办公用品管理办法

1办公用品管理办法为进一步加强经营管理，严格考核控制各项费用支出，降低管理费用成本，特制定本办法。一、适用范围及形式厂各业务职能科室、车间参与管理的人员，分为单位和个人，单位采用限额（年费用）管理，个人采用定额管理（月费用见附表）。二、计划的编制1、各职能科室，车间在每月22日以前编制单位、个人的办公费、印刷品、低值易耗品的品种限额，定额计划（由部门单位主管签字并加盖公章）上报综合办，由综合办按品种、限额、定额分类汇总，由分管厂长审核后报厂长审批。2、厂公用及厂领导所用办公费、印刷品、低值易耗品由综合办统一编制计划，分管厂长审核、厂长审批。3、综合办根据业务科室、车间的计划综合库存情况、编制采购计划，由分管厂长审核，厂长批准方可采购。三、物品的采购1、有综合办指定专人严格按计划采购，其他人员不允许随意采购，计划外的物品严禁采购，若因临时性急需，必须按流程经分管厂长审核、厂长批准方可采购（两天内采购到货）。2、采购的物品严格在公司指定的商场（先帅百货）进行，如有特殊原因（价格、质量）需在其他商场采购的，必须经厂长批准。3、采购物品的回执（赊销单）必须保存半年以上，以便于对帐查询。4、在采购限额、定额以外的物品时，必需由使用单位提出申请计划报综合办，由综合办负责汇总，报分管厂长审批，厂长批准方可2采购。四、入库验收、报销、结算1、验收由经营办、综合办指定专人验收，做到帐物相符。2、在先帅赊销的物品及急需特批（在其他商场采购）的其余零星物品每月集中报销、结算。3、所有购买的物品必须经验收人员签字，需报销和结算的物品由综合办提供发票（明细单），经营办按采购计划审核，分管领导、厂长审批后，方可报销和结算。五、领用和发放1、各种物品的领用和发放必须有领用单位开具领料单（由单位主管签字并加盖公章），按照附表的物品领用，不得超出附表所列范围，综合办经办人员应坚持“无领料单不发放”和“无计划不领用”的原则，更不得超限额、定额发放。2、厂部公用、厂领导需用的物品，由综合办填写领料单，由分管厂长、厂长审批后方可领用，并建帐管理。3、超出限额、定额以外的物品，要有分管厂长、厂长审批后方可领用，并建立台帐。4、综合办建立单位（个人）办公用品、印刷品、低值易耗品的管理台帐和领用册，台帐由综合办管理，所发放的物品必须严格按领料单记账并由领用人签字；领用册由个人持有（在领用时必须持有领用册），严格按领料单记账（包括品名、数量、金额），并由综合办发放人员签字。5、综合办每月7-10日发放办公用品，每月底的26-30日发放印刷品（各种记录本），其余时间不得发放。6、单位、个人当月结余的定额费用可以累计使用（每季度清结，不再结转）。3六、考核1、对于违反上述规定的单位、个人，每出现一次按绩效考核中的基础管理进行考核（严格按下发文件、规章制度执行）。2、当月单位、个人领取的办公用品、印刷品、低值易耗品超出限额、定额（计划）部分，由责任单位（个人）承担100%的费用，在工资中扣除。3、在次月5日前，由综合办提供全厂各部门、车间、个人领用物品名细表（包括品种、数量、金额），领料单台帐，否则按工作失误进行绩效考核。4、发放物品严格按科室、车间所报计划进行发入，否则按工作失误进行绩效考核。5、对各类办公用品、低值易耗品、印刷品，未按程序采购、发放的，对综合办按工作失误进行绩效考核。七、其他1、限额中（科室）不包括定额中所列物品及费用，生产车间定额费用只适用于购买定额物品（包括培训用品，交接班用品等）。2、限额中的纸张（有打印机的部门、车间），只用于部门、车间平时办公所用，不包含各种通知、文件、办法等复印，无打印机的部门、车间可按程序在打印室打印、复印。3、各部门月定额费用，只限于购买定额内的办公用品，所购物品总额不能超月定额费用。4、综合办打印室未核算限额费用，所需低值易耗品按程序审批，但所发生的费用（用纸量）按当月下发的文件、复印审批单核算实际发生量（考虑5%的损耗）与领用数量进行考核，超出部分由责任人承担，并对本部门按规定进行绩效考核。5、如有人员调整，由综合办负责提供人员调整去向，经营办负4责个人定额费用增、减的调整，并报分管厂长、厂长审批后执行。6、办公用品、低值易耗品中未包括电话、计算器、U盘、电脑配件等，以上四种物品原则上按使用年限以旧换新。即：电话、计算器使用年限5年，U盘使用年限2年，但在实际工作中可能出现不同程度的损坏，如出现以下情况可按程序进行更换即：（1）电话、计算器出现无震铃、拨号键失灵、输话器损坏、数字不显示、计算键失灵、计算紊乱等。（2）U盘出现不储存、数据不提取、插孔损坏等。（3）由综合办对以上（1）（2）项进行鉴定，按程序审批。本办法从2011年1月1日起执行，解释权属车集选煤厂附：1、办公用品、低值易耗品限额控制明细表2、单位、个人办公用品、低值易耗品定额费用明细3、办公用品、低值易耗品计划价明细（部分）