案例分析

案例分析一、某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。A秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？1、A秘书造成失误的原因何在？违反了基本操作流程：工作意见作为政府公文，应该由主管部门的主管领导审签，会议上审定的内容都需要主管领导签发。违反了多汇报多请示的原则：汇报请示既是工作的要求，也是领导权威的体现。2、对于秘书从业人员的启示1、对于文件等法律性资料，必须慎重决策，反复修改，谨慎行事。2、秘书不要自作主张，不要以为领会领导意图就可以超越程序办事。3、秘书要学会维护领导权威，同时规避自己的业务风险。4、秘书不要要学会办文、办会，还要学会办事。二、一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙干局里的业务，不想见谭某，只非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到意看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。请谈谈你对此事的看法。答：其实无论是哪里都有这种现象的事情发生，作为下属应该维护上级的形象，即使自己受点委屈也是无可厚非。但是作为上级也不能随随便便的就把所有的责任推卸给下属，有些事情就应该自己正常正确的说出，像文中所说的，其实局长完全可以对谭老先生说明其之前让科长推卸不见客是因为当时其本人的工作相当繁忙，拿了国家的钱财岂能不做实事。这样解释后相信谭先生也不会是那种蛮不讲理的人，也就不会造成科长的伤害了。再其次谭老先生也有过错，他的错就是不应该武断的去判断一件事情的是非，更不因在事情还不明的情况下几恶意中伤他人，致使带来他人工作上的负面影响！谭老先生作为一名老的干部职工他也应该能够理解这种上下级的情况！一、名词解释1.秘书活动：是秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。2.秘书人员：泛指从事秘书工作的各类专门人员，如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专门秘书人员。3.秘书方法：是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序的总称。4.秘书业务：是指秘书人员或秘书部门的专业工作。5.秘书技术：是秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。二、简答题1.秘书活动的本质属性是什么？秘书活动的本质属性是辅助性。（答案见书本第6页。）2.秘书活动的重要特征有哪些？（答案见书本第7---8页。）（1）文牍性（2分）（2）秘密性（2分）（3）事务性（2分）（4）受动性（1分）（5）随机性（1分）（6）补偿性（1分）（7）潜隐性（1分）三、选择题（每小题有1-2个正确答案，请将正确答案的序号填在括号内）1.我国古代秘书活动的条件是：（BD）A.国家的出现B.社会管理组织的出现C.社会分工的形成D.文字和公文的出现2.我国最早的秘书机构产生于：（A）A.商朝B.战国C.秦朝D.汉朝3.秘书学科的特征：（BC）A.知识的单一性B.理论的应用性C.学科的群体性D.理论的专一性4.秘书学与管理学的相关点是：（A）A.管理过程理论B.决策方法C.控制理论D.档案理论5.秘书活动的受动性：（BD）A.一切按领导的意图办B.以领导活动为中心C.领导的参谋助手D.受动中求主动四、论述题1.试述新时期秘书工作的内涵和发展趋势。（答案见书本第60页，第69—71页）2.我国秘书机构的组织模式有哪几种？各有哪些优点和不足？（答案见书本第82--85页。）五、案例分析题运用辅助决策的原则分析下面的案例鉴定评估并非多事川生化纤有限公司的涤纶丝生产设备及配件，是由台商朱先生以实物作价投资入股的，报价为213.8万美元。市商检局经认真检查、询价，发现35台设备中，主要设备无品牌，无出厂日期，其技术水平低，所报价格与国外同类产品的市场价差距很大。最后，市商检局评定这批设备为52万美元，台商朱先生对此亦无异议。合资双方重新签订了协议，为中方挽回损失161.8万美元。事后，知道内情的人认为，这功劳有总公司办公室焦主任一份。原来，公司大部分人认为，我方向市商检局申报价值鉴定，会被对方认为对其不信任，影响以后合作关系；同时认为，价值鉴定要付出一笔鉴定费，不划算。为了说服大家，焦主任找出了市政府转发的《关于加强外商作价投资和进口设备鉴定工作的报告》，千方百计说服川生公司主要领导人，这样做完全是按国际惯例办事，是维护双方的合作权益，不存在信任与否的问题，台商是会理解的。最后焦主任又列举本市某大型企业的事实：该企业第一次从日本购进一批设备，经市商检局专家鉴定，价值减少90%，引起了公司重视，并掌握了主动权；第二次对方的报价降低了30%，大大减少了设备支出，为公司挽回了巨大损失，也为公司的发展作出了贡献。川生公司总经理最后采纳了焦主任的建议，这才有以上的结果。（理论要点见书本第92--95页。重点在第94页的第二点和第四点。）电大《秘书学》平时作业二及答案一、名词解释1.秘书（广义）：指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。2.秘书工作（广义）：是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务，而在一定范围内的劳动。3.秘书制度：是指秘书工作制度和秘书管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即惯例）秘书制度。