第2章 事务管理1

3.印章的种类一、管理印章和介绍信正式印章套印章领导人签名章专用章钢印印章的质料印章的形状印文图案尺寸规格4.印章的样式一、管理印章和介绍信介绍信(存根)字第号兹介绍等同志人前往联系。年月日第××介绍信：兹介绍等同志人，前往你处联系，请于接洽并给予协助。此致敬礼!(公章)(有效期天)年月日出国申请内容：①事由；②路线；③日程安排，包括出国时间，在国外活动时间、地点、回国时间等；④组团人数。应当注意的几点：1．出国申请、护照、签证、黄皮书护照：是一个国家的公民出入本国国境和国外旅行或居留时，由本国发给一种证明该公民国籍和身份证证件。签证：是一个主权国家在本国或外国公民所持护照或其他旅行证件上的签注，盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。应当注意的几点：黄皮书：即“预防接种证书”，因其封面通常为黄色而得名。它是世界卫生组织为了保障入出国境人员的人身健康，防止某些疾病传流行所要求的证明。应当注意的几点：出国任务批件出国人员政审批件所去国有关公司的邀请书2寸正面寸免冠半身照片等应当注意的几点：2．公务出国出差，一定要带的材料：3．机票票面查检。程序一般是：查验姓名的拼音是否与本人的护照或其他有效证件本相符航班起飞和降落的时间，机场名称是否在定座栏内填好“OK”。看座位是否错误，国为机票上不显示座位号应当注意的几点：4．收集所在国的背景，主要指收集国家或地区的文化、习俗、礼节等知识。5．出入境手续边防、海关、安全、健康4项检查6．我国的护照，分为外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又分为因公普通护照和因私普通护照。应当注意的几点：1.主要陪同人员比主要来宾的职务高的接待是（）。A.低规格接待B.高规格接待C.对等接待D.不对等接待2.确定对来宾的接待规格应根据（）。A.客人的地位身份B.对方与我方的关系C.参照上一次接待的标准D.对方的诚恳要求3．了解来宾的基本情况，包括其所在单位、姓名、（）、级别、及一行人数，以及到达的日期和地点。A.学历B．职务C．薪酬D．籍贯4．接待安排日程应当（），尤其是接待活动的重要内容不可疏漏。A.详细B．周全C．紧凑D．完美5．对来访者提出的能当即解决的问题，应予以（）。A.请示后解决B．研究后解决C．答复解决D．说明后解决一、选择题B.高规格接待A.客人的地位身份B.对方与我方的关系C.参照上一次接待的标准B．职务B．周全C．答复解决6．接待工作原则：诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、俭省节约、（）。A．实事求是B．忠于职守C．严肃认真D．保守秘密7．同来访者交谈，要坚持一听、二问、三记、四（）。A．解答B．分析C．请求D．小结8．秘书不准向客人索要礼品，如对方主动赠送，应婉言谢绝，无法谢绝的（）。A．可以接收B．收下上缴C．要及时汇报D．先收下，后退回9．接待工作的三项主要任务是安排好来宾的工作事宜、生活服务和（）。A．学习B．参观访问C．培训活动D．文化娱乐活动10．接待中的握手礼要求（）。A．距受礼者约两步，上身向前倾B．距受礼者约一步，上身略向前倾C．两足立正，伸出右手D．四指并拢，拇指张向受礼者一、选择题D．保守秘密B．分析B．收下上缴D．文化娱乐活动C．两足立正，伸出右手D．四指并拢，拇指张向受礼者B．距受礼者约一步，上身略向前倾一、选择题11．接待工作是重要的公共关系工作，它要求接待人员（）。A．了解规范的的仪表态度B．学习礼仪常识C．懂得会客的不同布置D．服饰穿着大方得体12．已拟定的接待人员应（）。A.经领导批准B．经本人同意C．被通知近期不得外出D．做好接待的各项准备13．自尊与尊人的原则是指（）。A．保持自己的人格尊严心B．显示自己的地位C．漠视他人的利益和权利D．承认和尊重他人的人格和利益14．（）是国际交往中重要的礼仪原则。A．女士优先B．长者优先C.儿童优先D.教师优先15．接待日程的安排须避免（）。A．活动紧凑、时间紧凑B．活动间隔长C．两项活动安排矛盾冲突D．活动内容丰富、紧凑A．