采购组织及采购人员管理

采购组织及采购人员管理本章学习目标掌握采购部门在组织中的地位的决定因素；熟悉采购部门的职责；了解采购组织的设计原则；掌握采购组织的基本类型；了解采购经理的职责；掌握供应链背景下对于采购人员提出的新要求；了解采购部门与企业中其他部门之间的配合关系。第一节采购组织概述采购部门组织的设立，其主要的问题是如何去配合企业的生产经营目标以及与其他部门间的协调配合。采购作业不单要了解本身业务的特质，还需随时注意各部门间的协调配合，以便能及时获得经济有效的供应，因此一般在设计采购组织时，应特别注意协调不同业务部门共同完成，要依据相同规范，参照实际需要，建立整体关系，并作适当的管理，以期能发挥整体的作用。一、采购部门在组织中地位影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度来看有以下几类：在最终产品的成本中，采购原料所占的份额。采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。公司采购的原料，当下市场供应情况。如果公司所采购的原料，目前供应市场处于垄断、或者是挂断垄断，管理层对于采购的直接关注会比较多。公司的财务状况。在公司财务状况良好的情况下，管理层对于采购或者物流部门都会比较宽松。相反，当公司的财务发生严重问题时，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出比较高的要求。毕竟从管理层的角度来看，采购部门是个直接花钱的部门。管理层自身的知识和认识水平。如果管理层自身的知识和认识水平比较高，把采购职能提升到战略的高度，那么采购部门也会得到比较多的关注。二、采购部门的职责1、依据公司经营生产需要，编制物资的年度采购计划与资金计划并负责实施，保证生产经营所需材料供应；2、负责各部门月度材料需求计划的审核、汇总与报批；3、根据各部门月度物料需求计划，汇总编制采购资金计划以及报批；4、负责供应商开发，积极开展供应市场调研与信息收集，掌握广泛的供应信息与渠道资源；5、根据采购物料的品种、金额、技术特性以及供应资源状况确定采购方案与采购方式；6、按照最优性价比原则，综合评价备选供应商的质量、价格、服务等以确定供应商；7、负责招标采购的组织管理工作；8、负责与供应商谈判，拟制采购合同，办理报批手续；9、负责采购物资的交期管理，根据实际情况，组织相关物资需求部门进行验收入库；10、根据合同办理付款手续；11、负责供应商关系的协调处理，处理供货质量问题，落实供应商提供的售后服务；12、负责建立完整规范的供应商信息档案，并对物资设备使用情况进行跟踪调查；13、负责建立供应商考核与评价体系，定期对重点供应商进行综合评价，不断优化供应商资源，提高采购质量，降低采购成本；14、与重点供应商建立战略合作伙伴关系，培育重点供应商；15、负责物资的仓储管理工作，对物料进行分类存放管理；16、参与残次品以及积压物资的处理；17、定期对仓库物料盘点清仓，做到账、物、卡三者相符；18、负责仓库管理中的出入库单、验收单等单证管理工作，定期编制库存信息统计报表；其他事项；19、负责本部门所承担的各项工作的改进完善和创新；20、对公司各项管理工作的改进提出合理化建议；21、协助配合其他部门的相关工作；22、负责公司采购管理制度以及本部门规章制度的优化改进；23、承办公司领导交办的其他工作。三、采购部门的组织架构（一）采购部门的基本职能采购部门的组织架构，随企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别。但不论采购部门规模的大小，其职能上的分类如下：采购业务管理专门经办采购业务。在大企业中这项职能可依采购的物品类别或采购地区加以细分。可以根据采购物料设置，不同的采购物料配备不同的采购人员；也可以根据采购流程设置，采购的不同环节设置不同的采购人员；也有的企业综合采购物料和采购流程设置采购人员。三种设置方法各个特点，适用的场合也不同。