此外，还有中枢机关、管理、管理职能、组织、机构、制度等。4.秘书机构（广义）：是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。5.秘书职能：是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。二、简答题1.秘书机构的作用有哪些？秘书机构就其自身而言，大体上发挥着以下三种作用：一是组合作用；二是枢纽作用；三是过滤作用。（答案见书本第79--80页。）2.如何进行秘书队伍的建设？（答案见书本第86页。）3.简述辅助决策的过程。（答案见书本第92--93页。）4.简述保密工作的纪律。（答案见书本第127页。共10条纪律）三、选择题（每小题有1-2个正确答案，请将正确答案的序号填在括号内）1.秘书活动辅助性的特点：（AD）A.辅助的全面性B.辅助的独立性C.辅助的时效性D.辅助的非独立性2.秘书活动的重要特征有：（AB）A.文牍性B.受动性C.随意性D.独立性3.秘书工作的作用有：（AD）（答案见书本第63页。）A.沟通协调B.监督审查C.总管D.督促检查4.秘书活动的补偿性：（AC）A.知识与能力的补偿B.积极性与创造性的补偿C.经验与精力的补偿D.文化与快乐的补偿5.秘书业务包括的内容有：（AB）（答案见书本第64页。）A.文字工作B.文书工作C.后勤工作D.保卫工作四、论述题1.新时期秘书工作在工作方式上、工作内容上、管理模式上、办公手段上有哪些发展？（1）新时期秘书工作的指导思想是：围绕党的基本路线，搞好“三个服务”，即围绕“以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放”，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。（2）新时期秘书工作在工作方式上出现了“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。（3）新时期秘书工作的内涵加深，秘书工作的外延拓宽，秘书工作的内容有了新发展：即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。（4）新时期秘书工作在管理模式上的发展是秘书工作的“三化”。即规范化、制度化和科学化。各项工作都要符合规定的标准；各项工作都要共同遵守明确的规定；各项工作都要按照客观规律办事。（5）新时期秘书工作在办公手段上的发展，集中表现在办公手段的现代化，就是把计算机技术、现代通讯技术、系统科学和行为科学知识应用于办公室的工作，使办公室的业务处理实现电子化、机械化和自动化。2.为什么秘书必须具备良好的心理素质？（答案见书本第145页。）五、案例分析题亿斤沙梨愁销路湖北省枝江县有这样一个事情——1994年6月，县委办公室在全省沙梨大乡——百里洲乡调查时发现：该乡3万多亩沙梨于八九月份成孰，近亿斤沙梨愁销路。百里洲乡近万户梨民为此忧心如焚。县委办公室将上述情况编成“急情要事”的信息，迅速送给省办公厅、市委办公室和县委、政府领导。很快，省委办公厅专门编发了专题信息，市委办公室也将百里洲亿斤沙梨愁销路的信息反馈给市领导和市直有关部门。信息发出第二天，县委书记就解决这一问题作了批示，并决定县委直接在百里洲乡召开县有关部门负责人参加的现场办公会，现场解决问题。7月上旬，在百里洲乡召开了有关公安、工商、财税、外贸、银行、交通等部门负责人参加的沙梨销售现场办公会议，落实敲定由县直有关部门在销梨现场办理边境证（因大批沙梨销往广东、深圳）、检疫证，增设外销窗口，开展有关沙梨对外宣传等28个具体问题。7月下旬，县委办公室又连续抓了十多次信息反馈的督办催办，督促有关部门在13个沿海城市和其他大中城市设立外销窗口80处，建立销售信息网点110处，增加汽车、船只72辆（艘），包装箱2万多个，储备可供随取随用的销售专用资金300多万元等。由于提早做好了沙梨销售的前期准备工作，今年，百里洲仅30天就销完4千万公斤沙梨，比往年提前一个月销完，平均每亩比去年增收500元，仅销售沙梨一项全乡人均增收150元。以往销售秩序不好等问题没有发生。百里洲党委书记说：“县委办公室一条信息促进了4千万公斤沙梨销售，百里洲乡要给这条信息记功。”要求：1．运用相应的理论进行分析。2．结合案例内容分析。3．600字以上。（运用的理论见书本第106页、第109页、第119页。重点在第109—111页。）秘书机构的信息沟通，对于领导者进行决策与管理，发挥着十分重要的作用。具体而言，一是先导作用。没有县委办公室沙梨愁销路的信息，市县领导也就不会有这一次的决策；也正因为沟通了这一信息，在沙梨的销售管理过程中，才能做到了科学地计划、组织、指挥和管理。这说明信息沟通在决策与管理中是不可缺少的。二是……电大《秘书学》平时作业三及答案一、名词解释1.会议：是指有组织、有领导地召集人们商议事情的行为过程。2.会议预案：是会议的筹备方案。3.谈判议程：是指谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。4.信访工作：是有关组织或部门对来信来访进行分析研究、调查核实、恰当处理的一系列活动。5.礼仪：是指人们在长期生活实践中约定俗成的一种行为规范，它是社会文明的标志，也是人际交往的准则。6．接待规格：即对来宾的礼遇规格。接待规格的高低，反映了接待者对来访宾客的重视程度。二、选择题（每小题有1-2个正确答案，请将正确答案的序号填在括号内）1.会议的功能（AC）A.决策功能B.领导功能C.协调功能D.支配功能2.按会议的内容划分，会议可划分为（AD）A.综合性会议B.工作会议C.大型