文件时，原则上分专业，以每个“单位工程”为一个独立的案卷：若一个“单位工程”多家施工，建设单位在编制“单位工程档案案卷编号一览表”时，在最后两位“卷盒号”上加以区别。4.3.1.2每个“单位工程”案卷，在整理时，应分成几个分卷，每个分卷要编写“四级类号”和分卷名称，分卷内要有卷内目录和备考表。4.3.1.3各专业每个单位工程“施工文件”的分卷名称及四级类号应在组卷、整理前协商确定，发布执行。4.3.1.4竣工资料全部采用手动三孔一线装订式。4.3.1.5关于硬封面及档案盒部分，统一由业主公司项目部订购，其费用由使用单位（监理及各施工承包商）自行承担。硬封面及工程档案管理标准HN-WF-GC005-2011130隔页纸统一采用企业色蓝色，标签纸与档案盒同色；4.3.1.6要求监理及各施工承包商配备的器具：计算机、扫描机（具备连续扫描功能，并支持.tiff和.pdf格式形成子文档）、照相机（500万以上像素）、装订机、固体胶、剪刀等。4.3.1.7各单位在组卷时若一组文件数量较多时，可根据文件之间的有机联系情况，细分成多个案卷，每个案卷均应有其独立的案卷号，案卷题名可采用“．．．．．．(一)(二)”。4.3.1.8卷内目录中的文件标题要填写全称。如果原文没有标题，应根据内容拟定题名填写，并用“[]”标注。4.3.1.9各类目之间用隔页纸隔开，在隔页纸上打印文件类目名称，例：重要技术文件,原则上要求字体为宋体,字号为小一号加粗4.3.1.10文件资料的组卷：组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续