办公室工作手册

办公室工作手册2017年7月2目录前言-------------------------------------------------------------------------31.发文管理工作规程-------------------------------------------------------42.收文管理工作规程-----------------------------------------------------163.会议管理工作规程-----------------------------------------------------254.目标管理工作规程-----------------------------------------------------385.政务信息工作规程-----------------------------------------------------466.档案管理工作规程-----------------------------------------------------517.保密工作规程-----------------------------------------------------------608.印章管理工作规程-----------------------------------------------------689.外事管理工作规程-----------------------------------------------------8210.公务接待工作规程---------------------------------------------------9411.办理群众来信来访工作规程--------------------------------------10312.人大建议、政协提案办理工作规程-----------------------------12513.督查督办工作规程--------------------------------------------------13114.公务用车使用管理工作规程--------------------------------------13815.网站管理工作规程--------------------------------------------------144316.政府信息公开工作规程--------------------------------------------159前言《××系统办公室工作手册》定位为××系统办公室工作人员的工作指南，基本框架为16个工作规程，全面涵盖了办公室的公文处理、目标管理、会议管理、印章、外事、信访、公务接待等办公室基本工作事项。每个规程统一的主要内容包括：目的、适用范围、定义、工作流程、工作程序及工作内容、记录表格与文书、支持性文件索引等7个部分。旨在通过全面梳理办公室各项工作的依据文件，进一步明确部门职责，通过贯彻制度文件、规范运行机制、理顺工作关系、细化操作程序，全面加强内部控制，有效克服办公室工作头绪繁杂，人员紧缺、流动性强对××系统办公室工作水平持续提高所产生的瓶颈效应。××系统办公室工作内容广泛、内涵丰富。尽管我们在手册编制中作了一些总结、提炼，但难免存在疏漏和不足，还不能完全与××系统办公室工作实际紧密结合，欢迎各××局办公室干部职工在使用过程中提出宝贵的意见和建议。4发文管理工作规程一、目的为进一步推进发文管理工作的标准化、规范化、科学化，确保政令准确、及时、完整传达，制定本规程。二、适用范围本规程适用于局制发的各类公文，包括决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等13种主要公文种类和文件、函件、公告、通告、内部情况通报、纪要、签报等7种公文形式。三、定义发文办理是指制发本局公文拟稿、审核、会签、签发、登记、复核、印制、核发、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。四、工作流程拟稿—审核—会签（如需）—审核—审阅签发—登记—复核—印制—核发—归档。五、工作内容（一）主办处室拟稿、审核一般文稿由承办部门草拟；全局综合性文稿由局办公室(党工部)组织拟稿。1.工作步骤（1）确定发文形式。认真研究工作要求，准确领会和把握发文意图，根据行文主体、行文方向及行文目的，确定应使用的公文形式和公文文种。5（2）确定公文格式要素。在发文稿纸中逐项填选“缓急”“密级”“主送”“抄送”“分送”“印数”“附件”“标题”等公文格式要素内容。（3）起草正文后提交处室负责人审核。（4）草拟公文的处室负责人应当进行核稿后签署姓名及日期，并按照政府信息公开的相关要求对文稿是否主动公开提出初审意见。（5）处室负责人视情况需要选择送相关处室会签、办公室审核或局领导审阅签发。2.工作要求（1）内容要求：一是符合国家法律法规和党的路线方针政策。公文拟稿时应以党的理论路线方针政策和国家法律法规为依据，确保起草的公文不与有关政策、法律、法规相违背或脱节。二是完整准确体现发文机关意图。拟稿人要全面深入理解发文的意义、要解决的问题、提出的政策措施办法要求等。公文主题的确立、材料的取舍以及表达方式和文种的选择等应围绕行文目的和要求进行。三是同现行有关公文相衔接。要做到同上级相关公文相衔接，不能违背上级机关公文精神，要把上级机关公文要求贯彻执行到位，结合实际提出具体措施，力戒照抄照转。对中共中央、国务院文件，要结合实际贯彻落实，不得直接转发。要同本机关公文相衔接，保证工作连续性和严肃性。新拟制公文对先行公文规定作出改变时，应当予以说明。同其他机关公文相衔接，确保政令统一。四是一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。6（2）文风要求。应符合中央八项规定和公文精简的要求，要突出思想性、针对性和可操作性，严格控制篇幅，倡导清新简练的文风，做到主题鲜明、重点突出、结构严谨，表述准确、文字精炼。（3）起草方法要求。一是深入调查研究，充分论证，广泛听取意见。