劳动合同法实施前的准备工作暨企业劳动制度改革的...

1《劳动合同法》实施前的准备工作暨企业劳动制度改革的要点上海万隆劳动保障咨询有限公司2007年9月2前言•《劳动合同法》通过后，社会各界对本法十分重视。作为本法主要调整对象的企业界，已深感法律变化带来的现实压力，各企业正在通过学习研究、参加培训等方式，寻求应对策略。•作为劳动保障专业咨询机构，我们认为，与其被动的寻求应对策略，不如主动实施改革；本法对企业来说既是挑战，也是机遇。如能把本法的通过作为企业劳动制度改革的重要契机，通过全面清理、整合、改革现行劳动制度，彻底实现劳动制度的合法化和规范化，就能化被动为主动，为企业发展奠定坚实基础。•劳动制度改革的含义是：在全面清理、整合现行劳动制度的基础上，根据本法的规定，对各项劳动制度进行全面革新，以建立既符合本法规定和企业管理特征，又能保障人力资源管理有效运作的全新的劳动制度。•劳动制度的范围包括：招聘制度、劳动合同制度、试用期制度、工作时间制度、休息休假制度、薪酬制度、考核制度、保险福利制度、劳动保护和职业危害防护制度、民主管理制度，以及其他与劳动者切身利益密切相关的制度。•为帮助企业做好本法实施前的准备工作，顺利推进劳动制度改革，我们列举了以下准备工作，并提示了一些改革的要点，供各企业参考。3改革目标实施劳动制度改革的基本目标是：•（一）适法适法是改革的首要目标。改革后的劳动制度，应完全符合本法和其他法律法规的规定，在正当执行时，无重大制度瑕疵和不良法律后果。•（二）全面改革后的劳动制度，应当涵盖与人力资源管理有关的各个方面，使包括人力资源部门在内的企业各部门在处理相关事务时，能够有章可循。•（三）规范改革后的劳动制度，应体现行业特征，彰显企业文化，并尽量采用书面形式，做到结构清晰、层次分明。•（四）实用改革后的劳动制度，应符合企业生产经营特点和管理特点，通俗易懂，便于理解和操作。4改革要点之－－改革前的调研和清理工作•为实现改革目标，在改革前，应对企业现行各项劳动制度以及有关重要事项进行调研，在此基础上对各项制度进行清理和整合。调研的主要目的是：•1.理清企业管理体系、组织结构和人力资源管理体系•2.确定管理当局关于劳动制度改革的具体目标和要求•3.理清企业劳动制度现状•4.理清企业从业人员现状5改革要点之－－调研基本内容•调研时，应当确认和了解以下事项：•1.企业实行怎样的管理体系?部门如何设置？管理权限如何划分？人力资源管理工作的基本流程是什么？•2.管理当局对改革的目标有何具体要求和设想？•3.根据生产经营特点和行业特点，企业对劳动用工有什么特殊要求？•4.从业人员基本情况，包括：A.在职员工类别（本市户籍；非本市户籍；外籍）B.劳务派遣员工情况C.非全日制用工情况D.协保、下岗、退休等劳务人员用工情况•5.人员定编定岗情况（即岗位设置情况）•6.劳动定额情况6改革要点之－－需重点清理整合的劳动制度•以下各项书面或非书面劳动制度，应纳入清理整合的范围：•1.现行招聘制度•2.现行试用期考察制度•3.现行劳动合同制度•4.现行工作时间和休息休假制度（例如年休假制度）•5.现行考核制度•6.现行薪酬制度（津贴制度、补贴制度）•7.现行员工辞职制度和辞退制度•8.现行考勤制度•9.现行培训制度（服务期制度）•10.现行保密制度（竞业限制制度）•11.现行保险福利制度•12.现行劳动保护和职业危害防护制度•13.其他与人力资源管理有关的制度、决定等7改革要点之（一）关于员工招聘•由于本法将造成用工成本的提高和用工风险的加大，因此，选用新员工时，应慎而又慎。招聘时，应注意以下事项：•1.确定哪些岗位为关键岗位或重要岗位，并确定今后招聘员工时，需对那些岗位的应聘人进行背景调查或人才测评。•2.根据拟招聘岗位情况，确定在发布招聘广告时，应确公布哪些具体要求？•3.通过何种程序确定应聘人为拟招用对象？•4.以何种方式通知入选人到职？•5.如何避免招聘过程中的歧视？