通用档案管理系统(网络版)使用说明

通用档案管理系统（网络版）使用说明安阳市档案局二零一零年八月一日第一章系统概述通用档案管理系统是从实践中来到实践中去的产物，它具有操作简便、功能齐全、一键录入信息无处不在的效果。该程序收录编制了档案工作中常用的各种门类的表格200余种，使用该程序录入会由此变得轻松而简便。数据会由此而有序，报表会由此而规范，查询会由此而精准，统计会由此而简便，并能最大限度的减轻档案人员的劳动，能最大限度的满足利用者对档案的需求。由于具备题名、全文检索的功能，真正意义的实现档案数据的共享。一、适用范围本系统适用于国家各级各类综合档案馆、专业档案馆、机关和企事业单位档案室（包括文书、归档文件、科技、会计、电子、人事、诉讼、审计、信访、资料、婚姻和照片等档案）。二、开发目的实现电子文件（含纸质文件）从公文下载到移交进馆的全程信息化管理；业务流程化管理；行业规范化管理。实现电子公文（含纸质文件）从公文下载到公文接收、从制作年报上报盘到接收年报上报盘、从移交进馆到进馆接收的接口标准化管理。实现电子文件（含纸质文件）信息查询、条目检索、信息统计及报表生成的格式统一化管理。二、设计依据1GB9705-88《文书档案案卷格式》。2DA/T22-2000《归档文件整理规则》（国家档案局，2000年12月6日批准）。3《机关档案业务建设规范》（国档发【1987】27号。4《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。5《会计档案管理办法》（国家财政部、国家档案局财会字【1998】32号。6《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）。7《干部档案工作条例》（组通字【1991】13号。8《干部档案整理工作细则》（中共中央组织部，1991年3月29日）。9《企业职工档案管理工作规定》（劳动部、国家档案局劳力字【1992】33号。10《档号编制规则》（DA/T13-94）。11GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》（国家质量监督检验检疫总局，2002年12月4日批准）。12GB/T11821-2002《照片档案管理规范》（国家质量监督检验检疫总局，2002年12月4日发布）。13《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局，2003年9月1日施行）。14《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。15《业务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）。16《磁性载体档案管理与保护规范》（中华人民共和国纠业标准）。第二章安装与运行一、安装见安装说明二、运行在桌面上双击通用档案管理系统则可打开程序，启动画面如下图：输入账号和密码后进入主界面：三、系统初始化第一次使用本程序时，需要提前进行初始化，点击左边系统设置按钮，可看到下面界面：——全宗维护点全宗维护图标后在弹出的窗口中填写全宗号以及全宗名称并点击确定（第一次使用时，一定要确定一次，以便生成系统必须的代码）,如下图：注意：1、全宗名称和全宗号必须输入，否则系统不能正常工作。2、如果不知道本单位的全宗号，可与当地档案馆联系；企业也可以用组织机构代码来替代)3、全宗名称要输入全称.全宗名称较长时，可输入通用规范简称。——一级类目维护点击一级类目维护图标，弹出下面的窗口，在窗口中录入类目名称，选择对应的类型即可：如果用户为企业，可将根据本单位的分类大纲将，调整一级类目。可参考下表。一级类目档案类型一级类目档案类型党群工作类文书档案会计档案类会计档案行政管理类文书档案……………………归档文件新文书档案产品类科技档案…………基本建设类科技档案照片档案类照片档案……………………——二级类目，分类号，责任者，发文字，保管期期限，责任者，密级，检查人，整理人维护点击对应图标在弹出的窗口中相应的内容即可：第三章档案数据结构档案数据结构决定了档案数据的录入方式。我们认为：在一个全宗内，档案数据一般分为四个层次，即一级类目、案卷目录、案卷和文件。其关系可用下页图一来表示。由于全宗和一级类目已在系统初始化时设立，所以在录入数据时，应先设立案卷目录，再输入案卷级数据，最后输入文件级数据。如果采用《归档文件整理规则》（俗称文书档案新标准）整理档案，档案数据又可分为保管期限、年度、类目（机构或问题）、文件四个层次，它们的关系可用图二来表示.录入数据时，应遵循保管期限-》年度-》类目-》文件的顺序。（图一）（图二）类目1目录1案卷1文件1文件2...文件N案卷2...案卷N目录2...目录N类目2...类目N全宗永久年度1类目1文件1文件2...文件N类目2...类目N年度2...年度N长期短期全宗第四章著录一、开始著录点击左边的档案录入按钮会出现下面的界面：单击档案录入，会出现录入界面二、著录窗口介绍窗口分为两部分。左边是类目选择窗口，右边是录入数据窗口。用法和Windows资源管理器相类似。系统默认打开第一类档案。三、录入数据（一）旧标准文书档案和其它案卷级档案数据的录入1、设立案卷目录要录入数据，必须新建一本案卷目录。具体做法是：单击左边窗口的相应的一级类目(如文书档案)，在右边数据录入窗口输入相应的目录号和保管期限。点击添加后，数据自动存盘。注意：在使用本系统时，应保证在一个全宗内，目录号不重复。为此，可以采用类目代号+目录号的方法。如文书档案的第一本永久目录，目录号编为W-1，科技档案的第一本永久目录，目录编为K-1，等等。2、输入案卷级数据在左边窗口单击相应的案卷目录，在右边数据录入窗口输入相应的案卷号、题名、类目名称等必需的字段。单击添加按钮后，数据自动存盘。在录入时可使用tab或回车(enter)建把光标移动到下一个录入框，在下拉框的选择时，可使用键盘的上下箭头进行选择。(二)归档文件数据的录入和上面的步骤相类似，可以按以下顺序输入归档文件的各项数据：1、输入保管期限2、输入年度3、输入类目（机构或问题）4、输入文件级数据第四章检索本系统的检索采用了，当前流行的组合式检索，可以通过各种条件来精确查找内容单击左边的数据检索按钮，会出现所有类目的检索图标，点对应的进入相应的检索，以文书为列，其他方法一样点击后会看到下面界面在上面填入关键字后，点检索会得到相应的内容：检索完成后可以点击借阅登记，出现借阅登记和利用效果登记，如下图：填写完成，点击确定生成借阅登记薄和利用效果登记本，如下图：点击是，形成利用效果登记薄，如下图：还可自动生成借阅登记薄，可以在打印里查看，点击左边报表打印，找到借阅利用图标，点击出现下图：其他各门类档案的检索操作同上。第五章打印本系统可以打印近200种目录、封面、脊背、卡片，基本上可以满足文书、科技、会计、照片档案的打印需求。打印格式规范、美观。在左边选择报表打印按钮，选择相对应得报表图标。即可进入打印选择界面。文书档案报表部分报表图片选择相应项目，以及目录和案卷号，点击打印预览即可。（封面）卷内文件目录卷内备考表案卷目录卷盒脊背文号与档号对照表销毁清册新文书档案部分报表图片封面归档文件目录备考表脊背文号索引销毁清册科技档案部分报表图片封面卷内目录备考表脊背分类目录销毁清册会计档案的部分报表图片会计档案目录会计档案面签凭证盒脊背账簿报表盒脊背销毁清册照片档案部分报表照片案卷目录卷内目录案卷级说明照片说明脊背电子档案部分报表图片侧脊条脊背档案目录归档电子文件目录面签销毁清册