第4章 机关档案工作与信息工作管理

机关管理的原理与方法（第三版）中国人民大学行政管理学系◇组编赵国俊陈幽泓◇编著21世纪公共行政系列教材[本章要点]本章概述了档案工作、信息工作的基本概念，介绍了机关档案工作、信息工作的内容、方式与基本管理体制。机关档案工作与信息工作管理221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.1档案与档案工作4.1.1档案的概念2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。档案是国家机构和其他社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等各种形式的历史记录。321世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）对于档案的概念我们可以这样理解：1.档案是历史记录，是在社会活动中积累并留存下来的反映客观事实的记录，有反映历史的价值。2.档案是原始的历史记录。3.载体形式具有多样性，甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张和各种感光材料、磁性材料、合成材料都可成为载体。4.1档案与档案工作4.1.2档案的特点2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。作为一种负载着各种信息的特殊的历史记录，档案有一系列特点，了解这些特点不仅有利于我们更好地认识它，同时，更有利于我们在管理实践中，顺应客观规律性，提高管理水平。421世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）•1.档案是由机关团体或个人在其自身活动中积累而来的文件集合体。•2.档案是保存备查的历史文件。•3.档案是原始性的记录。•4.信息记录方式、载体形成是多样化的。•1.根据形成者的不同，可以将档案划分为：国家机关档案、企事业单位档案、党派团体档案、个人档案等。•2.根据内容性质的不同，可以将档案划分为：立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科技档案、艺术档案等。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。根据不同的标准可以对档案进行多种多样的类别划分。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。521世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.1档案与档案工作4.1.3档案的种类•3.根据载体形式的不同，可以将档案划分为：石刻档案、泥版档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸草档案、纸质档案、羊皮档案、棕榈叶档案、胶片档案、磁带档案、光盘（合成材料）档案等。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。根据不同的标准可以对档案进行多种多样的类别划分。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。621世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.1档案与档案工作4.1.3档案的种类•4.根据信息记录方式的不同，可以将档案划分为：文字档案、图形档案、音像档案等。•5.根据所涉及时间范围的不同，可以将档案划分为：古代档案、近代档案、现代档案、建国前档案、建国后档案等。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。根据不同的标准可以对档案进行多种多样的类别划分。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。721世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.1档案与档案工作4.1.3档案的种类•6.根据所有权形式的不同，可以将档案划分为：国有档案、集体所有档案、个人所有档案。•7.按照目前实际工作中约定俗成的分类方法，常将档案分为：文书档案、科技档案、其他专门档案；或者是普通档案、专门档案。也有的则分为：社会管理档案、科技档案，等等。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。根据不同的标准可以对档案进行多种多样的类别划分。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。821世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.1档案与档案工作4.1.3档案的种类•1.档案具有凭证作用•2.档案具有参考作用档案功能的实现是有其特定规律的：①价值实现扩展律②机密性递减律③科研价值递增律④社会条件制约律2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。作为一种社会事物，档案的存在当然也在于它有着特殊的有利作用，这种作用，也就是档案的功能主要在于，它能够印证历史事实；能够对人们的社会活动提供有价值的借鉴参考。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。921世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.1档案与档案工作4.1.4档案的功能2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1.归档2.档案整理3.档案价值鉴定4.档案保管5.档案登记与统计6.档案利用服务7.档案编研8.档案检索9.业务指导和监督1021世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.1档案与档案工作4.1.5机关档案工作的内容2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•1.规模大的机关，内设机构和直属单位较多，或对本系统具有更多监督指导任务的，设档案处、科。•2.一般机关，对下属单位指导任务不大，但本机关工作任务重的，设档案科（室）或配专职人员。•3.规模小，没有对下指导任务，本机关任务不重的，只配专职或兼职人员。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。114.2.1机关档案工作机构4.2机关档案工作机构与工作方式21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）•1.指导文书部门的立卷归档工作。•2.集中管理本机关档案•3.定期将有长远保存价值的档案向档案馆移交。•4.对本机关所属单位档案工作进行指导和监督。•5.适应机关文件、档案“一体化”管理需要，综合管理机关的文件与档案。4.2.2机关档案工作机构的任务与工作方式•《中华人民共和国档案法》规定：我国档案工作实行“统一领导，分级管理”。•这种档案工作管理体制的特征是：2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1.从中央到地方都设立了相应的档案行政管理部门（档案局）统一领导，分级管理档案事业。2.全国各级各类机关工作均受各级档案行政管理部门的统一指导、监督、检查。3.全国档案工作统一方针，统一政策，统一制度，各机关务必遵行。1221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.3档案工作管理体制•《中华人民共和国档案法》规定：我国档案工作实行“统一领导，分级管理”。•这种档案工作管理体制的特征是：2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。4.对各具体机关的档案工作的管理，在统一领导、统一制度的前提下，实行分级、分类、分专业管理。国家—地方—专业系统，实行条块结合。5.国家所有档案由档案机构集中管理。6.集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或应当保密的档案，由其所有者保管。1321世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.3档案工作管理体制•这里所说的“信息”专指为机关管理决策提供支持的具有高度动态性、综合性、预测性和真实准确性的“情报”或者“消息”。•对这些“信息”的收集、加工处理、传递、存贮活动和过程就是机关信息工作。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。机关管理决策活动是一项重要的职能活动，但它的有效性在很大程度上取决于是否能获得必要的信息支持，即获得足够的具备以下特性的信息：1421世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.4机关信息工作管理4.4.1机关管理决策的信息需求2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•1.动态性。即管理决策需要的信息必须是能够迅速、及时反映社会生活中新事物、新情况、新问题的即时性信息。•2.综合性。即管理决策需要的信息必须是在全面占有大量原始材料的基础上，进行综合分析研究后形成的，它应当能够比较系统地反映一个事物、一项工作、一个方面情况的整体面貌。•3.预测性。即管理决策需要的信息应当能够反映事物未来的发展趋向，帮助决策者认识并把握事物发展的规律性。•4.真实准确性。即管理决策需要信息具有真实、准确反映客观事物面貌的保证。1521世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.4机关信息工作管理4.4.1机关管理决策的信息需求2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•1.收集信息材料。•2.筛选信息材料。•3.加工处理信息材料。•4.形成信息产品。•5.传递信息。•6.存贮信息。1621世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.4机关信息工作管理4.4.2机关信息工作的任务机关信息工作的任务就是满足管理决策活动的信息需求，为其提供高效、优质的信息支持，具体内容包括：2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1721世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.4机关信息工作管理4.4.3机关信息工作的管理内容与方式对机关信息工作的管理是机关管理的重要内容。在我国，近些年来这项工作越来越受到人们的普遍重视，特别是机关领导层，随着其管理决策水平的不断提高，越发注重机关信息工作，越发讲求对信息工作实施更加科学有效的管理。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1821世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）4.4机关信息工作管理4.4.3机关信息工作的管理内容与方式目前，对机关信息工作管理的主要内容与方式是：•第一，确立组织保障，建立信息工作机构。•第二，制定信息工作制度标准和计划，并组织和监督实施。•第三，规划信息网络并组织和监督其运行。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的