8改革要点之（二）关于新员工信息登记•本法规定了用人单位有权了解劳动者与履行劳动合同有关的事项，并规定因欺诈订立的合同无效，因此，新员工入职时，可要求其对个人信息进行登记，要点是：•1.确定需对员工的哪些信息进行登记？（应重点登记与人力资源管理有关的事项）•2.登记表需由员工亲自签署，并承诺对登记信息负保证责任。•3.当登记事项变化时，员工应立即通知企业人力资源部。•4.应做好登记表的存档工作。•5.对员工登记的可能不实的信息，应及时进行调查和处理。9改革要点之（三）关于新入职员工劳动合同的订立•本法对订立劳动合同的时间做了明确规定，并强化了不及时订立合同的法律责任，因此，当新员工入职后，应及时订立合同。要点如下：•1.试用期的设置不得超越《劳动合同法》的期限限制，并应根据各岗位的具体情况，确定合理期限。•2.订立合同前，应履行告知义务，并固定相关证据。（可采用以书面形式告知的形式）。•3.合同订立后，就文本已经交付给员工的事实，应固定相关证据。（可采用签收的形式）•4.对新入职员工，应及时在《员工名册》中登记。（本法规定企业应当建立员工名册备查）•5.应及时办理招工备案手续。（外籍员工的就业手续）10改革要点之（四）关于试用期•本法对试用期做了限制性规定，试用期内，企业应注意以下事项：•1.约定的试用期工资应当合法。（按本法规定，应不低于同岗位最低档工资，或不低于合同约定工资的80％。）•2.应充分用好试用期，强化对试用期员工的考察。•3.录用条件应当合理设置、尽量采用书面形式并注意固定证据。•4.不符合录用条件的确认和证据固定•5.试用期解除合同的风险控制•6.转正前的审批程序•7.试用期离职的限制（提前3日通知，防止任意离职。）•思考：•1.关于借鉴学徒制度替代试用期功能的问题。•2.关于在用工前对应聘人进行培训的问题。11改革要点之（五）关于劳动合同期限和用工方式的统筹安排•本法鼓励企业签订长期合同期限，但是，鉴于合同解除的条件十分严格，因此，企业签订长期合同有很多顾虑，为妥善解决之一矛盾，应当把合同期限和用工方式加以统筹考虑，具体是：•1.签订无固定期限合同的员工，应当是适合企业长期发展需要，充分胜任所在岗位工作，对企业有一定的忠诚度，能够长期为企业服务的员工。•2.根据岗位的不同，合理确定固定期限合同的期限。•3.对无固定期限合同的合理规避•4.非全日制用工的合理利用•5.劳务派遣用工的合同利用•思考：•同一行业、工资水平相近的不同企业通过联合用工的方式合理规避无固定期限合同的可行性。12改革要点之（六）关于跨年度合同如何过渡的问题•本法将自08年1月1日起实施，由于部分员工的合同期限和自然年度不一致，因此，将有大量合同跨年度履行，注意要点是：•1.是否现有的跨年度合同需履行至期限届满之日？•2.如果提前终止跨年度合同，成本有多大？•3.需跨年度履行的劳动合同，尤其是那些约定了服务期条款的合同应当如何履行？13改革要点之（七）关于劳动合同文本•由于法律规定的变化，原来使用的劳动合同文本需进行大幅度的改革。注意要点是：•1.应根据企业的生产经营特点、用工特点和岗位要求制定个性化的劳动合同文本，避免采用格式合同。•2.文本中的必备条款的设定（劳动报酬、工作地点、职业危害防护、社会保险等。）•3.文本与规章制度的衔接•4.外籍员工的文本选定•5.非上海户籍员工的文本选定•6.保密条款、竞业限制条款、服务期条款的设定•7.岗位调整的事先约定（具体、明确、合理）14改革要点之（八）关于续订合同前的评估•续订合同前，最好经过一定的内部评估程序，注意要点是：•1.评估主体的确定•2.评估依据的制定•3.评估的时间要求•4.评估的执行•5.评估结果的使用•6.评估的性质（内部决策程序）15改革要点之（九）关于薪酬制度•薪酬制度是员工最为关心的问题之一，根据本法的要求，工资条款必须在合同中明确约定，因此，企业应充分考虑薪酬制度和合同约定的衔接等问题。要点是：•1.工资调整前的成本测算（考虑经济补偿等或有因素）•2.