行政管理职位工作手册

LOGO行政管理工作手册企业行政管理职位工作手册目录行政部组织管理办公事务管理网络信息管理文书档案资料管理行政部职责描述1提案管理行政人事管理23456789101112财产物资管理车辆管理安全保障管理后勤服务管理法律服务管理1、行政部只能、工作目标与职责参谋职能沟通协调行政事务处理后勤保障监督控制行政部工作目标行政部职能积极配合企业领导进行决策的制定、落实与督办工作，起到良好的辅助作用树立企业的良好形象，起到窗口和辐射作用做好会议、出差、放假、住宿、餐饮、清洁卫生等日常事务的管理工作，为企业营造最佳的工作环境起到良好的管理作用沟通、协调企业各部门之间的工作，起到良好的枢纽作用做好企业内外信息收集、处理工作，起到良好的参谋作用行政部工作职责日常办公事务管理办公物品及设备管理文书资料管理车辆管理人事日常事务管理后勤保障事务管理涉外事务管理1234567法律事务管理8行政部各岗位工作职责行政总监行政部经理行政事务主管总务后勤主管法律事务主管行政秘书档案管理员123456703040506071316行政部各岗位工作职责.xls2、行政部组织管理事项1：组织结构设计明确行政部的职能与工作目标确定行政工作内容及业务流程行政组织部门化配合职务人员、明确相应的权责形成部门组织文件目标建立规范、高效、便于管理的行政办公组织事项2：行政管理规章制度的建设行政管理规章制度的调查研究拟订成文、修改于审批目标建立规范、高效、便于管理的行政办公组织行政部组织管理工作细化执行Text行政组织结构设计行政部划分方法行政办公程序设计组织结构设计要求•明晰•经济•效能•决策迅速有效•稳定性和适应性•自我更新划分方法•按职能划分•按行政系统向企业或社会提供的“产品”或“服务”划分•按地区划分•按工作或业务流程划分•按服务对象划分行政部组织管理知识准备设计步骤•明确目的、任务，制定计划•进行调查研究•分析评价既有程序•规划新程序•评价新程序方案行政部组织结构设计制度人本主义原则人性化原则组织形态扁平化原则设计原则分权原则员工心理需求原则重视非正式组织原则考虑因素组织结构设计因素和原则行政管理规章制度建设1•可行性原则•群众性原则2•明确制度的目的•制度的要求•制度的内容•制度的分类•按程序制定规章制度3•注重表率、以身作则•认真学习、深刻领悟•讲究方法•持之以恒•奖惩分明•不断完善行政事务管理规章制度建设原则行政事务管理规章制度的制定行政事务管理规章制度的实施3、办公事务管理事项1：行政费用控制进行行政费用预算行政费用申请和拨付行政费用控制和管理事项2：公关接待管理制定公关接待制度开展公关接待活动完善公关接待制度事项3：会议事务管理制定会议管理制度组织各类会议召开完善会议管理制度事项4：印章事务管理设置印章使用权限和规范进行印章使用和维护实施印章报废和更新目标及时处理日常办公事务，不断提高办公事务工作效率行政费用控制管理知识管理细则工具用表工作流程•费用构成•管理内容•费用种类•费用标准•报销规定•费用管理•费用计划表•费用申请单•费用报销单•预算计划•调整计划•汇总计划完成情况•费用使用•使用考核•优化费用使用公关接待管理管理知识管理细则工具用表工作流程•应接电话•来访接待•外出访问•企业宣传•参观管理•接待管理•媒体管理•公务联系单•参观许可证•接待申请表•公关计划表•准备参观事宜•陪同进行参观•总结参观信息•制定公关计划•开展公关活动•评估公关活动会议管理管理知识管理细则工具用表工作流程•会议类型•会议性质•会议规模•会议形式•会议时间•会议管理•会议组织•会议安排•会议准备•会议执行•注意事项•会议室管理规定•会议记录表•年会计划表•会议审核表•决议事项表•决议事项实施表•会议室使用表•会前准备•会中服务•会后落实印章管理管理知识管理细则工具用表工作流程•印章种类•印章作用•印章种类及使用•印章保管•印章遗失和废止•盖印手续•印章更新