第06章 编辑技巧与打印输出

精通Office2007第06章编辑技巧与打印输出在编辑书籍、手册等长文档时，为了快速查看到需要的内容，可以为文档创建目录或书签。Word2007还提供多种审阅功能，如使用批注、使用字数统计等，帮助用户更便捷地编辑文档。本章将介绍使用Word2007编辑长文档的相关技巧，以及文本编辑完成后的打印输出设置。精通Office2007教学重点与难点使用书签的方法使用目录的方法使用索引的方法添加与编辑批注的方法使用修订功能的方法打印预览和设置打印功能的方法精通Office20076.1使用书签在Word中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格等对象的开始处，或者定位需要工作的开始位置和结束位置等。添加书签定位书签精通Office2007使用Word2007可以在文档中的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。6.1.1添加书签显示添加的书签标记精通Office2007在长文档中定义书签之后，可以使用两种方法来定位，以便快速查找到它。一种是利用“定位”对话框来定位书签；另一种是使用“书签”对话框来定位书签。6.1.2定位书签精通Office20076.2使用目录目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容，并很快查找到自己感兴趣的信息。创建目录更新目录精通Office2007Word有自动编制目录的功能，用户可以把需要在目录中显示的文本条目设置为1级标题、2级标题或3级标题等。然后将插入点定位到要插入目录的位置，在“引用”选项卡的“目录”组中对目录显示的格式进行设置。6.2.1创建目录精通Office2007当创建了一个目录后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标量和页码都有可能发生变化，因些必须更新目录。6.2.2更新目录精通Office20076.3使用索引在管理长文档时，索引是一种常见的文档注释方法。标记索引项的本质就是插入了一个隐藏的代码，便于查询。标记索引项创建索引精通Office2007在Word2007中，可以使用“标记索引项”对话框对文档中的单词、词组或短语标记索此项，方便以后查找这些标记内容。6.3.1标记索引项显示添加的索引标记精通Office2007在文档中标记好所有的索引项后，就可以着手进行索引文件的创建了。用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。Word会收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。6.3.2创建索引精通Office20076.4使用批注批注是指审阅读者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。在上级审批文件、老师批改作业时非常有用。添加批注编辑批注精通Office2007在文档中添加批注时，可以显示一个批注框，在其中输入内容即可。6.4.1添加批注精通Office2007插入批注后，用户还可以对其进行编辑修改。显示或隐藏批注设置批注格式删除批注6.4.2编辑批注精通Office20076.5使用题注在Word2007中，插入表格、图表、公式或其他项目时，可以自动添加题注。精通Office20076.6拆分窗口当需要在一篇很长的Word文档的两个位置来回进行操作时，反复上下翻页显然不方便，这时可以使用“拆分”功能，将Word文档的整个窗口拆分为两个窗口，帮助用户达到快速编辑的目的。精通Office2007在Word中用户可以使用快速定位功能方便地将插入点定位到某一位置。6.7定位文档精通Office2007在Word中用户可以使用字数统计功能方便地统计某一段、某一页或某一篇文章的字数。6.8统计字数精通Office2007日常办公中经常需要使用纸张传递文档信息，添加了打印机的计算机可以将这些文档打印出来。要使文档按照用户所设想的效果打印，则需要对打印选项和打印方式进行设置。打印预览开始打印6.9打印文档精通Office2007单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“打印”|“打印预览”命令即可进入当前文档的打印预览状态，如图6-35所示。6.9.1打印预览精通Office2007对文档的预览效果没有疑义后，即可开始打印。用户可以设置打印属性，管理要打印的文档。在预览状态下实施打印使用“打印”对话框实施打印6.9.2开始打印