工资调整前的内部决策程序和民主程序•3.工资调整的告知与实施•4.工资集体协商的充分运用•5.工资条款在合同中的合理约定16改革要点之（十）关于考勤制度•考勤是劳动管理的重要措施，与考核、加班工资计算等密切相关。要点是：•1.考勤办法的选定•2.考勤主体的确定•3.考勤结果的固定•4.对外勤员工的考勤办法•5.考勤结果的一般使用•6.考勤结果的特别使用17改革要点之（十一）关于规章制度和重大事项的民主程序•本法对与劳动者切身利益密切相关的规章制度和民主程序做了严格规定，在履行民主程序时，应注意以下要点：•需履行民主程序的规章制度和重大事项的范围划定•对继续保留的规章制度，应当在清理、修改的基础上，妥善履行民主程序。•履行民主程序的员工组织A.工会和职代会组织：是否在任期内？补选？C.工会组织的妥善建立和运作B.如果没有建立工会组织，如何确定职工代表？•规章制度和重大事项的告知程序•规章制度和重大事项的员工异议制度•规章制度和重大事项员工异议应对制度•如何合理利用集体协商制度？18改革要点之（十二）关于培训和服务期制度•根据有关规定，企业应当对员工进行相关培训；本法对约定服务期的情形做了严格限制，并严格限制违约金数额。今后培训制度的要点是：•1.对新员工进行入职培训（培训规章制度并履行告知程序）•2.在职员工的日常培训制度（规章制度修订后的及时培训和告知）•3.出资培训的评估和实施•4.出资培训的证据固定•5.出资培训服务期协议的签订（注意与劳动合同期限的衔接）19改革要点之（十三）关于商业秘密保护•商业秘密是企业的重要财富，为防止商业秘密流失，妥善利用竞业限制条款，企业应注意以下事项：•1.合理划定商业秘密的范围•2.制定可行的保密措施•3.通过保密协议或保密条款约定保密事项（含客户秘密）•4.慎重使用竞业限制条款•5.竞业限制补偿金的测算•6.违反竞业限制的责任追究（建立跟踪体系）20改革要点之（十四）关于违纪员工的处分制度•对员工的违纪处分应当慎而又慎，防止处分不当，注意要点是：•1.劳动纪律在规章制度中的体现和定性•2.违纪的事实认定和证据固定•3.违纪处分前的风险评估•4.违纪处分前的内部决策•5.违纪处分的告知和证据固定21改革要点之（十五）关于社会保险和住房公积金•本法规定，社会保险事项应当在劳动合同中约定。鉴于社会保险执法的严格化趋势，企业应注意以下要点：•1.社会保险费缴费范围的确定•2.缴费种类的选择（城保、镇保、综保）•2.缴费基数的确定•3.个人承担部分的代扣•4.公积金风险（执法力度将加强）22改革要点之（十六）关于员工休假制度•本法规定：休息休假应当在劳动合同中予以约定。对员工休假的管理，是劳动管理的一项重要内容，应注意以下要点：•1.关于假期的种类和法律规定•2.关于假期的申请和批准程序•3.假期在考勤中的证据固定•4.事假的控制•5.病假的控制•6.违规假期的处理•7.假期和薪酬的挂钩23改革要点之（十七）关于加班、补休和加班工资•根据本法规定，企业不及时足额支付劳动报酬的，劳动者可单方解除合同并要求支付经济补偿。此处“劳动报酬”，应当包括加班工资。为避免此类事件，企业应当特别重视加班问题，要点是：•1.对加班的控制•2.加班的审批程序•3.加班事实的固定•4.优先安排补休•5.加班工资的计算24改革要点之（十八）关于工作岗位调整•本法规定：工作内容应当在劳动合同中予以约定；在生产经营过程中，企业客观上必须对部分员工的岗位进行适当调整，注意要点是：•工作岗位调整在劳动合同中的体现•调整的依据设定•调整前的评估和内部决策•调整的实施（在劳动合同中记载）•以不胜任工作为由调整岗位的认定•不服从岗位调整的处理（不得滥用）25改革要点之（十九）关于员工单方解除合同的预防•本法规定：在企业违法、违约的情况下，员工有单方面解除合同并要求支付经济补偿的权利。应当注意以下要点：•1.单方解除合同并要求支付补偿金的情形•2.预防和控制办法（减少和避免违法、违约行为）A.按实足额支付工资B.按规定