•使用登记表•使用审批表•使用申请表•管理登记表•使用范围表•印章申请•印章刻制•印章保管•印章废除•印章更新4、网络信息管理事项1：计算机网络管理网络设备管理网络维护与安全管理事项2：信息管理信息统计管理信息安全管理目标提升办公效率，确保信息安全•计算机及网络设备申购管理•计算机及网络设备使用管理•网络设备的处理计算机及网络设备管理•机房值班规定•机房出入管理•机房安全管理•机房操作管理•机房卫生管理计算机网络管理工作•管理细则•处罚规定•病毒防护•硬件保护及护养•奖惩措施机房安全管理计算机网络管理计算机维护管理信息管理工作信息管理制度信息统计规程保密管理制度•信息分类及管理职责分工•信息管理细则•统计报表的管理与人员的分工•统计资料的提供、积累和保管•统计数字差错的订正•统计工作的交接•统计报表文字说明与分析报告•统计纪律•统计工作考核评比规定•保密范围和密级确定•保密措施•责任与处罚5、文书档案资料管理事项2：档案管理制定档案管理制度对各种档案进行管理目标管理各种文书档案资料，提高行政办公效率事项1：文书管理收文管理发文管理事项3：信件管理回信管理收信管理信件分发管理事项4：资料管理图书管理音像资料管理报刊杂志管理文书的分类分类依据分类内容文书来源收文是指本企业收到的来自外部的文件材料，它的起草者是本企业以外的机关、组织或个人发文是指本企业制成和分发的文件，发往外部或本企业内部有关部门文书内容经营基本文件章程文件包括章程变更、登记、申请及其他章程文件股东会议文件包括股东会议记录、股东会议通知、股东出、缺席会议回执，股东名册，股东印章簿及其他股东会议文件董事会文件包括董事就任书、董事会议记录、商业账簿、经营业绩、请示、业务执行文件及其他董事会文件经营业务文件包括经营方针书、经营计划书、经营会议记录、经营会议通知书、会议资料、重要合同、诉讼文件、经营业务执行文件及其他经营业务文件经营组织文件组织机构文件包括业务机构表、机构调整文件及其他组织机构文件业务分工文件包括业务分工变更方面的文件及其他业务分工文件职务分工及有关权限文件包括职务分工变更方面的文件、权限变更方面的文件、其他职务分工及有关权限文件业务管理文件包括内部监察文件、业务管理报告书文件及其他业务管理文件报告文件包括信用限度报告书及其他报告文件会议文件包括各种会议文件及通告业务经营文件销售业务运营文件、生产业务运营文件、采购业务运营文件、一般事物运营文件、总务运营文件、人事及劳务文件等。公文处理程序接收整理制成分开整理寄出收集处理保管移交归档废除处理处理编辑分类检索文书运作、保管文件文书收发、制作文书归档、保存公文管理管理知识管理细则工具用表工作流程•会议通知•会议纪要•收文管理•发文管理•文书归档与保存•文件借阅与销毁•收（发）文登记表•公文传递单•公文会签单•收文工作流程•发文工作流程档案管理工作管理知识管理细则工具用表工作流程•档案收集•档案整理•档案鉴定与保管•档案利用•文件、档案•档案分类•档案名称及编号•档案归档•档案调阅•档案清理•档案索引表•档案明细表•档案调阅单•资料归档流程•档案借阅流程信件管理工作一信件管理知识准备二信件管理制度三信件管理工具表四信件管理工作流程1、来信处理程序2、回信处理程序3、外发信件4、邮件、函、电收发规定信件接收登记表外发信件登记表邀请函、通告函、恭贺函、慰问函、感谢函、介绍及推荐函、拒绝函、申请函、回复来信收信工作流程回信工作流程资料管理工作图书管理制度内部刊物管理制度声像资料管理制度•收集与购买•整理与借阅•适用范围•发行目的•发行名称、责任人•编委会工作职责权限•编辑方针、计划•审稿、定稿、发行•收集声像资料•声像资料编号•声像资料立卷•声像资料保管•声像资料开发利用资料管理工具用表图书借阅卡、借阅登记表、丢失报告单、声像材料送审表资料管理工作流程6、提案管理事项2：收集和评估提案收集汇总提案评估提案内容事项1：制定提