印信管理

商务秘书实训指导——印信管理学院：政法学院专业：法学姓名：饶晓煜学号;2010210030印信：企事业单位的印章和介绍信等行使职权的凭证和对外联系的标志。一、印章的管理与使用（一）印章的刻制及启用1.印章的刻制机关印章的刻制必须取得有权使用该印章的机关的委托书，并经公安部门的备案准许；刻制印章的权限按照一定的规定，各级领导机构分级职掌；各种公章一般由上级主管领导机关制发，或由上级下达印章式样、尺寸、字样及规格要求，本机关制成图样，行政文秘部门指定专门人员凭机关介绍信到当地公安机关管理印章刻制的部门办理手续，并到指定的刻字单位刻制；任何刻制工厂和个人不得擅自刻制印章；验收合格的印章，应即建立登记，盖好印鉴，以备查考。2.印章的启用根据法律规定或有权机关的授权，印章单位首次使用印章代表本单位行使职权。正式启用前须办理启用手续，即具文通知上级机关和有关机关单位。有的机关因隶属关系或名称发生变化，在新印章启用前，也需向有关机关、单位发出印章启用通知，并随附所启用的印章的印模图样正式行文通告公司全体员工或有关客户、机构、部门准备刻章申请开业通知等相关材料到注册所在地公安局办理手续将印模交原审批的公安部门备案到其指定或授权的刻字社刻制。（二）印章的使用⑴盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核签名批准。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签；⑵秘书用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印⑶对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档；⑷企业秘书在用印时应严格按照上司要求，亲自把握和使用，绝不能委托他人代为用印，更不能以印谋私，损害企业利益；⑸用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功。（三）印章的管理1.印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章应放在专门的保险柜内，随用、随取、随锁。2.做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。3.如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，可制作用印申请单。用印申请单文件标题发往机关份数用印日期用印申请人（签字）批准人（签字）备注二、介绍信的管理和使用（一）对介绍信的认识1、介绍信的概念介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。2、介绍信的种类从文面格式来看，介绍信有两种：⑴书信式是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信例文1介绍信××公司：今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。此致敬礼（印章）×年×月×日（有效期×天）⑵印刷式是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。No．××××××××公司介绍信（存根）××介字第××号：兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜。××××年×月×日(有效期×天)No．××××××××公司介绍信：兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜，请予接洽。此致敬礼（印章）××××年×月×日(有效期×天)（二）介绍信的使用⑴凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘书不得擅自开具发放；⑵开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信栏目内各项内容，要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一致。书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章；⑶介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效；⑷秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人，不得委托他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘书要负责任；（二）介绍信的管理⑴介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并使用，与公章须同等重视，不得缺页或丢失；⑵发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介绍信在专用登记表上签字编号发放时间用途前往单位有效期限使用人批准人领取人备注介绍信发放登记表三、办公室印信管理注意事项1、秘书在保管和使用印信时应极其认真负责，讲原则，不循私情；2、建立和规范印信管理制度，一切按规定办事；3、印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告作废，同时采取紧急补救措施，以避免造成任何损失。四、案例分析一1、某公司新聘的秘书小徐，刚到任的第一件事就使她不能听命。原来是公司总经理要她马上到街上去刻一枚公司改换名称后的新印章，并要求她把原来这枚旧印章立即就地销毁。2、新达公司巩秘书因公出差，临走时把印章交给了分管业务的熊科长代为保管。第二天，新达公司与一外商就联合开发的项目达成协议，熊科长为提高工作效率，在双方意见基本一致的情况下，就在合同上盖了章。五天后，巩秘书回到公司，看完合同大吃一惊，该合同让新达公司损失了50多万元。面对这样的后果，巩秘书瘫在椅子上，半天没回过神来。分析与讨论：1、小徐为什么不能听命？2、请谈谈你对新达公司案例的看法案例分析二金芬是公司的总经理秘书，平时工作积极认真，很得总经理信任。总经理把公司的公章交给她保管，从来没出过差错。一天，小金正在做事，一个久违的老朋友打电话过来了。小金知道总经理不在，就放心地跟朋友聊起来。正聊得开心，一位部门经理秘书小柳拿着文件来找她盖章。她舍不得放下电话，就随手从抽屉里拿出公章，让小柳自己盖章。小柳走到旁边的沙发旁，在茶几上盖上了公章；见她用完了，小金随口说，你先放在那儿吧。于是小柳把公章放在茶几上自己回去了。这时有个工人搬着一箱稿纸进来，小张让他把箱子放在茶几上……下午，总经理回来了，让小金给一份合同盖章。小金才发现公章不在抽屉里了。她想起来是上午小柳在茶几上用过，赶忙过来找，却没有看见；忽然又想起有工人进来过，她心里一着急，冲进去对总经理说：经理，不好了，公章被人偷走了！总经理大吃一惊，连忙问清楚事情的来龙去脉。他让小金先别着急，自己走到茶几旁一找，原来公章正躺在沙发下面呢。分析与讨论秘书小金犯了哪些错误？谢谢！