了解规范的的仪表态度B．学习礼仪常识C．懂得会客的不同布置D．服饰穿着大方得体D．做好接待的各项准备A．保持自己的人格尊严心D．承认和尊重他人的人格和利益A．女士优先B．活动间隔长C．两项活动安排矛盾冲突一、选择题16．接待规格可以分为（）。A．高规格接待B．热情接待C．低规格接待D．对等接待17．拟定接待方案涉及以下内容（）。A．接待方针、接待规格B．日程安排、接待形式C．经费开支、生活安排D．支出收入、效益核算18．决定自我介绍内容的依据是（）。A．对方的性别B．对方的身份C．交往的目的D．交往的对象19．维护办公室环境和管理办公设备明确由（）负责。A．领导B．维修工C．秘书D．群众20．企业办公室中安全检查的方法有（）。A．定期检查办公环境和办公设备的安全B．在职责范围内排除危险或减少危险C．有责任报告、跟进和解决个人职权无法排除危险D．发现异常情况及时报告和处理并做好记录A．高规格接待C．低规格接待D．对等接待A．接待方针、接待规格B．日程安排、接待形式C．经费开支、生活安排C．交往的目的D．交往的对象C．秘书A．定期检查办公环境和办公设备的安全B．在职责范围内排除危险或减少危险C．有责任报告、跟进和解决个人职权无法排除危险D．发现异常情况及时报告和处理并做好记录一、选择题21．秘书在保密工作中需要注意（）三个方面的工作。A．办公保密B．文件保密C．会议保密D．科技保密22．秘书值班工作的主要内容包括（）。A．记好值班电话记录B．记好值班接待记录C．记好值班日记D．做好信息传递23．一般大型企业完善的值班管理制度通常包括（）。A．信息处理制度B．岗位责任制度C．保密制度D．交接班制度24．秘书要在领导出差前办好费用事务，其主要方法是（）。A．银行卡B．信用卡C．旅行支票D．快汇25．印章和介绍信是各级组织（）的标志和（）的凭证。A．内外沟通B．对外联系C．协调作用D．行使职权A．办公保密B．文件保密C．会议保密A．记好值班电话记录B．记好值班接待记录C．记好值班日记D．做好信息传递A．信息处理制度B．岗位责任制度C．保密制度D．交接班制度B．信用卡C．旅行支票D．快汇B．对外联系D．行使职权一、选择题26．单位印章的作用是（）。A．标志作用B．权威作用C．法律作用D．凭证作用27．介绍信一般具有（）和（）双重作用。A．证明B．公证C．表明D．介绍28．办公设备的库存管理要求保持三卡（）一致。A．登记卡B．进货卡C．出货卡D．库存卡29．秘书编制时间表的方法有（）。A．根据领导指示编制时间表B．收集并列出该阶段工作、活动和任务C．发现问题及时协商和调整D．按时间顺序将任务清晰排列30.通常秘书要为领导们的会议或活动做（）或（）。A．日安排表B．周安排表C．月安排表D．季安排表A．标志作用B．权威作用C．法律作用D．凭证作用A．证明D．介绍B．进货卡C．出货卡D．库存卡B．收集并列出该阶段工作、活动和任务C．发现问题及时协商和调整D．按时间顺序将任务清晰排列B．周安排表C．月安排表一、选择题31．严格执行保密法规，做好保密工作，是办公室业务工作的（）。A．外在要求B．内在要求C．最高要求D．效率要求32．公务活动预安排，就是把（）每月、每周、每日的主要活动纳入计划。A．秘书部门B．秘书人员C．领导D．组织33．下列属于宴请活动主要内容之一的是（）。A．准备文件B．准备设施C．安排座位D．善后工作34．一般活动的周安排，常常（）进行。A．按工作内容安排B．按工作布置安排C．按人安排D．按时间安排35．在举办剪彩仪式时，剪彩人多是（）。A．普通大众B．秘书人员C．仪式主持人D．在场的最高领导人B．内在要求C．领导C．安排座位C．按人安排D．在场的最高领导人1．某市五彩灯具公司将举办春季产品展销会，决定邀请有关单位领导参加开幕式。已得知市经委主任、合作单位的几位副总经理参加这一仪式。你如何确定本次活动的接待规格二、问答题答题要点：（1）接待规格是根据来访者的身份确定的，具体分为三个层次：①高规格接待，即主要陪同人员比来宾的职位要高的接待。如上级领导派工作人员来了解情况，传达意见，需高规格接待。②低规格接待，即主要陪同人员比来宾的职位要低的接待。