6、PowerPoint_2000的基本操作

第六章PowerPoint的基本操作6.1概述•PowerPoint是MicrosoftOffice软件包的组成部分之一，是专门负责制作演示文稿的软件。PowerPoint编制的电子文稿可以在微机屏幕上直接显示或用投影机演示，也可以制作成幻灯片播放。运用这种传达信息、演示成果、表达观点的有力工具，可以使教学、演讲或产品发布变得生动、活泼、新鲜、直观，给人们以欣赏电影般的享受，大大提高了信息传播的效率。•6.1.1PowerPoint2000的启动和退出••1.启动PowerPoint2000•启动PowerPoint2000的方法与步骤如下：•(1)单击“开始”按钮，打开“开始”菜单。•(2)选定“程序”命令中的“MicrosoftPowerPoint”菜单项。图6.1PowerPoint2000的启动窗口•2．退出PowerPoint2000•若想退出PowerPoint2000，返回到Windows桌面，可以选用以下方法中的一种：•(1)单击PowerPoint窗口右上角的“”按钮。•(2)按下“Alt+F4”组合键。•(3)选择“文件”菜单中的“退出”命令。•6.1.2PowerPoint窗口简介•在PowerPoint启动对话框中，选择一种建立演示文稿的方式并单击“确定”按钮后，即可关闭该对话框，进入下一步与之相对应的操作对话框。若选择“空演示文稿”单选按钮并单击“确定”按钮后，将进入如图下所示的“新幻灯片”对话框。熟悉PowerPoint的界面Page7标题栏工具栏PPT预览界面PPT显示界面状态栏菜单栏帮助按钮•PowerPoint的工作窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、演示文稿窗口和状态栏等。•1.标题栏•标题栏位于窗口顶端，其中有控制菜单按钮、程序名称、演示文稿名称、最小化按钮、最大化(还原)按钮、关闭按钮。••2．菜单栏•菜单栏位于标题栏下方，包括PowerPoint操作过程中的各种命令。•3．工具栏•工具栏中的命令按钮是经过组织的菜单命令，它用形象的图形表示PowerPoint的常用菜单命令，为用户提供了一种比较简单的操作方式。•4．演示文稿窗口•默认情况下，刚打开PowerPoint时进入演示文稿的普通视图。•5．状态栏•状态栏位于PowerPoint窗口的最下方。状态栏左部显示演示文稿当前的视图。当演示文稿处于幻灯片视图时，还显示当前演示文稿中的幻灯片总数及当前幻灯片的编号，右部显示当前演示文稿所采用模板的名字。•6.1.3视图•一般启动PowerPoint之后，默认为普通视图方式，该视图将大纲、备注页、幻灯片三个视图方式集中在一个视图中，既可以输入、编辑文本，又可以输入备注信息，编辑幻灯片，进行一些图片的处理等；••普通视图•普通视图中的大纲、备注、幻灯片视图区分别在三合一的同一窗体内，拖动窗体的边框可以调整窗体的大小，如图所示。图6.7普通视图•2．幻灯片视图•幻灯片视图的整个窗体被幻灯片的编辑窗口所占满，左边按顺序排列各张幻灯片的编号。幻灯片视图便于详细设计和装饰整个幻灯片，如输入标题，插入图片，配色等，如图6.8所示。图6.8幻灯片视图•3．大纲视图•大纲视图与普通视图相类似，只是它将大纲窗口作为主要编辑窗口，幻灯区与备注区缩小一定比例显示。大纲视图中只显示演示文稿的文本部分，侧重于编制演示文稿的大纲内容，有利于演示文稿整体概念的表达。在大纲视图中可以使用“大纲”工具栏中的按钮来控制演示文稿的结构，如改变标题和文本级别、改变标题的顺序等，如图所示。图6.9大纲视图•4.幻灯片浏览视图•在该视图中，按序号由小到大顺序显示演示文稿中全部的幻灯片缩图，便于观看整个演示文稿的质量。此外，还便于添加、删除、移动幻灯片等，如图所示。幻灯片浏览视图•5．幻灯片放映视图•在该视图中，可按先后顺序一张张显示幻灯片，每单击一次鼠标，显示下一个幻灯片，结束时再单击鼠标即可回到普通视图中。