案管理规范收集提案管理信息制定并审批提案管理制度事项3：应用提案成果总结提案落实情况制定提案落实措施执行提案应用措施事项4：完善提案管理规范提出提案管理改进建议改进完善提案管理制度事项：提案管理目标保障组织内部信息畅通，增强企业整体活力，持续改进各项工作提案管理工作细则1）、提案管理作用表降低成本、增加收入、重塑生产程序、提高质量、增加利润、良性沟通、适应变化2）、提案管理的目标提案目标的定义、提案目标的特点、提案管理的内容1）、员工提案管理制度提案内容、提案受理和审查、提案处理和落实2）、会议提案管理办法会议提案书的编写、会议提案的提交和受理1）、提案管理工具表项目提案表、会议提案表、员工提案汇总表、优秀提案审核基准表、提案实施成果评分表、员工提案改善评分表2）、提案管理工作流程提案管理规范、评估审核提案、执行落实提案123提案管理知识提案管理知度提案管理工具表及流程7、行政人事管理目标2规范员工行为，合理控制出差成本事项3：日常管理员工奖惩管理员工考勤管理员工休假管理事项4：出差管理出差人员管理出差费用管理目标1满足企业对人才的需求，提高企业整体人力资源综合实力事项1：招聘管理招聘实施确定招聘需求制定招聘计划事项2：培训管理培训需求分析培训实施与评估制定培训计划招聘工作细化Project2010招聘计划的内容招聘渠道的选择招聘管理录用管理试用期管理规定招聘实施新员工入职报到试用期管理招聘知识员工录用管理制度办公人员招聘管理规定招聘管理工具表招聘流程应聘人员登记表面试成绩评定表招聘管理工作流程员工试用工作流程培训工作细化培训需求分析培训方式选择培训评估管理员工培训申请表培训实施计划表培训费用预算表培训部职责培训计划的管理培训实施培训的评估培训计划制定流程培训管理工作流程日常工作细化日常管理工具表员工考勤统计表员工请假申请表日常工作日常管理制度员工考勤管理办公管理规定员工奖惩管理考勤管理奖惩工作流程提出奖惩申请拟定奖惩措施奖惩实施出差工作细化出差管理制度差旅费管理办法出差费用管理规定费用报销规定出差管理工具表出差计划申请表差旅费报销清单差旅费支付明细表出差管理流程出差申请出差及相关手续办理相关差旅费报销办理出差类别审批手续及核准权限近距离外出及当日出差规定住宿出差差旅费管理出差人员考勤管理8、财产物资管理目标通过对资产的有效管理提升资产的使用价值事项1：固定资产管理机械设备等固定资产管理基建工程管理公司住宅管理事项2：办公用品管理办公用品采购办公用品领用管理办公用品保管财产物资管理工作细化1•财产物资管理任务•物资设备管理任务•物资经费管理任务•财产物资管理原则•服务原则•效益原则•管理制度化原则•供应、使用、节约原则•财产物资管理要点•计划管理•材料管理•资产管理•技术管理2•物资管理制度•财产物资管理范围•管理职责•日常保管与领用•财产物资保管员交接•物资采购管理制度•采购作业管理•物资采购审批权限3•物料移交清册•物资保管清单•物料使用转移登记卡财产物资管理知识财产物资管理制度财产物资管理工具表固定资产管理工作细化固定资产登记表固定资产保管记录卡固定资产移交清单固定资产事务处理固定资产账务处理基建工程管理制度住宅管理规定规定固定资产制度建立固定资产采购固定资产日常管理固定资产盘点盘点准备盘点实施盘点资料汇总3固定资产工作流程1固定资产管理制度2固定资产管理用表办公用品管理工作细化办公用品请购单办公用品一览表办公用品登记表办公用品领用表办公用品盘点表办公用品耗用统计表办公用品购买办公用品的申请、分发、领用及报废处理办公用品的保管办公用品使用监督与调查办公设备的申请办公设备的保管与养护办公用品申购办公用品询价办公用品比价办公用品采购领用申请办公用品发放领用完成3办公用品工作流程1办公用品管理制度2办公用品管理用表9、车辆管理目标加强对车辆的有效调度和安全使用，满足业务用车需求事项3：车辆安全管理车辆交通事故处理、理赔装置车辆安全