由公司总经理接待市经委主任，只能低规格接待。③对等接待，即主要陪同人员与来宾的职位相等的接待。（2）此次接待涉及两种接待规格：高规格和低规格。对接待规格缺乏慎重考虑会影响领导正常工作或对上下左右关系形成不良影响。二、问答题（1）首先要做到热情周到地接待来访者；（2）认真听、记来访者的意见或要求；（3）尽量满足来访者的正当要求。2．王秘书做过多年的秘书工作，设想他如何向新来的秘书介绍接待咨询工作的要求？答题要点：二、问答题（1）该少数民族参观团中应主要有维吾尔族、哈萨克族。（2）他们主要信奉伊斯兰，要注意尊重他们的习俗。（3）维吾尔族人民最喜爱的体育技艺是“达瓦孜”、“沙哈尔地”；哈萨克人民逢节日或喜庆日子都举行“阿肯”演唱会，会上还有“姑娘追”，叼羊，赛马等传统活动。（4）维吾尔族独特的食品即抓饭（又称帕罗），用来招待客人；哈萨克族非常讲究清洁卫生，没有席地而睡的习惯，饭前洗手，热情好客，有独特的待客礼俗。3.某企业近日将要接待来自新疆的少数民族参观团，领导嘱咐办公室要妥善做好接待工作。此次接待工作若由你来负责，你将注意哪些问题？答题要点：二、问答题（1）平等互利原则：包括尊重对方和自尊两个方面；（2）依法办事原则：包括我国法律、对方国家法律和国际法；（3）内外有别原则；（4）文明客气原则：注意各国、各民族的礼俗差别；（5）对外宣传原则：按照政策，注重针对性，把握分寸；（6）注意克服两种偏向：克服忽视思想性，克服放松警惕。4．国内某集团公司将与一外商代表团洽谈技术合作等相关事宜。作为公司经理办公室秘书，你能否指出在这次接待工作中应遵循的原则？答题要点：二、问答题5．某总公司组织本总公司领导及有关部门负责人到下属公司视察，重点检查安全生产问题，时间安排两天，并要求秘书部门在视察后写出报告。据此，请你代为拟写一份简明的领导集体视察活动的安排方案。答题要点：（1）活动的内容（包括视察对象和重点、视察的程序和时间安排、视察人员组成等）；（2）视察活动的要求；（3）视察活动中应注意的思想事项；（4）视察活动总结。二、问答题6.×企业突然突然发生了重大的火灾事故,假如你是企业当时的值班秘书,应做哪些工作?并请说出处理事故的基本要求。答题要点：（1）应做的工作：接到后要问清地点、火情和扑救情况，及时报告领导；通知消防部门立即求援，并保证消防力量够用；通知公安部门派人到现场维护秩序，调查起火原因；通知电信部门保障通信畅通。（2）处理事故的基本要求：赶赴现场协调处理；妥善处理善后工作；做好现场所需物品的保管和维护工作。二、问答题电子邮件寄件人：[e-mail]收件人：[e-mail]日期：2007.4.12主题：关于工作日志内容：近日，公司录用了几位新秘书。请帮我准备一份上司工作日志需要填写的信息内容和秘书自己工作日志需包括的内容，并用备忘录形式发给我，以便我为新秘书培训时参考。谢谢。行政经理苏明二、问答题备忘录发给：行政经理苏明发自：钟苗日期：2003年8月24日主题：工作日志的内容内容：一、秘书协助埴写上司工作日志的内容通常包括：1．上司内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点。2．上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的性名、单位详情，约会时间。3．上司外部参加的会议、活动、约会等情况，要记清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等。答题要点：二、问答题4．上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。5．上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡或礼物。二、秘书自己的日志内容除了要记清的上司的5项日志内容外，还包括：1．上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票、订餐等。2．上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地点，媒体报道