放映时，屏幕上的PowerPoint标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏均隐藏起来，整张幻灯片的内容占满屏幕，便于了解幻灯片的制作效果，如图6.12所示。幻灯片放映视图•6．视图切换•分别在不同的视图中制作演示文稿，可以提高制作演示文稿的效率。在不同的视图之间的切换，只需执行“视图”菜单中各个相应的视图命令或单击演示文稿窗口左下角的视图切换按钮即可。6.2PowerPoint2000的基本操作•6.2.1创建编辑演示文稿•使用PowerPoint的目的是为了处理演示文稿。进行处理之前，必须创建演示文稿来保存要处理的内容。PowerPoint是以设计模板为基础来创建演示文稿的，默认使用的设计模板是空演示文稿。•1.创建新演示文稿•当用户启动PowerPoint2000时，首先进入启动对话框，其中有三种方法可以创建新的演示文稿。除此之外，还可以利用PowerPoint窗口中“文件”菜单下的“新建”命令来创建新演示文稿。•1)利用“内容提示向导”创建新演示文稿图6.13“新建演示文稿”对话框•2)利用“设计模板”创建新演示文稿•PowerPoint具有丰富的模板功能，利用提供的某个现有模板来自动快速形成幻灯片，可以使创建演示文稿的工作变得轻松自如。图6.20“新建演示文稿”对话框的“设计模板”选项卡•3)利用“空演示文稿”创建新演示文稿•为了创建具有自己风格和特点、符合自己需要的演示文稿，一般都用创建空白演示文稿的方式设计演示文稿。•2.输入文本•在创建空演示文稿的幻灯片中，只有占位符而没有其他内容，这时需要向幻灯片中添加文本内容。最简单的方法是直接将文本输入到幻灯片的占位符中，也可以在占位符之外的任何位置输入文本，这时需要使用“绘图”工具栏中的“文本框”按钮。•1)在占位符中输入文本•在一般情况下，幻灯片中包含了几个带有虚线边框的区域，称为占位符，用户可以向占位符中输入文本或者插入对象。••例如，演示文稿第一张幻灯片大多是如图6.21所示的标题幻灯片。其中包含两个文本占位符，占位符中显示“单击此处添加标题”和“单击此处添加副标题”的字样。为了给幻灯片中添加标题，可单击标题占位符，这时插入点出现在占位符中，在输入文本的过程中插入点自动向后移动。如果要输入幻灯片的副标题，可单击副标题占位符，然后输入副标题的内容。图6.21标题幻灯片•2)使用文本框输入文本•如果要在占位符之外的其他位置输入文本，可以在幻灯片中插入文本框。•3)插入符号和特殊字符图6.22“符号”对话框•保存、打开和关闭演示文稿•1.保存演示文稿•为了保证编辑工作正常进行，便于日后查找使用，避免因突发故障而造成的丢失错误，保存演示文稿就显得尤为重要。•第一次保存•在默认情况下，系统每次创建一个空文档时，标题栏上都给出“演示文稿1”、“演示文稿2”之类的名字，经过第一次保存后，才能获得正式的文件名。图6.24“另存为”对话框•2)快速保存：工具－选项－常规和保存•3)设置自动保存频率•编辑幻灯片•幻灯片是演示文稿的组成元素，多张不同的幻灯片构成具有不同内容和风格的演示文稿。处理演示文稿中的幻灯片是成功完成一份演示文稿的关键。编辑幻灯片是指对幻灯片进行插入、删除、移动和复制等操作。插入和删除幻灯片可以在任意视图中进行，移动和复制幻灯片则一般在大纲视图和幻灯片浏览视图中进行。•1.选择幻灯片•在执行编辑幻灯片命令之前，首先要选择命令作用的范围。不同的视图，选择幻灯片的方式也不尽相同。•在幻灯片视图和备注页视图中，当前显示的幻灯片即是被选中的，不必单击它。•在大纲视图中，要想选择某一张幻灯片，单击它前面的幻灯片编号或图标即可。•2.插入和删除幻灯片•打开一个演示文稿后，根据需要可在当前演示文稿中插入和删除幻灯片，插入和删除幻灯片可在任何视图中进行。•1)插入新幻灯片•标题幻灯片是幻灯片自动版式之一，在标题幻灯片编辑之后，再编辑其他幻灯片，需要追加新幻灯片，插入的新幻灯片应在当前幻灯片之后。•2)删除幻灯片•在制作演示文稿中，有些幻灯片编辑错误或不合适时，则需要删除该幻灯片。