第11章 管理表格中的数据

中文版Office2003实用教程第11章管理表格中的数据Excel2003与其他的数据管理软件一样，在排序、查找、替换以及汇总等数据管理方面具有强大的功能。Excel不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选、汇总等操作。中文版Office2003实用教程教学重点与难点数据清单的概念使用记录单创建与管理管理数据清单简单与高级排序数据自动与高级筛选数据创建数据汇总查找与替换数据中文版Office2003实用教程11.1建立数据清单数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。Excel2003在对数据清单进行管理时，一般把数据清单看作是一个数据库。数据清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名。数据清单中的列相当于数据库中的字段，列标题相当于数据序中的字段名。中文版Office2003实用教程11.1.1建立数据清单的准则Excel2003提供了一系列功能，可以很方便地管理和分析数据清单中的数据。在运用这些功能时，需要根据一些准则在数据清单中输入数据。中文版Office2003实用教程11.1.2使用记录单创建与管理数据清单创建数据清单时，可以用普通的输入方法向行列中逐个输入数据，但这样做非常繁琐而且易于出错。使用记录单可以轻松地完成数据清单的创建和编辑。中文版Office2003实用教程11.2数据排序数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。Excel2003提供了多种方法对数据清单进行排序，即可以按升序、降序的方式，也可以由用户自定义排序的方法。中文版Office2003实用教程11.2.1数据的简单排序对Excel中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行简单排序，则可以直接使用工具栏中的“升序排序”按钮或“降序排序”按钮。中文版Office2003实用教程11.2.2数据的高级排序数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。中文版Office2003实用教程11.2.3创建自定义序列通常情况下，系统预置的排序序列被保存在“选项”对话框的“自定义序列”选项卡中，用户可以根据需要随时调用。在Excel中，允许用户创建自定义序列，以使其能够自动地应用到需要的数据清单中。中文版Office2003实用教程11.3数据筛选数据清单创建完成后，对它进行的操作通常是从中查找和分析具备特定条件的记录，筛选是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析之用。中文版Office2003实用教程11.3.1自动筛选自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。使用“自动筛选”筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名，对参与筛选的字段，其名称将变为蓝色。通过选择下拉列表框中的命令可以自动筛选所需要的记录。中文版Office2003实用教程11.3.2高级筛选如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，自定义筛选就显得十分麻烦。对筛选条件较多的情况，可以使用高级筛选功能来处理。使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。中文版Office2003实用教程11.4分类汇总分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法。分类汇总对数据库中指定的字段进行分类，然后统计同一类记录的有关信息。统计的内容可以由用户指定，也可以统计同一类记录的记录条数，还可以对某些数值段求和、求平均值、求极值等。中文版Office2003实用教程11.4.1分类汇总概述Excel可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel将分级显示数据清单，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。若要插入分类汇总，请先将数据清单排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起。然后，为包含数字的列计算分类汇总。如果数据不是以数据清单的形式来组织，或者只需单个的汇总，则可使用“自动求和”，而不是使用自动分类汇总。中文版Office2003实用教程11.4.2创建分类汇总Excel2003可以在数据清单中自动计算分类汇总及总计值，用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值和用于计算的函数。在创建分类汇总之前，用户必须先根据需要进行分类汇总的数据列对数据清单排序。中文版Office2003实用教程11.5查找和替换如果需要在工作表中查找一些特定的数据，那么查看每个单元格就太麻烦了，特别是在一份较大的工作表或工作簿中。Excel2003提供的查找和替换功能可以方便地查找和替换需要的内容。中文版Office2003实用教程11.5.1查找数据在Excel中，常常需要查找某些数据。在Excel2003中可以快速查找出满足条件的所有单元格，还可以设置查找数据的格式，进一步提高了编辑和处理数据的效率。中文版Office2003实用教程11.5.2替换数据在Excel2003中，通过“查找和替换”对话框，不仅可以查找表格中的数据，还可以将查找的数据替换为新的数据，这样可以很大得提高工作效率。