跟单管理此项职能是为避免事务多而使采购业务做得有头无尾，通常单独设立，跟踪订单的执行情况，以便督促各项工作的如此完成。在一些小公司是由采购员自己负责。票据处理在采购过程中，采购部门和企业内部的多个部门之间以及和供应商之间，都会有很多票据发生，这些票据的审核是一件非常重要的事情。在大公司票据由专人审核，在小公司中则由采购员审核。但一般情况都是由会计部门负责。档案管理在整个采购业务过程中，采购原料信息、供应市场信息、供应商信息，以及在询价或者谈判的过程中的各种记录，包括最终采购合同的签订，这些档案资料都必须认真保管，一方面保证下一次采购的时候使用方便，另一方面保证采购完成后各项售后服务的正常进行，同时万一与供应商发生纠纷，这些档案资料都可作为法律证据使用。在大公司中为提高工作效率而单独设立，但一般采购员的档案由自己管理，采购完毕后归档。废料处理采购业务中，会由于多种原因产生废料，比如说供应商的产品质量不合格，也可能供应商发错了货，当然也可能是企业改变产品线，导致采购的原料不能使用，从而导致了废料的产生。废料的处理与销售在企业中，一般由采购部门负责。运输管理采购业务过程中，当完成了采购合同后，就要涉及到运输环节。在国内目前大部分采购业务流程中，运输都是由供应商负责的。然后随着供应链思想的广泛运用，越来越多的采购方开始承担这项业务，在大企业中如需物料多而其职能重要，则需单独设立此部门，比如沃尔玛、海尔等跨国企业。（二）企业采购部门组织设置根据采购部门的职能，无论大型企业采购部门组织架构如图2-1，还是中型企业采购部门组织架构，如图2-2，其采购部门一般都按照以下结构进行设置。采购科。可再分设原料组及物料工具组，其职责是选择供应商，洽谈合同、采购。在大、中企业中需要较多的采购员，而每一个采购员负责一种物品，可培养专门的学识与经验。行政科。下设文书组、订货组、价格发票组、跟单组。运输科。下设运输事务组、包装运输组、运输督察组。采购经理档案部跟单部票据部采购部运输部残料部研究部价格表产品目录档案记录采购记录程序研究市场研究价值分析办公设备制造设备普通物料各种燃料包装材料化学原料金属材料其他物料五金原料图2-1大型企业采购部门组织架构采购科行政科运输科物料组原料组零件组设备组订货组价格发票组文书组追踪组运输督察组包装运输组运输事务组图2-2中型企业采购部门组织架构采购部门在企业中的地位可以分成以下几种类型：独立部门在大中型企业，物料采购在产品单位成本占有较高比例，其职责范围还包括存量控制、仓储、验收、运输等。单纯采购只办理物料的采购，而不兼办验收与储运，适用于单一或采购的项目、数量较少的企业。附属于生产部门适用于物料采购工作单纯、价格较稳定的企业。附属销售部门适用于材料经简单程度就可以出售或非制造业等。四、采购部门在企业中的隶属关系总经理行政部业务部生产部仓储生产控制采购制造产品管理图2-3采购部门隶属与生产部门关系图（二）采购部门隶属于行政部总经理行政部业务部生产部仓储生产控制制造产品管理采购外事活动后勤服务图2-4采购部门隶属行政部门关系图（三）采购部门直接隶属于总经理总经理行政部业务部生产部人事部采购部图2-5采购部门隶属总经理关系图（四）采购部门隶属于资财部资财部业务部生产部人事部采购部行政部总经理图2-6采购部门隶属行政部门关系图第二节采购组织的基本类型采购组织是指完成采购任务的机构。采购组织的设计与规划与企业对采购职能的看法有关。若企业将采购看作是业务活动时，采购组织在企业中将会处于较低的地位。若企业将采购视为一个重要的竞争因素，并且对企业具有重要的战略意义，那么采购组织就处于较高的地位。一、采购组织设计原则精简的原则责、权、利相结合的原则统一的原则高效的原则二、分权型采购组织（一）分权型采购组织特点分权型采购组织指的是与采购相关的职责和工作分别由不同的部门来执行。如物料或商品需求计划可能有制造部门或者销售部门来拟定；采购工作可能由制造部门或者销售部门来掌管；库存责任则可能将成品归属销售部门、在制品归属制造部门；原料或零件归属于物料或仓储部门。