•一般在幻灯片浏览视图中做删除幻灯片操作比较简单。其操作方法如下：•在幻灯片浏览视图中，选定(单击)要被删除的幻灯片，执行“编辑”菜单中的“删除幻灯片”命令，就删除了该幻灯片。•3.调整幻灯片的位置•用户既可以在幻灯片浏览视图中调整幻灯片的顺序，也可以在大纲视图中调整幻灯片的顺序。•1)在幻灯片浏览视图中调整顺序•2)在大纲视图中调整顺序•4.复制幻灯片•在制作演示文稿的过程中，可能有些幻灯片的版式和背景等都是相同的，只是其中的部分文本不同，这时可以插入该幻灯片的副本，并对其副本进行修改。•1)在普通视图中复制•2)在幻灯片浏览视图中复制•6.改换幻灯片版式•幻灯片版式是一种内置的幻灯片模型，可作为建立新幻灯片的基础。PowerPoint2000提供了28种幻灯片版式，供用户选择。•幻灯片确定一种版式后，有时还可能需要更换。更换幻灯片版式的操作方法如下：•(1)单击“格式”工具栏中的“新幻灯片”按钮，打开如图6.23所示的“幻灯片版式”对话框。图6.23“幻灯片版式”对话框•文字效果的设置1.文字的字体、字形、字号、颜色2.改变正文的级别3.文本的对齐4.文本的行距（注：上述操作同word的格式设置一样，均在格式里面，不再细讲）演示文稿的高级编辑•在幻灯片中不但可以插入表格、图片，而且也可以在幻灯片中插入图表、绘制图形、插入艺术字、组织结构图等其他对象。•1.插入图表•演示文稿常常会用到图表，以更直观地表达信息。所谓图表，是指根据表格数据绘制的图形。PowerPoint像其他MicrosoftOffice系统一样提供了种类繁多的图表类型。用户可以根据需要选择相应的图表类型。•当用户需要制作一张图表幻灯片时，可以利用图表自动版式制作一张新幻灯片，或者将图表插入到已有的幻灯片中。•1)插入－图表•2)插入－新幻灯片图6.44“新幻灯片”对话框图6.46带图表占位符的幻灯片图6.46在幻灯片中添加一个默认的柱形图表图6.47在数据表中输入自己的数据•6.3.2插入图片•在一份演示文稿中，如果全是文本就会给人一种呆板无味的感觉，为了让演示文稿更具吸引力和说服力，适当插入图片是有效的方法之一。•1.向幻灯片中添加图片•当用户创建新的演示文稿或幻灯片时，可以插入MicrosoftOffice剪辑库中的图片，还可以插入其他程序创建的图片。•1)从剪贴画库中插入图片图6.37“插入剪贴画”对话框•2)从图形文件中插入图片•虽然“Microsoft剪辑图库”中的图片很多，也很丰富，但却满足不了用户追求个性体现的需求。在PowerPoint中，还可以从其他图形文件中插入图片，以使用户的演示文稿更加生动。图6.38“插入图片”对话框•2.编辑图片•当把图片插入到幻灯片后就可以对其进行编辑工作，如调整图片的大小、位置，裁剪图片等操作。•1)用鼠标调整图片的大小和位置•调整图片的大小和位置的操作使用最多，其操作方法如下：•用鼠标单击图片，图片四周出现控点，处于被选中状态。•2)使用菜单命令对图片进行编辑（格式—设置对象格式）图6.39“设置图片格式”对话框的“颜色和线条”选项卡图6.40“设置图片格式”对话框的“尺寸”选项卡图6.41“设置图片格式”对话框的“位置”选项卡图6.42“设置图片格式”对话框的“图片”选项卡•3)使用“图片”工具栏进行图片设置•当图片被选中后，会自动显示“图片”工具栏。或者执行“视图”菜单中的“工具栏”命令，从下级子菜单中选择“图片”选项，也可出现如图6.43所示的“图片”工具栏。图6.43“图片”工具栏•2.绘制图形•如果想要在幻灯片中绘制一些圆、矩形等简单的图形，可以使用PowerPoint提供的绘图功能。利用“绘图”工具栏可在幻灯片中画出各种图形，如线条、箭头、矩形和椭圆等。如果“绘图”工具栏没有显示，可单击“视图”菜单中的“工具栏”命令，从下级子菜单中选择“绘图”选项，则可出现如图6.60所示的“绘图”工具栏。图6.60“绘图”工具栏•3.使用艺术字•艺术字是具有其特殊艺术效果的文字，