二是公文涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。三是公文内容涉及重大公共利益、公众权益和敏感事项，可能引发社会稳定问题的，应当进行社会稳定风险评估。四是机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。（4）保密要求。所有涉密文件电子版只能在保密计算机上制作，坚持密来密往原则。（三）相关处室会签1.工作步骤（1）相关事宜需要局机关处室会签由主办处室转送会签。制订×规范性文件，应会签法规部门和相关处室；制定内部管理规章制度，应会签办公室和相关处室。会签处室如有不同意见，应当协商一致后报局领导；如经充分协商仍不能取得一致意见，应当如实报局领导协调裁定。局内会签文稿均以会签处室负责人签名为有效。（2）相关问题需要外单位会签（包括会印）由主办处室制定专人承办。会签单位对会签稿有重大修改的，应当重新送局领导审签。（3）外单位会签局的文稿按职权范围由主办处室牵头提出意见，经局领导审核后7完成会签。2.工作要求会签文必须严格按照规定的时限要求完成。除主办部门另有时限要求外，办理局外会签应当在5个工作日内予以回复；办理局内会签应当在1个工作日内予以回复。逾期不回复视为同意。如情况特殊不能按期回复，应当主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。（四）办公室审核公文文稿经主办处室审核，按工作需要完成相关处室会签和合法性审查后，送办公室审核。办公室审核包括办公室秘书初核、办公室主任复核两个环节。重要的政策性文件须提请局党组（委）会议、局长办公会审议或局党政联席会议审议的，审议前由办公室初核。1.工作步骤（1）接收文稿。纸质文稿应核对清点，确保字迹清晰、不缺页，登记收文时间、来文单位、文稿标题、联系人及联系方式；电子文稿应检查附件或发文背景材料是否齐全、征求意见或会签程序是否完备。（2）初步审核。了解文稿起草意图、起草依据和起草过程，查找有关领导的指示和意见、现行有关公文的规定、相关法律法规，相关司局的意见及协调情况。根据收集材料和文稿情况，提出发文、不发文、退回修改、补充完善等建议。（3）正式审核。如确定发文，则按要求正式审核。重要和复杂的文稿，办公室应采取分头审核和集体讨论的方式汇总意见，并及时与起草单位相关人员沟通，必要时报请局分8管领导协调。（4）补充完善。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由主办处室修改后重新报送。（5）申请报批。公文文稿经修改、协商达成一致后，由办公室主任提出拟办意见，送局领导签发。2.工作要求（1）内容上，观点客观鲜明、材料充分有力。（2）形式上，文种选用正确、格式符合规范。（3）文字上，字词准确精炼、语法严谨规范。（4）层序上，严格遵照流程、沟通协调到位。3.注意事项（1）把好发文关。一是发文必要性把关。审核行文理由是否充分，行文依据是否准确。二是公文精简把关。审核公文是否属于精简范围。凡国家法律法规、党内法规、×部门规章、部×局规范性文件已作明确规定的，不再印发公文。现行文件规定仍然适用的，不再印发公文。对中共中央、国务院、×部文件，要结合实际贯彻落实，不得直接转发。（2）把好政治关。一是审核内容是否符合党的路线方针政策。二是审核内容是否符合国家法律法规。三是审核内容是否完整准确体现发文机关意图。四是审核内容是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。五是社会稳定风险评估、合法性审查是否符合程序，密级确定、公开属性标注是否符合规定，紧急程度是否恰当，紧急程度标注为“特急”的，是否说明具体理由和本单位（部门）办理9过程，是否对下一步会签、审核及签批时限要求提出明确意见，主送、抄送机关及文件印数是否合理。（3）把好内容关。一是结构是否合理。审核时应先理清文稿思路，再推敲文稿结构是否契合主题，各部分之间是否衔接有序、详略得当，叙述逻辑层次是否清晰，是否遗漏重要环节，并据此进行调整修改。不同文种公文结构有所不同，应做到具有逻辑性、条理性、层次分明、完整统一。二是材料是否准确。审核文稿使用的材料对于所说明的论点是否充分必要，是否真实可靠，是否有说服力。三是观点是否鲜明。审核时要依据客观事实，科学分析、甄别出正确的观点，加以鲜明表达；要根据公文的主题和发文机关意图，突出重要的有针对性的观点，舍弃细枝末节无关紧要的观点。四是判断是否正确。审核文稿内容判断的正确性，从情况判断、性质判断、数量判断等角度对客观实际进行科学分析，注意使用词语恰如其分，切忌模棱两可或夸大其词。（4）把好体式关。一是发文形式是否恰当，是否符合行文规则。审核发文主体与发文形式是否匹配，发文内容与发文形式的适用范围是否匹配，发文主体、发文形式与行文关系是否匹配。判断行文关系要遵守上级机关、下级机关和平级机关行文的各项规则。二是文种使用是否正确。审核是否依据发文机关的职责权限和行文目的选用文种，文种使用应与行文方向一致，文种使用应符合《×部公文处理办法》的规定。三是格式标准是否规范。审核时要全面考虑公文格式要素的使用情况，逐项检查各格式要素、版式标准、数据表现形式等是否符合相关标准规范。10（5）把好文字关。一是字词使用是否规范。审核有无错别字、简化字、异体字，审核词语搭配是否正确，避免使用生僻词或易引起歧义的词语。对字母词、缩略语、外来语要在第一次使用时标注准确的中文含义。公文文稿一般不使用网路语言。二是标点符号使用是否规范。审核标号和点号使用是否符合《出版物上数字用法》（GB/T15835—2011）国家标准的有关规定。三是人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确规范。审核姓名是否完整准确、职务是否准确，党和国家领导人称谓是否正确；地名是否使用全称或者国家行政机关认可的正规名称；机构、组织名称是否使用全称或者规范化简称；数字使用是否符合《出版物上数字用法》（GB/T15835—2011）国家标准的有关规定；段落顺序是否复核规定，不遗漏、不重复；引用公文标题和发文字号