（二）分权型采购优缺点1、分权型采购优点紧急采购时可争取时效，能够机动配合生产需要，及时提供最佳服务。有利于地区物资的采购，仓储管理方便。2、分权型采购缺点①各部门之间有重叠的工作项目②权责不清，由于整个物料管理的功能细分化，③沟通不畅，相互冲突（三）分权型采购组织架构示意图总经理办公室部门A部门B部门C采购生产市场/销售采购生产市场/销售采购生产市场/销售图2-7分权型采购组织架构示意图（四）分权型采购适用范围分权型采购组织对于拥有经营单位结构的跨行业企业特别有吸引力，每一个经营单位采购的产品都是唯一的，并且与其它经营单位所采购的产品有显著的不同。在这种情况下规模经济只能会提供有限的优势或方便。四、混合型采购组织（一）混合型采购主要特点在公司一级的层次上存在着公司采购部门，同时独立的经营单位也进行战略和具体采购活动。在这种情况下，公司的采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。此外，它也会进行审计，但一般是在经营单位的管理层要求它这样做的时候。（二）混合型采购优缺点中心采购部门会对战略采购品进行详细的供应市场研究，经营单位的采购部门可以通过定期发布的小册子、公告或局域网利用这些研究结构。另外，公司的采购部门还可以作为促进或解决部门或经营单位之间协调的工具，但它并不进行具体采购活动，具体活动完全由部门或经营单位的采购组织实施。企业在推行集中采购时，可将部分作业合理分散执行，比如一些小额采购、地区性采购等，要给予下属工厂较大的执行权，不但可以提高采购效率，而且还可以降低采购成本。总经理采购部办公室部门A部门B部门C采购生产营销采购生产营销图2-9混合型采购组织架构图五、采购管理组织设立步骤考虑采购管理职能考虑采购任务量确定采购管理组织机构设计管理作业流程设定岗位为各个岗位配备合适的人图2-10采购组织设立流程五、采购管理组织设立步骤（一）考虑采购管理职能首先要确定赋予采购管理一些什么职能，只是采购，还是要在赋予一些其他职能，如在赋予一些职能，则要确定再赋予一些什么职能，如：要不要做需求分析，供应商管理体系要不要建立，市场信息要不要完善，进货要不要管，入库、验收、仓库管理要不要管等。赋予不同程度的职能，则采购管理组织的结构就不一样。（二）考虑采购任务量职能确定下来后，就要确定任务量，任务量包括采购职能多少，也包括一个职能下工作量的大小，如采购工作量（包括企业内需要采购物资的品种、数量、采购空间范围）越大，采购工作就越复杂、越难，采购工作量也就越大。另外还要考虑供应商管理的工作量、进货的工作量、仓储管理的工作量，市场信息的工作量等。总之工作量越大，采购管理组织机构相应要大一点。五、采购管理组织设立步骤（三）确定采购管理组织机构采购管理组织机构，就是采购管理的幅度和管理层次的总体组织结构框架，也就是采购管理系统的职能部门构成。其设置情况及设置规模等取决于采购管理组织的任务量的大小，采购管理组织总的工作量越大，采购管理组织机构相应就要大一点，相反，应要小一点。（四）设计管理作业流程设计采购管理作业流程，即根据所确定的管理职能，对每一个管理职能的每一项任务设计一个作业流程，这个作业流程还要进行充分论证，并且要进行流程化分析，流程越短，将来工作也就越有效率。（五）设定岗位根据具体的管理职能，管理机制和管理任务的作业流程设定各个岗位，设置岗位包括对每一个岗位责任和权利的设置，包括对每个岗位的人数、工作条件等的设置。这些一定要设计好，并且要形成文件，或者指定出管理规范，作为招聘条件予以公布。（六）为各个岗位配备合适的人选择人是非常关键的一环，要非常谨慎，特别是对各级的一把手要选择好。在人员配备完成以后，把所配备的人和所规定的岗位职责、规章制度、管理职能等结合起来进行实施，就可以构建成一个有效的采购管理组织系统。第三节采购人员职责一、采购员的职责1.遵纪守法、遵章守纪。采购人员执行作业时，必须把国际法律、企业规章制度作为其行为准则。2.采购人员要努力成为采购